It ingen genväg till framgång

Det finns inga snabba vägar till ett lyckat kvalitetsarbete. Att satsa på ett avancerat it-stöd kan vara till god hjälp, men saknas förankring och engagemang i organisationen kan det lika gärna stjälpa hela arbetet.

Datorn har för många blivit ett nödvändigt arbetsredskap även i kvalitetsarbetet. Papper och pärmar har ersatts av digitala dokument som snabbt och enkelt kan uppdateras i ett intranät och förse alla med aktuell information.

Många använder sig också av olika former av it-stöd för exempelvis avvikelsehantering eller processtyrning, hemmasnickrade eller baserade på färdiga lösningar. Men det är långt ifrån säkert att dessa tar kvalitetsarbetet till en högre nivå.

– Ett it-stöd är ingen garanti för att man blir nöjdare med sitt kvalitetssystem. Visst kan det underlätta arbetet, men detta sker inte automatiskt, säger Erik Lundmark, doktorand vid Linköpings universitet som i sin forskning bland annat tittat på vad it-stöd kan bidra till i en organisations arbete med ISO 9001.

Symbol för förändring

Erik Lundmark konstaterar att det finns ett samband mellan it-stöd och kvalitetsarbete. Ett it-stöd kan leda till en bredare användning av dokumentationen i organisationen, vilket i sin tur har betydelse för vad man får ut av sitt ISO 9001-arbete. Dessutom har it-stödet betydelse när det gäller att minska dokumentationen, där de som lyckas skära ned dokumentationen också är mer nöjda med sitt kvalitetssystem. Men även om det finns mycket som talar för ett it-stöd så hänger allt på hur kvalitetsarbetet ser ut i botten.

– Det finns företag som tror att allt löser sig om de köper ett it-stöd, men det gäller att inte tappa fokus. Det måste finnas en vilja att jobba med kvalitetssystemet som genomsyrar hela organisationen, betonar Erik Lundmark.

Rätt använt finns det många fördelar med ett it-stöd i kvalitetsarbetet. Genom att samla information och data i ett digitalt system är det lättare att ta fram rapporter och arbeta med exmpelvis avvikelsehantering. En bieffekt av ett it-stöd kan också vara att processer och rutiner tydliggörs och man får ett strukturerat och enhetligt sätt att arbeta på. Ett it-stöd kan också fungera som en symbol för förändring, vilket kan bli en nystart i förbättringsarbetet.

Tid för analys

Hur stor nytta man får av sitt it-stöd beror till stor del på hur det används i den dagliga verksamheten. Ett stöd som upplevs krångligt och tidskrävande, där användarna inte ser syftet med stödet, riskerar att bli en bromskloss.

För att få ett system som fungerar både på stategisk och användarnivå menar Erik Lundmark att det krävs ett användardeltagande både i utarbetandet och införandet av stödet. Även om vissa moment kan bli tyngre med ett it-stöd, kan det på lång sikt vara en investering i tid att med en knapptryckning få fram de uppgifter man behöver.

Samtidigt är det nödvändigt att få upp ögonen för vad stödet innebär för olika arbetsgrupper för att se om den extra arbetsinsatsen är rimlig i förhållande till vad företaget får ut. Ibland kan ett it-stöd innebära mer arbete för en grupp i organisationen, men tidsbesparingar för en annan. På samma sätt kan vissa processer bli lite krångligare medan andra underlättas avsevärt.

Oavsett om man bygger ett eget system eller väljer att köpa en färdig lösning är det därför bra att så tidigt som möjligt involvera alla användargrupper för att analysera var det finns ett behov av ett it-stöd och hur man vill att det ska användas. Då är sannolikheten större att man får ett stöd som blir användbart på flera nivåer.

Inspirerar till förbättringar

– It-stödet är en aktör som kan ta olika roller. Det kan vara byråkraten som tvingar användarna att jobba på ett visst sätt, vilket är viktigt om man vill förändra en rutin, men det kan också bli en manipulatör som kräver att så mycket fylls i att det blir omöjligt att använda, kommenterar han.

Användardeltagandet är också något som Åke Walldius, forskare på KTH, betonar. Han är involverad i Användarnas IT-pris där användarvänliga it-stöd premieras. Enligt honom är överblickbarheten en av de viktigaste fördelarna med ett bra it-stöd. Genom att informationen komprimeras blir det lättare att se mönster och göra uppföljningar, vilket också kan bidra till ett engagemang och en förståelse för kvalitetsarbetet bland medarbetarna.

– Brister i produktion och kvalitet blir synliga, förklarar han och menar att det kan inspirera medarbetarna att engagera sig i förbättringsarbetet.

Farliga it-stöd

Dessutom måste det finnas en överblickbarhet i stödet i sig. För användaren är det viktigt att stödet innehåller tydliga gränssnitt och funktioner som är begripliga. Men är inte stödet anpassat för användarna finns det en risk att hela it-projektet havererar.

– Det finns många exempel på tungrodda it-stöd som man fått lägga ned för att de varit obegripliga för användarna, berättar Åke Walldius. Om ett system ska komma till nytta i verksamheten ska det vara överblickbart och inte innehålla en mängd funktioner som egentligen inte behövs.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.