Iso-utmaning tände medarbetarna

Enkelhet och lustfyllt. Det var ledorden när Praktikertjänsts huvudkontor började sin Iso 9001-resa. Här blev kommunikation och nya grepp viktiga bitar.

Praktikertjänsts huvudkontor satte upp målet att certifiera sig enligt kvalitetsledningsstandarden Iso 9001, men beslutet var inte så poppis bland medarbetarna berättar projektledare Lena Britz. För att vända tankarna blev arbetets ledord enkelhet och lustfyllt och hon drog igång en informationskampanj tillsammans med företagets vd. För att få med sig medarbetarna startades Iso-utmaningen där kontoret arbetade intensivt efter de åtta principer som låg till grund för arbetet under varsin vecka.

– Målet var att få till en process i verksamheten som alla tyckte var kul, säger Lena Britz under Sis konferens Perspektivdagen och fortsätter: Vi insåg från början att 330 personer inte skulle stå och ropa halleluja. En liten klick var med direkt, en stor klick efter att vi jobbat med två principer och den tredje klicken vet jag inte om den är med ännu men vi valde att fokusera på den stora massan.

Blev en snackis

Varje måndag fick alla medarbetare ett sms från vd:n med en länk till intranätet där det stod om principen, exempelvis ledarskap eller kundfokus, och en kort film där hon berättade vad principen betydde för henne. Ledningen stod också och hälsade god morgon och bjöd in till ”Iso-samtal” de veckor det var utmaning. På intranätet hade dessutom Lena Britz knåpat ihop fem snabba frågor, där medarbetarna fick svara på frågor om de olika principerna och för att få medarbetarna att engagera sig hade de utmaningar som att 200 av de 330 medarbetarna skulle svara på de fem frågorna och då fick kontoret en belöning.

– Sju av åtta veckor fick vi en belöning. En fredag eftermiddag bjöd vi in en operasångerska, en annan var belöningen ett pussel och en tredje en tårta. Det blev roligt att engagera sig, och det visade sig att det inte var så jobbigt eller farligt. Det blev en snackis, berättar Lena Britz.

Varje fredag reflekterade också Praktikertjänsts vd över veckan som gått.

Inrättat förvaltningsorganisation

Men man når inget certifikat enbart med information. Innan arbetet drogs igång gjordes en GAP-analys som visade att enbart en av Praktikertjänsts processer var grönmarkerad, resten signalerade gult eller rött. Det fanns mycket att ta tag i. Parallellt med kommunikationskampanjen jobbade därför en särskild projektgrupp med bland annat dokumenthantering och avvikelsehantering.

– Vi belastade inte organisationen med det tunga arbetet, utan det jobbade särskilda arbetsgrupper med.

Lena Britz råd till andra organisationer som ska certifiera sig är att låta det ta tid och ta hjälp av en konsultrådgivare, men en framgångsfaktor var också att ledningen var engagerad och att hon som projektledare hade tid hos vd:n varje vecka. Iso blev också en stående punkt på månadsmötena.

Den stora utmaningen nu är att vidareutveckla arbetet. För att säkerställa att kunskaperna överförs från projektledning till linjen har Praktikertjänst satt upp en förvaltningsorganisation som ska sköta detta, den processen tar vid nu. Lena Britz kommer på ännu ett tips:

– Det underlättar också att ha tillgång till affärsplanen, då man ser alla mål är det lätt att koppla dessa till kvalitetsarbetet.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.