”Kvalitetsarbetet måste drivas med passion”

– Alla som har toppdomänen .se är beroende av oss. Därför krävs en robust verksamhet som står för kvalitet. Allt måste fungera till 100 procent – det räcker inte med 99 procent, säger Danny Aerts, som tidigare i år avgick efter 15 år som vd.

Internetstiftelsen har gång efter annan gjort sig känd för sitt framgångsrika kvalitetsarbete. Två gånger har man tilldelats Utmärkelsen Svensk Kvalitet – 2010 och 2018. Att uppbåda det engagemang som krävs för att få utmärkelsen en gång kräver mycket arbete – men två gånger…

– Det är en ännu större utmaning, fastslår Danny Aerts.

Svårbegripliga begrepp

Vad är då hemligheten bakom Internetstiftelsens kvalitetsarbete? Ja, enligt Danny Aerts handlar det inte i första hand om några enskilda metoder och verktyg.

– Ett problem är att kvalitetsarbete ofta förknippas med svårbegripliga begrepp som ledningssystem, processkartor och PDCA-hjul. Därmed kan de bli ett hinder för bra kvalitetsarbete, säger han.

Det som enligt Danny Aerts är grundbulten i ett framgångsrikt och uthålligt kvalitetsarbete är passion. För att illustrera vad det handlar om använder han ett hus som metafor. Det är inte väggarna eller möblerna i huset som skapar trivsel och motivation – det viktiga är den stämning och atmosfär som finns inuti i huset.

Det samma gäller kvalitetsarbete – det måste också fyllas med passion och värme för att bli meningsfullt. Danny Aerts lyfter fram tio viktiga faktorer som grund för ett passionerat kvalitetsarbete.

1. ”Buy in”.

Ett kvalitetsarbete måste börja uppifrån och stöttas av styrelse, ledning och vd. Det är styrelsen som är beställare och vd som leder arbetet. Som vd måste man vara med på tåget och kan inte delegera kvalitetsarbetet till andra.

2. Besvara frågan ”varför?”

Det räcker inte att motivera kvalitetsarbetet med att företaget behöver ha nöjdare kunder, spara pengar eller göra större vinster.

– Det leder bara till att vd skaffar ännu större bil, inflikar Danny Aerts.

Motivation bygger på emotionella faktorer. Hur berör kvalitetsarbetet den enskilde medarbetaren?

– Vår uppgift är att se till att internet fungerar och främjar den samhälleliga utvecklingen i Sverige. Vid rekryteringen av nya medarbetare ställde jag alltid frågan om man har passion för internet. Saknar man det ska man inte jobba för Internetstiftelsen. Passion för internet blir passion för kvalitetsarbete, förklarar Danny Aerts.

3. Förklara vart vi är på väg.

En stor del av Danny Aerts arbetstid som vd gick åt till att förklara vart organisationen är på väg. Mätningar som gjordes visade också att 95 procent av medarbetarna var införstådda med målen.

– När alla vet vad vi vill kan de också hjälpa till och bidra. Det är en fråga som ofta underskattas. Eftersom en organisation ständigt förändras gäller det att lägga krut på att förklara, säger han.

4. Upprepa budskapet.

När Internetstiftelsen fick Utmärkelsen Svensk Kvalitet första gången hade man 50 anställda och andra gången 100 anställda. Inte minst i en expansiv organisation krävs ständig upprepning och utbildning av budskapet.

Tre gånger om året brukade Danny Aerts samla hela organisationen för att klargöra syften och mål. Dessutom introducerade han en metodik för utbildning av nya medarbetare med kvalitetstränare på varje avdelning som instruerar i ledningssystemet.

5. Var transparent.

Alla medarbetare måste veta allt. På Internetstiftelsen finns inga hemligheter och som vd hade Danny Aerts alltid dörren öppen för medarbetare som ville komma in och ställa frågor. Varje morgon gick han också ett varv och hälsade på alla för att skapa en känsla för vad som pågår i organisationen.

6. Säkra stabiliteten och långsiktigheten.

Det måste finnas förutsättningar för långsiktighet i kvalitetsarbetet. Om det finns faktorer som förhindrar långsiktigheten, som till exempel förestående uppköp, större marknadsförändringar eller annat kan det vara svårt att bedriva ett långsiktigt kvalitetsarbete.

7. Stimulera till förändring.

Som vd drev Danny Aerts en tes om att konstant förändring är bra – både för medarbetare och chefer.

– Chefer brukar annars föredra stabilitet. Men det som var kul på Internetstiftelsen var att det hela tiden hände nya saker. En av de bästa saker vi gjort är till exempel att flytta. Varje flytt blev en slags omstart där man tvingades till ett långsiktigt perspektiv på verksamheten, säger han.

8. Sök ny kunskap.

Stimulera medarbetarna att träffa nya människor, delta i konferenser och besöka andra organisationer. Det måste hela tiden finnas ett sug efter att gå ut och leta kunskap som känns ny och spännande.

9. Skapa ett medvetet innovationssystem.

Se till att nya idéer tas om hand på ett systematiskt sätt i organisationen. På Internetstiftelsen tog Danny Aerts initiativet till att locka nya personer att komma till kontoret, arrangera konferenser och informationshubbar för att få nya impulser. Ett par, tre gånger per år satte man sig sedan ned för att sortera upp och implementera de nya idéer som kommit in.

10. Styr med vision och passion.

Det måste finnas en passionerad vd som visar vägen i kvalitetsarbetet. Alla kan skapa ett fint ledningssystem. Tricket är att kunna fylla det med passion. Först när kvalitetsarbetet känns meningsfullt för medarbetarna vill de bidra och känna stolthet.

Skaka hand med kungen

Vad var det då som gjorde att Danny Aerts en gång i tiden började intressera sig för kvalitet?

När han började som vd för Internetstiftelsen intervjuade han medarbetarna som efterlyste en större satsning på kvalitet.

– Jag googlade på kvalitet och hittade SIQ, där det fanns en bild på en utmärkelsemottagare som skakade hand med kungen. Det ville jag också göra och så började kvalitetsresan, sammanfattar han.

Danny Aerts, som idag arbetar som rådgivare och mentor samt sitter i flera styrelser, föreläste på SFK:s arrangemang World Quality Day.