Kvalitetsarbetet räddningen när vårdcentral går på knäna

För många vårdcentraler runt om i landet är arbetssituationen ungefär den samma. Läkarbrist och stress på grund av hård arbetsbelastning. Det förhållandet gäller också för vårdcentralen i Luleå, men där har en satsning på ett kvalitetsarbete som inleddes för några år sedan räddat situationen. På Luleå vårdcentral arbetar ungefär 50 personer och vårdcentralen har öppet dygnet runt.

Läkarbrist

Bara drygt hälften av läkartjänsterna är tillsatta och för ungefär ett och ett halvt år sedan tvingades man flytta till slitna lokaler i det nedlagda sjukhuset i Luleå, och som inte alls är ändamålsenliga för verksamheten.

– Det är oerhört svårt att behålla kvaliteten i arbetet när man byter lokaler och samtidigt arbetar under stress och med läkarbrist, säger Johan Alsén, chef för vårdcentralen.

Samla rutiner

Gemensamt startade personalen kvalitetsarbetet 1997 genom att systematiskt börja dokumentera så många arbetsrutiner som möjligt. Idag har man samlat på sig ungefär 90 olika rutiner i ett så kallat kvalitetsträd. Där ingår både medicinsk och administrativ dokumentering, och det konkret kan det handla om allt från hur man tar upp diktat och lägger om bensår till städmoment. Samlingen av rutiner hjälper till att behålla kvaliteten i arbetet när till exempel nyanställda ska introduceras.

Målbeskrivningar och utvärderingar

Varje rutin utformas av den personal som har hand om de olika arbetsuppgifterna och varje dokument innehåller en noggrann beskrivningar av hur arbetsmomentet går till plus en målbeskrivning för hur det ska utvecklas. Målbeskrivningarna utvärderas sedan två gånger per år.

– Vi har inte riktigt lyckats hålla samma tempo i kvalitetsarbetet på grund av den situation vi är i, men jag vill påstå att det kvalitetsarbete vi har i bagaget har gjort att vi lyckats behålla kvaliteten i arbetet trots den besvärliga situationen, förklarar Johan Alsén.

Tillgängligheten ett problem

Luleå vårdcentral har också gjort mätningar på hur patienterna uppfattar deras arbete och var de tycker kvalitetsbristerna finns. Den undersökningen visade att patienterna inte uppfattat att kvaliteten sjunkit, men att tillgängligheten var det största problemområdet. Patienterna menade att telefonservicen inte fungerade tillfredsställande. Det har medfört att vårdcentralen nu infört TeleQ-systemet som har gjort det avsevärt lättare att komma i kontakt med tidsbokningen, men också underlättat personalens arbete.

Att satsa på kvalitetsarbete kostar kraft, men det har inte varit några problem att få personalen att engagera sig i arbetet. Tvärtom har rutinerna gjort att de anställda fått större förståelse för varandras arbetsuppgifter och dessutom tycker man att de får större inflytande genom att egna initiativ i hög grad leder till förändringar i verksamheten.

Avvikelser rapporteras

Avvikelserapporteringen är en annan viktig del i vårdcentralens kvalitetsarbete. Alla fel och misstag i arbetet dokumenteras. Den typ av avvikelser det handlar om är till exempel fel i tidsbokningen, misstag i transportbeställningar, felaktigheter i provtagningar eller klagomål i bemötandet. Alla avvikelser rapporteras via ett elektroniskt system till vårdcentralens ledning. Sedan tas de i allmänhet upp i avidentifierad form på arbetsplatsmöten två gånger i månaden för uppföljning. Är yttre aktörer inblandade förs uppgifterna också vidare till dem.