It-lösning stödjer ledningssystem

Många organisationer upplever idag att flödet av information blir både större och snabbare. Det skapar nya krav på en effektiv informationshantering. När det gäller kvalitetsledningssystem så måste ny information snabbt kunna uppdateras och nå ut till rätt medarbetare.

Ett webbaserat verktyg för att administrera informationshanteringen i ett kvalitetsledningssystem är ett nytt sätt att arbeta med styrningen i ett ledningssystem. En av de första plattformarna på marknaden heter Add som har tagits fram av Addsystems International AB.

I grunden är Add ett webbaserat informationssystem som ger användaren tillgång till ett antal verktyg för att hantera information, arbetsflöden, nyckeltal och processer inom en organisation.

– Med webbplattformen blir ledningssystemet mer än bara en dokumentation av verksamheten, säger Henrik von Schoultz, vd för Addsystems.

Går att utveckla

Traditionellt har organisationer hittills använt sig av webbaserade verktyg för att lösa enstaka funktioner i kvalitetsledningssystemet. Det kan exempelvis handla om avvikelsehantering eller dokumenthantering. Det nya med Add är att det tar ett helhetsgrepp om kvalitetsledningssystemet.

– Vi har lagt alla funktioner i ett enda system som både är flexibelt och utvecklingsbart, berättar Henrik von Schoultz. Webbverktyget går till exempel att anpassa efter olika organisationer och det går att integrera även andra ledningssystem.

För att de komplicerade ledningssystemen ska bli effektiva och leda till ständiga förbättringar krävs att de hela tiden hålls uppdaterade och levande. Henrik von Schoultz menar att ett webbaserad plattform kan förenkla det arbetet.

– Plattformen är tidsbesparande när det gäller administrationen av ledningssystemet, hävdar han. Det är väldigt lätt att både söka information, uppdatera innehållet och distribuera arbetet med detta.

Individanpassat

Alla användare av webbverktyget får en egen personlig startsida. Där finns det exempelvis rollstyrd information om bland annat processer, ledningsprotokoll, mål och policies. På den personliga startsidan kan användaren också lägga upp sina egna favoritdokument så att de blir lätt tillgängliga. Det kan handla om exempelvis processer eller avvikelsehantering. Varje användare kan även se vilka webbkurser som administratören har lagt upp och som måste genomföras. På den personliga startsidan finns också länkar till de dokument som just nu finns i arbetsflödet. Mer allmän information på startsidan är nyheter som dock sällan består av verksamhetskritisk information.

Gemensam struktur

Add kan liknas vid en verktygslåda med en mängd olika verktyg som alla använder sig av samma infrastruktur i form av bland annat organisationsstruktur, processer, användare, roller och behörigheter. All dokumenthanteringen, som exempelvis för avvikelsehanteringen, utgår från samma princip vilket gör det möjligt att fritt skapa arbetsflöden och strukturer allteftersom verksamheten förändras.

Administratören gör exempelvis en dokumentmall som ligger till grund för det dokument som ska skapas. Varje användare får en viss behörighet till dokumentet. Det kan handla om allt från ingen behörighet alls till full behörighet att även redigera andras behörigheter. Varje dokument får också en dokumentstatus som beror på var i arbetsflödet de befinner sig. Statusen börjar med att dokumentet anses som ett utkast för att sedan vara under remiss och därefter bli godkänt och till sist arkiverat.

Effektiva rapporter

Arbetsflödet för ett dokument börjar med att det som utkast kopplas till exempelvis en viss enhet, olika krav, en avvikelse eller en process. Sedan kan dokumentet antingen publiceras direkt eller skickas på någon form av remiss. För en standrad remiss krävs att två instanser, utförare och godkännare, godkänner utkastet innan det publiceras. Vid en specialremiss är det ytterligare en instans, en remissgrupp, som ska godkänna utkastet innan det får publiceras.

Navigeringen i Add sker genom menyer, sökfunktioner, filter, trädstrukturer eller processbeskrivningar. När det gäller processerna så kan de skapas helt i webbläsaren. Till varje process, eller delprocess, kan man koppla viktiga dokument eller personer. Med ett webbaserat verktyg för kvalitetsledningssystem kan man också på ett effektivt sätt skapa rapporter utifrån till exempel ärenden, avvikelser eller nyckeltal. Det kan underlätta vid exempelvis revisioner.

– Vi tror att ett webbaserat stöd för kvalitetsledningssystem ger en bättre överblick över en organisations kvalitetsarbete, säger Henrik von Schoultz.