Låt oss tillbe superadministratören

Enligt en undersökning från Previa känner varannan chef att de inte hinner göra det de ska. Bara det kan vara nog så avskräckande för de medarbetare som drömmer om att kliva ett pinnhål upp i karriären för att någon gång bli chefer. Lägg till en administrativ börda som skjuter i höjden likt Babels torn så är det inte svårt att föreställa sig hur organisationer i framtiden kommer att rasa samman med rekryteringsproblem och sjukskrivningar till följd av en ökande arbetsbelastning. En arbetsbelastning som delvis går att skylla på de ambitiösa människorna, enligt Peter Rönnlund, författare till boken Problemet med ambitiösa människor – eller varför chefer har så mycket att göra.

Han menar att samhället kryllar av ambitiösa människor på olika poster i organisationer. Alla är de fokuserade på att lösa problem inom sitt lilla fält och hungriga på att samla in diverse underlag från verksamheten. Var för sig är punkterna vettiga och ryms inom kategorin ”verksamhetsutveckling”, men tillsammans bildar de en aldrig sinande fors av uppgifter som skapar stress och avbrott som måste bearbetas. Det ger en falsk känsla av att uträtta något.

– Cheferna har tvingats bli administratörer och hinner inte leda framåt i ett långt perspektiv. Det blir en orimlig arbetssituation och tillväxten sjunker, säger Peter Rönnlund.

Mättade system

Driftiga personer kanske är de som med glädje och stor entusiasm kastar sig iväg på en kurs om att införliva fler frågor eller policys i ledningssystemet. Det finns plats för det genom smarta IT-system som erbjuder möjligheter för fler och fler funktioner. Dess oändliga expansionskapacitet kan innebära att administrationsbördan ökar. Peter Rönnlund menar nämligen att vi har passerat en effektivitetstopp och att det finns en gräns för hur mycket vi kan effektivisera med nya system. Vi gör dem inte längre smartare, utan bara större. Organisationer tar fram både en jämställdhetsplan, miljöplan, HBT-plan och mångfaldsplan. Var för sig är de vettiga och bra, men problemet är att de tillgängliga resurserna att jobba med planerna inte blir fler.

– Fyra planer gör att vi bara kan jobba med en fjärdedels energi på varje. Genomförandet av dem blir noll. Var ärlig och realistisk med resurserna. Ta fram en plan som ni faktiskt tänker åtgärda, är hans råd.

Peter Rönnlund är även kritisk mot att chefer skickas på effektiviseringskurser för att mota stressen och hitta så kallade tidstjuvar, eftersom ett sådant synsätt skuldbelägger cheferna. Som om det bara var att omprogrammera dem likt Pavlovs hundar med hjälp av karismatiska coacher, tjusiga power points och kaffebröd i pausen. Som att det inte var arbetsbelastningen det var fel på, utan att den personliga arbetsmoralen och kompetensen kring att följa schemat i en kalender som sviktar. Ansvaret för stressproblematiken glider på så vis över från att vara ett fel i organisationen, till att bli ett problem för individen att hantera.

– En tidstjuv upplevs som något negativt. Men kanske är ”tidstjuven” det enda andningshålet chefen har på hela veckan? Skulle man säga ”Nu tar vi bort alla andningshål i arbetsveckan” hade vi kanske uppfattat det på ett annat sätt, säger han.

Glada idioter lyckas

I verksamhetsförbättringens namn kan arbetsgivare driva tesen är att den som är motiverad nog kan hitta kraft att förändra sitt arbetssätt och hinna med mer utvecklingsplaner så länge det finns bättre planering. Det är både en naiv och sann tanke.

Forskning visar att de flesta av oss är positiva till naturen och underskattar riskerna med att själv drabbas av till exempel cancer eller att skilja sig, trots att oddsen för detta är låga. Ironiskt nog har de så kallade glada idioterna störst chans att lyckas i livet, kanske just för att de tror att allt kommer att gå dem väl och inte kan se groparna i vägen. Ambitiösa människor med övertygelsen om att det går att klämma in fler mätparametrar kanske lyckas lite bättre än sina realistiska medarbetare, men det förändrar inte det faktum att mängden arbetsuppgifter ökar.

– Ambitiösa människor vill väl, men vi ska inte släppa iväg dem på kurs så att de kan göra nya tillägg till ett system, vi ska använda dem till saker där de gör nytta. Det handlar om att förändra resurser så att arbetet blir mer resurssnålt, inte lägga till saker, säger Peter Rönnlund.

Istället för att prata i termen verksamhetsutveckling, det vill säga verksamhetsinveckling, menar Peter Rönnlund att organisationer borde börja tala om verksamhetsförenkling. Hur förenklingen ska gå till tycker han ska utarbetas av just de ambitiösa människorna som kan rikta sitt eventuellt problemfyllda nit åt administrationssidan.

– Administration har ingen hög status. Därför har vi inte våra bästa hjärnor som jobbar med det. Jag skulle vilja att organisationer anställde högre utbildade administratörer och betalade dem oförtjänt bra, säger han.

Om han har rätt kan vi kanske finna framtidens chefer under titeln superadministratör som den nya tidens kvalitetsfrälsare.