Kommunicera enkelt och effektivt

– Innan vi förbättrade vårt kommunikationssystem kunde det hända att leveranser blev försenade eftersom vi prioriterat fel i vår produktion.
Det berättar Patrik Windh, produktionsledare på Perstorp Chemitec Resins. Idag har de infört ett system som inte bara gör produktionen mer effektiv, utan också enar de anställda.

Att ha en fungerande kommunikation mellan olika led i produktionen kan tyckas vara en självklarhet. Det behövs för att se till att man verkligen producerar det som ska levereras nästa dag. Men på Perstorp, som tillverkar bindemedel för bland annat glasfiberull, har det inte alltid fungerat så.

– Tidigare hade vi en organisation där arbetet detaljstyrdes av produktionsledningen som hade överblick och där processoperatörerna enbart hade praktiska arbetsuppgifter i produktionen och begränsad kunskap om de andra delarna i verksamheten, konstaterar Patrik Windh.

Försenade leveranser

Eftersom kommunikationen inte var utvecklad mellan olika led i produktionen uppstod problem. Till exempel kunde nattskiftet upptäcka att en pump inte fungerade, men på grund av bristande kommunikationsrutiner meddelade de inte detta till underhållsavdelningen, som hade behövt laga pumpen omgående för att nästa dags produktion skulle flyta smidigt. Ibland kunde också produktionen prioriteras fel så att man inte tillverkade sådant som skulle gå med leverans dagen efter, vilket gjorde att leveranser försenades.

– Därför införde vi ett kort möte varje morgon klockan åtta där processoperatörerna, materialhanterarna, planerarna och de som arbetar med underhåll samlas för att uppdatera vad som hänt under natten och bestämma vad som ska göras under dagen, säger Patrik Windh.

För att förbättra kommunikationsrutinerna i grunden började företaget med något som kallas egenkontroll. Alla som arbetar i organisationen fick i detalj gå igenom vad som hör till det egna ansvarsområdet. Dessutom granskade man kund-leverantörförhållandena i själva organisationen, det vill säga ansvarsfördelningen mellan olika grupper, och fick klart för sig var det fanns brister i kommunikationen. Därefter gick de vidare med att skapa hjälpmedel för att göra kommunikationen enklare, till exempel mellan materialhanterare och processoperatör.

Mer kostnadseffektivt

– Eftersom vi haft problem med bristfälliga beställningar av varor skapade vi en inventeringsrunda för processoperatören där han varje morgon märker upp hur mycket som skulle beställas av varje vara och lämnar blanketten till materialhanteraren. Det är en enkel sak som blivit mycket bättre och sparar tid och pengar, berättar Patrik Windh.

En stor fördel med den förbättrade kommunikationen är att företaget blivit mer kostnadseffektivt. Arbetet flyter bättre och ordrar levereras i tid, vilket sparar mycket pengar. Men det finns fler fördelar.

– Bättre kommunikation har visat sig vara psykosocialt viktigt. Samtliga i fabriken känner sig delaktiga i arbetet på ett annat sätt, säger Patrik Windh.

De flesta av de 50 anställda på Perstorp Chemitec Resins är i dag positiva till kommunikationsprojektet som pågått under snart tre år. Men genomförandet har inte alltid varit enkelt. Varje gång ledningen gått ut med en ny del i projektet har det lett till kamp och mycket diskuterande.

– Man måste ha tålamod och inse att stora förändringar tar tid att genomföra. Ett bra tips är att uppmärksamma framsteg som görs på vägen och påminna personalen om vad som blivit bättre. Annars finns en risk att alla kommer att tröttna, säger Patrik Windh.

Fakta

Patriks kommunikationstips

  • Börja med att kartlägga ansvarsområden och nätverk i organisationen för att se var kommunikationen brister och leder till problem.

• Skapa hjälpmedel för att göra kommunikationen enklare, till exempel i form av överlämningsmöten, utformade blanketter och skräddarsydda pc-verktyg.

• Ha tålamod och inse att förändringsarbete tar tid. Uppmärksamma framsteg som gjorts för att uppmuntra personalen.

• Använd gärna någon utomstående som bollplank, till exempel en konsultfirma, men tänk själv som ledare igenom alla förändringar ordentligt, eftersom du måste kunna argumentera och stå för dem inför personalen.

Kvalitetsprofilen

Kunskapsmaterial

Utbildnings-tv

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.