Kommunikation i stället för kontroll

– Otydlighet skapar övergivenhet och risken finns att medarbetaren sätter egna ramar och mål som inte överensstämmer med verksamheten som helhet, förklarar Mimmi Engestang.

Det kan leda till att både medarbetarna och organisationen mår dåligt. För att få distansarbete att fungera krävs ett kommunikativt ledarskap. Chefen måste kunna tala om exakt vad medarbetaren förväntas leverera och när det ska var klart.

Målstyrning viktigt

Mimmi Engestang rekommenderar att man sätter upp en individuell målplanering för varje medarbetare.

– Om du inte har satt tydliga mål kan du inte heller mäta prestationen, påpekar hon.

Att sätta ihop målplanen är medarbetarens jobb, men den ska skickas till chefen för godkännande. Planen behöver inte vara mer än en A4-sida lång, men ska innehålla en klar tidsplan med datum och klockslag för varje aktivitet. Förutom målen ska även uppföljningar och coachingtillfällen finnas med. På så sätt upprätthålls en tydlig kommunikation mellan chef och medarbetare och att man får fram mätbara prestationer.

Coacha efter behov

Det här innebär också att chefen kan anpassa sitt stöd efter varje persons behov. En del kanske behöver ha kontakt en gång i veckan, andra tycker att det räcker med att höras varje månad.

– Alla kan inte coachas på samma sätt, hävdar Mimmi Engestang.

Rutiner för telefonmöten är viktiga för att få den vardagliga kontakten att flyta. Innan mötet måste chefen eller den som är mötesordförande tydligt markera vilka gemensamma dokument som alla ska ha läst eller ha tillgång till. Det gäller också att göra klart vilka möten som alla bör vara med på, till exempel veckomöten. Är man tio deltagare så kan det också vara bra att alla säger sitt namn innan de talar. Men det kan ändå vara svårt att veta säkert att alla har hängt med.

– Be deltagarna beskriva de beslut som har tagits, då vet du vad som har gått fram, tipsar Mimmi Engestang.

Hon tycker att man ska våga använda telefonmöten även för komplicerade saker som benchmarking och utvärderingar.

Underskatta inte det sociala

System för gemensamma mappar på intranätet och bestämda mejlgrupper är andra sätt att underlätta den vardagliga kontakten. Men viktigare än alla praktiska hjälpmedel är att medarbetaren känner sig sedd av sin chef. Ständig återkoppling och uppföljning av arbetet är naturligtvis viktiga delar. Men man får inte heller glömma bort den rent sociala biten. Det kan vara att ha ett helt informellt möte där man småpratar tillsammans per telefon och samtidigt tar en kopp kaffe. Eller att skicka ett uppmuntrande mejl då och då. Det här gäller naturligtvis både från chefens och de anställdas håll.

– Det går mycket väl att skapa närhet på distans, menar Mimmi Engestang.