It-stöd måste vara användbara

– Detta på grund av saker som egentligen är lätta att åtgärda, konstaterar Bengt Sandblad. Sedan flera decennier forskar han om it-användning i arbetslivet, vilka problem som finns och hur it kan bidra till en positiv utveckling utan att man behöver dras med några negativa bieffekter.

Systemens utformning

Nya arbetssituationer med mycket stillasittande och delvis monotont datorarbete kan leda till ont i rygg, axlar och handleder, men det är bara en liten del av dilemmat. Det stora problemet är all stress som ineffektiva datorsystem bidrar till. Stress är det värsta arbetsmiljöproblemet av alla och det förstärker andra åkommor. Är man stressad är det lätt hänt att även ryggen tar stryk.

– Ofta beror stressen på att it-stöden inte är utformade efter människans och verksamhetens behov, säger Bengt Sandblad.

Ineffektiva

Att det tar tid att komma till rätt plats i it-stödet är exempelvis ett vanligt problem. Det är inte ovanligt att en person måste göra femton olika kommandon på datorn innan hon faktiskt kan börja arbeta. Alla ut och inloggningar och bläddrande i menyer är irriterande och skapar frustration när det är mycket att göra.

Att inte ha kontroll är en annan faktor som ökar stressnivån. Många it-stöd styr de som jobbar i dem istället för tvärt om. Systemen levererar ett ständigt flöde av arbete och personen framför datorn kan inte planera sin dag. Men det är inte it-stödet som ska bestämma och kontrollera människan, utan tvärt om, menar Bengt Sandblad.

– Att inte har kontroll och överblick över helheten bidrar snabbt till att man mår dåligt.

Användbara It-stöd

Det positiva i kråksången är att de här problemen är relativt lätta att åtgärda, bara man inser vilka de är. Det kan exempelvis handla om att utforma it-stöden så att det blir lätta att använda och bygga systemen så att man snabbt kommer till rätt plats.

Bengt Sandblad menar att man ska se it som verksamhetsutveckling, inte bara som ett tekniskt stöd. Att införa ett it-stöd innebär nästan alltid att även arbetsprocesser och arbetsorganisationen måste utvecklas om man ska vinna fördelarna av det nya systemet.

De gånger införandet av nya it-stöd blir som mest lyckade är när man har fokus på nytta och användarvänlighet och när programvaran utformas efter människornas och arbetsplatsens förutsättningar. Organisationen ska ha en samsyn om varför de nya it-stödet behövs och de som ska arbeta med det ska ha möjlighet att påverka utformningen. It-stödet måste också gå att förbättra och förändra under arbetets gång, allt efter att man märker brister som kan åtgärdas.

De som ska använda det nya systemet måste också få tillräckligt med utbildning och introduktion och det måste finnas support om något strular.

– Utvecklas inte verksamheten samtidigt inför man det nya it-systemet till ingen nytta, säger Bengt Sandblad.

Onödigt krångligt och dyrt

Kunskapen om hur bra it-stöd bör utformas finns, men den tillämpas alldeles för sällan, menar Bengt Sandblad.

De som säljer it-stöd säljer sällan på användbarhet, god arbetsmiljö och effektivitet utan på antal funktioner i systemet. Men det kanske är funktioner som köparen inte ens efterfrågat.

Det är inte heller ovanligt att organisationer förlitar sig på it-avdelningen vid inköp av nya stöd, istället för att se det som den verksamhets-strategiska fråga det faktiskt är. Det bidrar till att man ser sig blind på antalet funktioner, utan att tänka på människorna som ska arbeta med det.

Men It-system som inte fungerar kostar samhället stora summor årligen. Troligtvis handlar det om tiotals miljarder om året som bara går till spillo när system havererar, bara fungerar delvis, eller leder till belastningsskador och hälsoproblem, tror Bengt Sandblad.

– De som köper in it-stöd måste skaffa sig ordentligt med kompetens om hur systemet ska användas. Beställare, användare och utvecklare måste också samverka kring utformningen av stödet.