Krafttag mot sjuktal i Nynäshamns kommun

Något måste alltså göras. 2016 påbörjade Nynäshamns kommun projektet ”Jaget, laget och uppdraget” där jaget var den anställde, laget var arbetsgruppen och uppdraget kom från chefer, ledare och politiker. Utgångspunkten var att hälsan främjas av en tydlig organisation. ”Jaget” och ”laget” behöver klarhet i vad de ska göra och vad som behöver bollas högre upp i organisationen.

Grunden för OSA-dialogen

Man arbetade med uppdragsdialog, ett verktyg framtaget vid Stockholms universitet som bygger på tanken att arbetsvillkoren bestäms redan när ett uppdrag formuleras. Eftersom arbetsmiljöns förutsättningar utformas på ett så tidigt stadium är det också viktigt att både medarbetare och chefer kommer in i processen redan i detta skede.

Gemensamt ska de jobba fram systemen de ska verka i, genom allt från att kartlägga arbetsmiljön till att hitta system för att varje fråga ska kunna skickas till rätt nivå för att få sin lösning.

–Det var så man påbörjade arbetet med en metod som sedan blev OSA-dialogen, berättar Rosario Ali, projektledare på kommunens HR-avdelning.

Genom utvärdering kunde man ta med sig de delar av Jaget, laget och uppdraget-projektet som gav positiv effekt in i nästa projekt, OSA-dialogen. OSA står för Organisatorisk och social arbetsmiljö och handlar om arbetsbelastning, arbetstidens förläggning och kränkande särbehandling.

Samarbete mellan kommuner

Enligt Arbetsmiljölagen har alla rätt till en god arbetsmiljö, och Arbetsmiljöverket gav ut OSA-föreskrifterna 2016. Det är dessa som ligger till grund för metoden OSA-dialogen som Nynäshamns kommun tog fram 2018. Allt i metoden sker i process med ledningsgruppen, ledarna och medarbetarna, berättar Rosario Ali.

– Dialogen är nyckeln i metoden, och allt sker i workshopform. Man utgår inte från en statisk skriftlig struktur, utan processen bygger på en workshop med medarbetarna, som i sin tur utgår från en handbok. Medarbetarna får själva prioritera verksamhetsområde och göra sin egen uppföljning, säger han.

För att kunna utveckla metoden i större skala så sökte Nynäshamns kommun en samarbetspartner. Järfälla kommun som också hade börjat ett hälsofrämjande arbete visade intresse och de två kommunerna bestämde sig för att samarbeta. Med 27,5 miljoner kronor i stöd från Europeiska socialfonden inleddes 2018 projektet Hälsofrämjande arbetsliv.

Orsaksanalys av sjukfrånvaron

Ytterligare 8,2 miljoner kronor sköts till i december 2021 och projektet fortsätter nu till 31 mars 2023.

Tillsammans har de båda kommunerna vidareutvecklat sina metoder och kunnat ta del av varandras kunskap.

– De fick Jaget Laget och Uppdraget av oss, som vi tillsammans utvecklade till OSA-dialogen. Vi fick kunskap från deras ledarskapsprogram. På så sätt hade vi båda kunskap med oss in i projektet som vi sedan har utbytt och använt för våra utbildningar, berättar Rosario Ali.

Med medel från Europeiska socialfonden inledde kommunerna arbetet med att undersöka läget, utvärdera behoven och sätta upp en struktur. Varför vi gör det här? Jo, för att det finns ohälsa, främst psykisk sådan, i organisationen. Vad är ohälsan en konsekvens av? Jo, otydliga roller för många medarbetare kring till exempel krav och kontroll. Det råder ojämställdhet i organisationen, och ledarskapet saknar kortsiktig planering av organisatoriska faktorer.

– Det var en kombination av flera faktorer som ledde till ohälsan i organisationen. Då började vi anpassa insatserna till det vi såg, förklarar Rosario Ali.

– Våra insatser i projektet är utformade för att tackla de här frågorna. Hur ser rollerna ut, de som arbetar i organisationen, ledare och ledarskap och hur man arbetar målmedvet.

