Lagens änglar jobbar Lean

– Vi tycker själva att vårt sätt att arbeta sitter i väggarna, och blir förstås glada om andra upplever samma sak. Det finns en tanke och en bakomliggande strategi i det mesta hos oss, både högt och lågt, säger Amelie Edgren, en av byråns fastighetsjurister tillika Lean-ansvarig.

En detalj som den diskreta skylten med texten ”Glas” på ett skåp i köket där vi står och pratar styrker det hon säger. Här slösas inte tid på att leta glas på fel ställe. Många bäckar små av sparad tid kan föras samman till en större å, som i stället ägnas åt juridiken.

Ovanlig byrå

Advokatbyrån arbetar enligt Lean-modellen, en gång utvecklad av Toyota för att skapa effektivitet i produktionen.

– Viktigast för oss är att fokusera på kundvärde. Vi ska ägna oss åt rätt saker, vilket är att leverera högkvalitativa juridiska tjänster som kunderna har nytta av. Lean ger oss verktyg för att minska slöseri och ledtider. Centralt är också att detta inte får tar extra krafter eller resurser, utan tvärtom ska frigöra dem, säger Amelie Edgren.

Grundarna Anders Rosholm och Martin Dell hade erfarenhet från en stor advokatbyrå, där de såg möjligheter till förbättringar och effektiviseringar. De tog med sig sina tankar kring ledningsfilosofi och företagskultur och startade eget 2011. För fyra år sedan började byrån arbeta uttalat enligt Lean, vilket innebär standardiserade arbetssätt.

– Det är ett sätt att tänka som måste komma naturligt uppifrån. Utan ledningens stöd och engagemang går det inte. Hos oss har det funnits från början. Visserligen har vi mött en del utmaningar i fråga om att utveckla modellen i takt med vår expansion, men det har gått bra. Jag skulle tro att det är betydligt svårare att införa Lean på en advokatbyrå som sedan länge redan har etablerade arbetssätt, säger Amelie Edgren.

RosholmDell består nu av 25 personer på tre kontor; utöver Växjö även Kalmar och Helsingborg. Verksamhet bedrivs även i Stockholm. Två gånger har företaget fått Dagens Industris Gasell-utmärkelse för sin kombination av tillväxt och lönsamhet.

– Det är kul att jobba här, och roligt att delägarna har tänkt utanför boxen. Alla här tycker om att prestera och vill att det ska gå bra. Det är positivt att kunna bidra till ett bra resultat och slippa lägga tid på onödiga saker. Medarbetare som trivs är det som i långa loppet ger en positiv utveckling, vilket gör vårt arbetssätt hållbart.

I kontakter med andra jurister möter Amelie Edgren ofta nyfikenhet.

– Många vet inte vad Lean är, eller förknippar det kanske mest med industri. Men oftast blir de nyfikna. Lean gör oss också mer attraktiva som arbetsgivare. Det märks när vi är på rekryteringsmässor och liknande. Vårt sätt att jobba känns modernt, och tilltalar många unga.

Var klämmer skon?

Medarbetarsamtal är en hörnpelare i RosholmDells Lean-arbete. Samtalen hålls varannan månad mellan varje medarbetare och någon av de fyra delägarna. Här fångas avvikelser i kundrelationerna upp, vilka åtgärder som behöver vidtas, när och hur dessa ska följas upp. Det handlar ofta om att ta små steg mot enkla mål, som ändå för i rätt riktning.

Samtalen börjar dock alltid med ett ”hur mår du?”, för att sedan gå vidare med eventuella hinder som finns för att uppnå individuella mål; ”Vad fastnar du på?”, ”Var klämmer skon?”

– Som medarbetare känner jag att medarbetarsamtalen är bland det viktigaste vi har. Från första dagen har det varit tydligt att delägarna är måna om att vi har ett bra klimat. Att fånga upp inre stress är en del av det. Här finns en möjlighet att verkligen vara öppen. Omvänt är det varje medarbetares ansvar att verkligen svara på vad som kan bli bättre, där finns ju en utvecklingsmöjlighet. Feedback lämnas åt båda hållen, säger Amelie Edgren.

Checklistor guidar

En tydlig och visuell struktur bidrar till att problem inte hinner ligga till sig. Checklistor finns för det mesta, och de är väl synliga på kontorets väggar och digitalt. Detsamma gäller visionen för kundnytta – framtagen av alla medarbetare tillsammans. En avvikelsetavla finns för problem, lösning, ansvarig och tidplan.

Varje morgon kl 9.00 hålls en avstämning, ett pulsmöte. Även här ligger fokus på avvikelser i kundrelationen.

– Pulsmötena visar om vi behöver omfördela våra resurser. De är till för att vi ska vara effektiva i förhållande till kunderna, men också för att medarbetarna ska kunna hantera sin situation och må bra, säger Amelie Edgren.

Veckomötena på fredagar får vara lite längre och följer en mer strategisk agenda.

Rena ärendeproblem, relaterade till kunderna, hanteras av sekretesskäl inte lika transparent, utan endast internt inom verksamhetsgruppen.

Checklistor finns även för att börja och avsluta en anställning och nya rutiner för föräldraledighet.

RosholmDell har verksamhetsgrupper för bland annat fastighetsrätt, processrätt och järnvägsrätt. Så långt det är möjligt fördelas arbetsmängden jämnt inom respektive verksamhetsgrupp. Varje grupp har ett gemensamt mål på ett visst antal timmar, och grundinställningen är att arbetsdagen ska vara åtta timmar.

Städning mot hjärnstress

Ett handfast verktyg på kontoret är 5S, som står för att sortera, systematisera, städa, standardisera och sköta om. Bland annat ska skrivborden hållas rena för att inte skapa hjärnstress.

– Alla har ett foto vid sin arbetsplats på skrivbordet i städat skick. Det fungerar som en påminnelse om idealbilden. Visst kan man ha material framme under arbetets gång, men inte mer än vad som verkligen krävs. Att ha stökigt tar onödig energi från det man egentligen ska ha fokus på, säger Amelie Edgren.

Lean enligt advokatbyrån RosholmDell

1. Förankra Lean-tankesättet hos alla.
2. Var mån om att medarbetarna mår bra.
3. Fånga upp avvikelser i kundrelationen snabbt.
4. Dela med dig av information och leta upp den självständigt.
5. Håll dokument korta och undvik möten.
6. Skala bort allt som inte skapar värde.
7. För alla uppgifter finns en ansvarig och en deadline.
8. Identifiera och lös problem snabbt.
9. Lägg inte 95 procent av tiden på de sista 5 procenten av den ”perfekta” organisatoriska lösningen.
10.  Skapa dagliga avstämningar.
11.  Använd checklistor till allt.
12.  Skapa ordning och reda.