Lärande revision – en nyckel till förbättring

– När vi kommer ut möts till våra organisationer möts vi ofta av oro. Men när vi lämnar över våra avvikelser tas de emot som om de vore av guld. Det är i avvikelserna som förbättringsmöjligheterna bor, säger Åsa Wikenståhl, som nyligen föreläste på SFK:s arrangemang World Quality Day.

I sin föreläsning exemplifierade hon med de revisioner hon utför åt Inera, ett bolag inom SKR, av de organisationer som ger ut SITHS e-legitimationer. Processen är godkänd av Digg – myndigheten för digital förvaltning och revisionen utförs i enlighet med tillitsramverket för Svensk e-legitimation.

Det är alltså ingen certifieringsrevision som sker under ackreditering mot en internationell standard, utan snarare en leverantörsrevision utifrån ett branschregelverk med fokus på kortutgivningsprocessen och systematiskt säkerhetsarbete.

Tre grundpelare

Enligt Åsa Wikenståhl finns stora möjligheter till mervärde genom lärande revision. Hennes modell bygger på tre grundpelare:

1. Förhållningssättet.

När Åsa Wikenståhl och hennes team är ute hos kunderna reviderar man med ”båda händerna”.

– Med ena handen följer vi upp efterlevnaden av regelverket, med andra handen vill vi bidra till lärande och förbättringar. Samtidigt är det alltid viktigt med oberoendet som revisor. Och om det handlar om certifieringsrevisioner ska vi inte vara rådgivande. Däremot finns ingenting som hindrar mig från att ha en coachande attityd. Det är i första hand frågan om ett förhållningssätt, säger hon.

Vid internrevisioner och leverantörsrevisioner finns däremot ett större utrymme att addera olika förbättringsinsatser till revisionen. Åsa Wikenståhl använder ofta små enkla förbättringsverktyg som till exempel ”5 varför” för att hitta rätt åtgärder till avvikelserna.

– Vi lägger stort fokus på lärandet och gör bland annat en mognadsbedömning av organisationen både före och efter revisionen, säger hon.

2. Processen.

Revisionsprocessen förbereds noga i god tid innan själva revisionsdagen. Planen stäms av med kunden, där man går igenom deltagare, agenda och tidsplan.

– Här finns utrymme för frågor och funderingar. Det sticker hål på eventuell oro i syfte att bygga förtroende, säger Åsa Wikenståhl.

När revisionen genomförs lyfts avvikelserna där de blir synliga för att diskuteras och förankras. Revisionsrapporten, som överlämnas redan dagen därpå, ska inte innebära några överraskningar. Det handlar om delaktighet och förtroende.

Men det är inte här som arbetet är klart, menar hon.

– Det är nu som det verkliga jobbet börjar och arbetet med avvikelserna tar vid. Här uppmanar vi kunden att göra rotorsaksanalyser och att ta fram mätbara åtgärdsplaner. Åtgärdsplanerna följs upp efter tre veckor och genomförda åtgärder efter tre månader. De här dubbla uppföljningarna skapar drag i förbättringsarbetet – en nyckel till förbättring, förklarar Åsa Wikenståhl.

3. Revisorerna.

Revisorerna har givetvis en viktig roll och måste ha kompetens inom flera olika områden. De ska inte bara vara införstådda med regelverken och revisionstekniken, betonar Åsa Wikenståhl.

– Vi revisorer måste också vara kunniga inom pedagogik, ledarskap och verksamhetsutveckling. Det här är viktigt. Som revisor måste man kunna identifiera avvikelser, stötta genom systematik och orsaksanalys för att bidra till förbättringar som ger effekt i verksamheten. Dessutom behöver vi ha intresse för att utforska och anpassa revisionen efter den organisation och de människor vi möter, säger hon.

Starten på förbättringsresa

Åsa Wikenståhl kan efter flera år som revisor se hur lärande revision i många fall blir starten på en förbättringsresa. I föreläsningen på World Quality Day visade hon på vilka effekter som lärande revision haft ute hos Ineras kunder.

– I 95 procent av fallen brukar vi få uppskattande ord efter revisionen, där man vittnar om hur man fått ökat självförtroende, nya kunskaper och förändrad attityd till revision, sammanfattar hon.