Formulera drömläget

Projektet kallas för Hälsofrämjande arbetsliv”, och OSA-dialogen är den enskilt största insatsen inom projektet. Namnet kommer ursprungligen från Järfällas ledarskapsprogram som startades 2019 och som 390 chefer genomgått. I det arbetar man i workshoppar och undersöker arbetsmiljön, ledarroll, mål och syfte med verksamheten. Det arbetssättet är basen även i det nya utvidgade projektet.

OSA-dialogen handlar om att tydliggöra uppdraget och undersöka arbetsmiljön, analysera och hantera utvecklingsmöjligheter för att till sist följa upp. Till sin hjälp har deltagarna uppdragskartor och tankekartor. I sina workshops får de jobba med kartläggning av den egna arbetsplatsen, göra en lägesanalys och sätta upp mål. En av uppdragskartorna följer till exempel coachningsmodellen ”NÖHRA”. I den ska deltagarna svara på frågorna: Hur är läget nu? Vart vill vi komma? Vilka hinder finns på vägen? Vilka resurser har vi? Vad behöver vi göra?

– Man formulerar nuläget och drömläget. Varför befinner vi oss inte i det önskade läget? Där börjar vi undersöka hindren och utmaningarna, vad behöver medarbetarna som grupp göra, och vad måste ledarna göra, förklarar Rosario Ali.

Alla måste vilja förändring

Arbetet landar i att man upprättar en handlingsplan och skapar utvecklingsgrupper, med siktet inställt på förändring. Men OSA-dialogen är bara ett verktyg, den kommer inte i sig att leda till förändringar konstaterar Rosario Ali. Viljan hos ledarna och cheferna måste finns för att varaktig förändring ska kunna uppnås.

– OSA-dialogen i sig är en struktur för hur man ska arbeta med sunt förnuft. Men sedan gäller det så klart att också göra jobbet. Ska metoden leda till förändringar måste medarbetare, chefer och ledare vilja göra förändringarna, och därför kopplar vi på ledarskapsutbildningarna, säger han.

Järfälla kommun hade satsat på ett ledarskapsprogram, som sedan vidareutvecklades gemensamt av Nynäshamn och Järfälla och fick namnet ”hälsofrämjande ledarskap”. Det startades upp 2019 och hittills har 390 chefer utbildats. Även här arbetar man i workshops och undersöker arbetsmiljön, ledarroll, mål och syfte med verksamheten.

Verksamhetsmålen är slutprodukten

– Hur arbetar man på ett målmedvetet sätt? Hur följer man målen, hur strukturerar man? För verksamheten är inte slutprodukten, det är målen som är slutprodukten – vad vi ska åstadkomma med verksamheten, säger Rosario Ali.

För cheferna är det till exempel viktigt att kunna förmedla och kommunicera runt till exempel mål, uppdrag, eller förändringsarbete i verksamheterna.

– Vi arbetar för ett transformativt ledarskap, där man styr genom tydliga uppdrag men också genom att motivera medarbetarna till eget engagemang, konstaterar Rosario Ali.

Vid det här laget har runt hälften av de anställda i kommunerna genomgått OSA-dialogen respektive ledarskapsutbildningen. Siffrorna visar på en hög grad av nöjdhet, menar Rosario Ali. Utbildningarna hjälper de som arbetar i verksamheterna till en hållbar struktur. Man vet både vad som ska göras och varför, och när det finns tydliga mål och alla känner sig säkra på vilken roll de har så minskar stress och konflikter.

Pandemin hindrar utvärdering

Har OSA och Hälsosamt ledarskap lett till minskad sjukfrånvaro? Det är för tidigt att svara på, menar Rosario Ali. Två års pandemi har påverkat statistiken för mycket för att det ska gå att dra några slutsatser än så länge. Men gensvaret har varit gott, och det är stor efterfrågan på metoderna.

– Vi har en kö till våra workshops, det visar att de har fått ett positivt genomslag, säger Rosario Ali. Den positiva effekten som jag ser det är att folk ser att metoderna leder till en konkret förbättring. Det finns konkreta exempel på att ledarskapet har förbättrats, och utvärderingar som påvisar att medarbetare har bättre koll på sitt och andra uppdrag, när de använder de här metoderna.