Kvalitet behöver inte vara svårt

En bra mötesstruktur, ett effektivt kommunikationssätt och en långt driven processorientering fick Institutet för kvalitetsutveckling, SIQ, att imponeras. Det var länge sedan en industri senast fick ta emot ett erkännande från SIQ. Stora Enso Skoghalls Bruk bröt trenden.

Röken tornar upp sig på himlen i takt med att kartongbruket Stora Enso Skoghall utanför Karlstad närmar sig. På backen utanför entrén ligger stora högar med flis och inne i fabriksbyggnaden kokar pappersmassa i genomskinliga kärl. Pappersrullar i gigantformat skymmer utsikten. En rulle kartong tar cirka 50 minuter att tillverka och från den blir det så småningom över två miljoner förpackningar för mjölk, juice och frysvaror.

Interna konsulter

Marianne Karlén är tillsammans med sex medarbetare ansvarig för verksamhetsutveckling och kvalitetsarbete på bruket. Gruppen fungerar som internkonsulter. De är resurspersoner och stöttar kvalitetsarbetet på de olika avdelningarna. De gör utredningsarbeten för att ta reda på hur produktkvaliteten kan bli bättre, verksamheten effektivare och arbetsplatsen säkrare. Nyligen fick de ett erkännande från SIQ som var särskilt imponerade av företagets mötesstruktur, aktiva intranät och processorienterade arbetssätt. Tidigare har Skoghalls Bruk också vunnit interna priser inom Stora Enso-koncernen, bland annat i klassen ”Enhet som förbättrat sig mest”.

Excellence

Enligt Marianne Karlén bygger företagets kvalitetsarbete på fyra grundläggande principer, planera utföra, följa upp och agera.

– Det är inte svårare än så, ofta krånglar man till arbetet onödigt mycket, poängterar hon och visar en overheadskiss med de fyra ledorden inskrivna i en snurra.

Till sin hjälp har de också verktyget Excellence 2005 som bygger på Malcolm Baldridge Quality Program, men är anpassat till Stora Ensos arbetssätt. Verktyget lyfter fram perspektiv som strategi, ledarskap, kund, information, resultat, medarbetare och processer.

Utan vision stannar arbetet

En tydlig vision är nödvändig för att få ett väl fungerande kvalitetsarbete, enligt Marianne Karlén. Stora Enso Skoghall Bruks vision är ”Vi är det världsledande kartongbruket”, en minst sagt storslagen uppgift.

– Det är visionen som ska få stenen att rulla. Det är genom den som alla medarbetare ska få insikt i vad företaget strävar mot. En bra vision är enkel och något att hålla fast vid, konstaterar Marianne Karlén.

Har man väl en tydlig vision blir det sedan lättare att bryta ned den i olika strategiska steg, mål och handlingsplaner för att på så sätt konkretisera arbetet ute i verksamheten. Vad innebär exempelvis visionen för produktionen hur kan just skiftlaget förbättra sitt sätt att arbeta så att visionen blir verklighet?

Kommunikation via nätet

Även öppenhet är något som Marianne Karlén och hennes medarbetare lyfter fram. På Stora Enso Skoghalls Bruk ska det vara lätt att få tag på den information man behöver. Företagets mötesstruktur och intranät är två bidragande orsaker till att de fått SIQ:s erkännande.

Allt läggs ut på intranätet. Här kan man exempelvis få tag på information om hur det går med målarbetet och vad uppföljningarna visar. Nya förslag på mål läggs ut på remiss till alla anställda som kan kommentera och komma med inlägg. På intranätet är också produktionsprocessen väl beskriven. Här kan man hitta nödvändig information om varje steg i processen, från rent produktionsteknisk sådan till arbetsbeskrivningar för personalen.

Även anteckningar och beslut från möten finns på intranätet. När exempelvis nattskiftet träffas för att samordna och optimera produktionsflödena skriver de ett protokoll som genast webbpubliceras.

– Det är bra om någon varit ledig och behöver veta vad som hänt under frånvaron, exemplifierar Marianne Karlén och framhåller att det betyder mycket för företagets resultat att de anställda vet hur det går för företaget och känner till de mål man satt upp för verksamheten. Öppenhet är nödvändigt för att få delaktighet.

Ledningen måste förstå

Men utan en ledning som håller i taktpinnen kommer man heller ingenstans. Marianne Karlén kan inte nog poängtera hur viktig ledningens engagemang är och att de verkligen stöttar de förändringar som görs.

–Ledningen måste förstå först. För Stora Enso Skoghalls Bruks ledning tog det ett par år att verkligen begripa och komma till botten med vad kvalitetsarbete handlar om. Idag är jag tacksam över att det fick ta tid.

Men fortfarande finns mycket kvar att göra i Skoghall. Kvalitet är en resa. Framöver är målet att fler ska komma in i arbetet med verktyget Excellence 2005. Från att varit ett verktyg för ledning och chefer ska trainees, arbetsledare och fackliga företrädare utbildas och eventuellt ska en förkortad variant så småningom delges skiftlagen.

– Men i grunden handlar kvalitetsarbete om att kunna svara på frågorna: Hur gör vi för att?,i vilken omfattning tillämpar vi det vi gör?, vilket resultat leder det till?, hur urvärderar och förbättrar vi det vi gör?” Svårare än så är det inte, försäkrar Marianne Karlén.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.