Inga produkter i varukorgen.
Lättare att söka dokument på nätet
Just nu har Sambruk ett flertal projekt igång när det gäller att ta fram e-tjänster. Att hitta bättre system för ärende- och dokumenthantering så att exempelvis diarier blir sökbara på webben är ett av dem.
Sambrukskommunerna har gett Jönköpings kommun i uppgift att göra en förstudie om detta. För att hitta en fungerande lösning räcker det inte med en sökportal på internet, det handlar också om att strukturera de interna flödena i kommunen så att materialet går att hitta. Idag skickas det exempelvis mycket e-post och när ett dokument mejlats några vändor är det svårt att veta vilket av dem som är original.
– Vi har generellt dålig ordning, det är exempelvis inte självklart att det går att hitta alla dokument som hör till ett diariefört ärende, konstaterar Ola Henriksson på Jönköpings kommun som leder förstudien.
Hans mål är att skapa ett digitalt ärende- och dokumenthanteringssystem där alla tillhörande dokument automatiskt följer med ett ärende som länkar så att den som vill veta mer lätt kan ta sig vidare. I Jönköping ska alla förvaltningar så småningom också få samma dokumenthanteringssystem så att kommuninvånarna inte behöver bry sig om på vilken förvaltning ett ärende ligger, all information ska kunna nås från samma ställe.
Många frågor att lösa
Exakt hur ärende- och dokumenthanteringssystemet ska se ut är inte självklart. Det finns flera frågetecken som behöver redas ut. Ett sådant är vad som egentligen är tillåtet när det gäller digital arkivering. Tekniken ändras snabbt och något som arkiveras idag måste kunna läsas även om tjugo år.
– Idag har vi arkiverade trådband, men ingen utrustning att läsa av dem med, det är ingen bra lösning, konstaterar Ola Henriksson.
Gemensam kravspecifikation
Jönköpings förstudie ska presenteras för Sambrukskommunerna i början av december. Gillar kommunerna förslaget kommer en pilotstudie och en gemensam kravspecifikation att genomföras. Andra projekt som just nu utreds av Sambruk handlar exempelvis om att kommuninvånarna ska kunna göra gymnasieval över nätet, söka föreningsbidrag och boka kommunens lokaler.
Ola Henriksson tycker att samarbetet är mycket bra och uppskattar att kommunerna till 80–90 procent har liknande behov. Där dessa ser annorlunda ut är det inget som hindrar att man gör på sitt eget sätt.
– Fler tänker bättre än en, dessutom är det ekonomiskt att samarbeta, alla behöver inte lägga resurser på samma sak, poängterar Ola Henriksson.
