Landets första certifierade specialistsjukhus

Spenshult är ett specialistsjukhus ägt av patientorganisationen Reumatikerförbundet och beläget utanför Halmstad. Sedan länge har man arbetat med att kvalitetssäkra de processer som används inom verksamheten som idag sysselsätter 150 heltidsanställda som sköter de 100 vårdplatserna. Bland annat har man tidigare miljöcertifierat sig enligt ISO 14001:2001 och har ett eget avlopps- och reningsverk.

Verksamheten omfattar reumatologi, yrkesinriktad rehabilitering, forskning och utveckling samt en kurs- och konferensanläggning. Den största kunden är landstinget i Hallands län, men patienter kommer från hela södra Sverige.

Skärpt konkurrens

En skärpt konkurrenssituationen genom neddragningar på landstingens inköp, samt en ambition att hela tiden utveckla verksamheten, ledde till att Spenshult för drygt två och ett halvt år sedan inledde ett certifieringsarbete enligt ISO 9001:2000. Ett arbete som blev klart i och med utdelningen av certifikatet i slutet av januari i år.

– Genom certifieringen blev vi landets första certifierade specialistsjukhus, berättar en stolt Ingegerd Bengtsson. Genom den har vi också kunnat granska verksamheten på ett sätt som många förstår.

En fördel med att certifieringen omfattar hela sjukhuset är att man därmed kan garantera att det ges en likvärdig vård på alla avdelningar. Ingegerd Bengtsson menar också att det faktum att Spenshult är en privat driven verksamhet och att sjukhuset inte är så stort är något som gjort det möjligt att certifiera hela verksamheten.

– Vår verksamhet och vårt sätt att tänka ligger närmare det privata näringslivet än den offentliga sektorn, konstaterar hon utan att vilja fördjupa resonemanget.

Olika nivåer

Under hela certifieringsarbetet har sjukhusets ledning varit mycket engagerad, men en ännu viktigare nyckel till att arbetet varit framgångsrikt är att det genomförts på alla nivåer och att hela personalen varit delaktig. Utgångspunkten har varit alla processer med vårdprocessen som den centrala processen. Varje processägare har varit en viktig del i arbetet.

Systemet har byggts utifrån en styrgrupp bestående av sjukhusledningen, där också Ingegerd Bengtsson i rollen som kvalitetsansvarig och personalchef ingår. På nästa nivå har det funnit en drivande projektgrupp med utvecklare, personalchef, några arbetsledare samt en jurist som deltagit vid behov. Under den har sedan processgruppen med alla processägare arbetat. De huvudprocesser som identifierats, förutom vårdarprocessen, är bedöma-processen, kurs- och konferensprocessen samt forsknings- och utvecklingsprocessen.

Tog tid

Certifieringsarbetet, som slutligen godkänts av Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut, SP, tog två och ett halvt år, vilket var längre än man räknat med från början. Förklaringen var att hela personalen, enligt Ingegerd Bengtsson, ”skulle vara med på tåget” och att det var en mycket stort antal instruktioner som skulle arbetas fram.

– Men fördelen är nu att vi alltid har aktuella dokument till exempel på våra anslagstavlor eftersom vi har beskrivningar ner till den nivån, exemplifierar Ingegerd Bengtsson. Det tog också tid att arbeta fram en modell för hur vi skulle arbeta i våra processer oavsett om det handlar om avdelning A eller B. Tanken har varit att förenkla och göra det lika för alla.

Slutresultatet är att det nu finns 28 kvalitetshandböcker runt om på sjukhuset som har en gemensam innehållsförteckning, en gemensamt beskriven huvudprocess men olika underprocesser beroende på var i verksamheten man befinner sig. Spenshult har inte något speciellt datoriserat system för hantering av sina ledningssystem utan de finns bara tillgängliga som filer i datorerna.

Skapar trygghet

Den stora fördelen med certifieringen är, enligt Ingegerd Bengtsson, att den skapar ett gemensamt arbetssätt och därmed trygghet för personalen. Man får också en bra uppföljning genom de patientenkäter som alla patienter får svara på, liksom ett förbättringsverktyg då ständiga förbättringar är ett av huvudbegreppen i certifieringen.

– Genom att engagera alla processägare har vi också fått hela personalen delaktig, betonar Ingegerd Bengtsson. Sedan är det naturligtvis en fördel för alla att se vem som är ansvarig för en viss process och vad processen gäller.

En konkret förbättring hon lyfter fram är de gemensamma checklistor som tagits fram för nyanställd personal och den utbildning och introduktion alla ska gå igenom.

Post it-lappar

Ingegerd Bengtsson konstaterar att arbetet med att ta fram ett kvalitetssystem varit mer omfattande än de först trott utifrån de erfarenheter de hade från att ta fram ett miljöledningssystem. Visserligen hade de nytta av detta arbete, men ett kvalitetssystem för ett helt sjukhus med i princip alla yrkeskategorier och funktioner ett sjukhus har blev trots allt omfattande. För att få överblick använde man sig under en del av arbetets gång av ett system där man ritade upp huvudprocesserna och sedan klistrade upp post it-lappar för alla funktionsprocesser.

– Det var ett suveränt sätt att få överblick, och resultatet blev samtidigt en hel stor vägg täckt med lappar, berättar Ingegerd Bengtsson.

Hon är mycket nöjd med hur arbetet genomförts och att alla pärmar och handböcker används aktivt idag. Samtidigt är hon mycket glad över att arbetet blivit så framgångsrikt och att SP i sina frivilliga kommentarer nämnt den engagerade personalen.

Spenshults syn på varför ett dokumenterad ledningssystem enligt ISO 9001 behövs:

• Föreskrift – någon kräver det

• Förtroende – skapa tilltro för verksamheten

• Förena – arbeta på ett internt samordnat sätt

• Förbättra – lättare utifrån en dokumentation

• Överföring – dokumentera erfarenhet och kunskaper

• Förkovra – använda som utbildningsdokumentation