Konsten att kvalitetssäkra en raketutveckling – ”Ingen ska känna sig överväldigad”

För knappt två år sedan gick hon in i en tidigare kollega som berättade om sitt jobb som teknikchef på laddoperatören Eways.Virpi Lindfors blev inspirerad när hon hörde om företagsprofilen och utvecklingsmöjligheterna. Den före detta kollegan tipsade henne att söka en nyskapad tjänst som kvalitetsansvarig. Hon ansökte och fick jobbet. Virpi Lindfors var på plats 72 på anställningslistan, och sedan hon började sin tjänst för ett och ett halv år sedan har hon sett personalantalet fördubblas.

– Det har varit jättekul att vara med på den resan. Jag hade arbetat som chef länge men samtidigt tänkt att jag skulle passa bra som projektledare och fokusera ännu mer på förbättringsarbete. Och det får jag verkligen göra idag, om än inte som projektledare.

Hur skulle du definiera kvalitet?

– Det är när man matchar sin affärsidé med det som kunden behöver och förväntar sig att få. Det kräver en stor lyhördhet. Att hålla det man lovar gentemot kund inbegriper ett engagemang från hela verksamheten.

Vilket stöd har du från ledningen i kvalitetsarbetet?

– Ett väldigt bra stöd. Vi har veckovisa avstämningar då vi har ett stående måndagsmöte på en halvtimme, men då hinner vi stämma av med varandra att vi gör rätt prioriteringar. Ledningsengagemang är jätteviktigt eftersom det är ledningen som dels sitter på resurserna, dels lägger ribban i samspråk med kunden.

Vad driver dig i ditt uppdrag?

– Jag älskar att jobba med förbättringar! Och allra helst tillsammans med andra. Jag vill vara en möjliggörare men jag vill inte göra det själv. Det blir alltid bäst när man löser problemen tillsammans.

Vad är kvalitetsprofessionens viktigaste uppgift?

– Min personliga uppfattning är att kvalitet är mötet mellan kunden eller brukaren och den som tillhandahåller en tjänst eller en vara. Upp till en viss nivå behöver kvalitetsarbete inte kosta särskilt mycket. Att hitta rätt nivå för kunden så att alla blir nöjda är oerhört viktigt – och en spännande utmaning.

Vad är de största utmaningarna på din arbetsplats just nu?

– Eftersom vi har vuxit väldigt mycket under kort tid jobbar vi på att hitta en struktur där den interna kommunikationen fungerar som den ska och där alla känner sig lika delaktiga. Bra återkopplingskedjor behövs för att snabbt kunna hitta brister eller för den delen belysa det som fungerar särskilt bra.

Vad är nyckeln till en framgångsrik förbättringsresa?

– Det allra viktigaste är att den är förankrad i ledningen och att det är ledningen som driver förbättringsprocessen framåt, för det skapar i sin tur en stark företagskultur. På Eways kännetecknas företagskulturen av öppenhet. Vår vd är väldigt inlyssnande och vill att alla ska känna sig delaktiga.

Utöver öppenhet och involvering, hur skapar du medarbetarengagemang kring kvalitetsfrågor?

– Man måste börja där medarbetarna befinner sig. Om en medarbetare har en roll där det är väldigt hektiskt måste man se vad som behövs just i den stunden för att underlätta situationen. Vad är medarbetaren mottaglig för just nu? Vad hindrar den? Om man löser det skapar man också engagemang och förutsättningar för att lösa fler hinder.

Vilka metoder och verktyg använder du i ditt arbete?

– Vår målbild är att vara certifierade. Min uppgift som kvalitetschef är att matcha medarbetarnas möjligheter med det vi behöver göra för att bli certifierade. Allt för att ingen medarbetare ska känna sig överväldigad över att ”åh det är så mycket som måste ordnas”, för egentligen är det inte så mycket nytt som måste ordnas. Mycket av arbetet finns redan där.

Hur har kvalitetsrollen förändrats sedan du började?

– Min roll har förändrats mycket, även om det kanske är ganska platsbundet. I början arbetade jag främst med att ordna en tydligare struktur, skapa dokumentation kring arbetsprocesser och uppdatera våra beskrivningar av ledningsprocesserna. Det var för att vi skulle kunna skala upp. Nu handlar det mer om att gå in i processerna och se till att vi arbetar med det interna kvalitetsarbetet på ett mer strukturerat sätt.

Hur arbetar du värdeskapande?

 – Genom att tänka att det jag gör inte främst är till för mig. Den som använder det jag tar fram ska känna att det underlättar arbetet, och att den får stöd i att uppfylla sina mål. Det jag gör ska upplevas som värdeskapande för hela företaget, för våra affärer och för våra kunder. Det ska vara till nytta helt enkelt!

Hur ser du på balansen mellan struktur och kultur?

 – Det handlar om att ha en bra mix i ledningen när det kommer till kultur och struktur. Jag sitter visserligen inte i ledningen, men jag blev anställd som en ”ordning och reda-person”. Strukturpersonernas betydelse är stor, men om vi ska vara ärliga behöver kulturen nog oftast väga en aning tyngre, för det är den som får oss att vilja.