Lean ger bra bränsle till ständiga förbättringar

Ständiga förbättringar Ordning och reda, nöjda medarbetare och miljonbesparingar. På Engströms Bil har satsningen på Lean som förbättringsverktyg gett vinster på flera plan.
– Det fina med Lean är att man aldrig blir riktigt klar – det finns alltid mer att göra, konstaterar kvalitetssamordnaren Per Fahrman.

Lean ger bra bränsle till ständiga förbättringar
Lean handlar mycket om sunt förnuft, menar Per Fahrman som leder förbättringsarbetet på Engströms Bil. Foto: Leo Olsson

Engströms Bil är ett anrikt företag vars rötter sträcker sig ända ned till bilismens barndom i slutet av 1920-talet. Men mycket har hänt sedan dess. I dag är det en koncern med varumärkena Volkswagen, Audi, Seat, Skoda, Cupra och Scania, nästan 300 anställda på flera orter i landet och en samlad omsättning på drygt en miljard kronor.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.

Per Fahrman tar emot vid en av entréerna på den största anläggningen i Linköping.

– Det som är unikt för vår anläggning är att vi har allt samlat under samma tak. Alla märken på bilsidan ingår visserligen i Volkswagenfamiljen. Men det vanliga är annars att varje märke har en egen anläggning, förklarar han.

FAKTA

Per Fahrmans bästa tips för att lyckas med Lean

  • Fundera över vad Lean kan göra i processerna.
  • Ta reda på nuläge och skapa samsyn kring förbättringar.
  • Utmana medarbetarna att våga prova exempelvis nya arbetssätt.
  • Genomför åtgärderna tillsammans med medarbetarna.
  • Följ upp och var transparent i förbättringsarbetet.
  • Fira framgångar.

Stora teknikgenombrott

Det breda produktsortimentet med märken och modeller i olika segment är också en förklaring till den kraftiga tillväxten. En annan är de stora teknikgenombrott som skett inom branschen på senare år och som gett stora återverkningar på både försäljnings- och verkstadssidan.

Själv har Per Fahrman varit med sedan slutet av 1980-talet och har på nära håll kunnat följa utvecklingen.

– Först var det insprutningssystem och katalysatorrening som fick sitt genombrott. Sedan kom datasystem, programmerade styrdon och elektronisk felsökning. Och nu är det alltså elektrifieringen som fick sitt stora genombrott för sex, sju år sedan och som bara ökat sedan dess, säger han.

FAKTA

5S central metod i Lean

Engströms Bil har använt 5S, som är en central metod i Lean som bland annat syftar till att skapa ordning och reda. De fem S:en står för:

  1. Sortera
  2. Systematisera
  3. Städa
  4. Standardisera
  5. Sköta om

Per Fahrman tar med mig på en rundvandring genom den stora anläggningen som ligger i utkanten av handelsområdet Tornby i Linköping. I anslutning till verkstaden finns en särskild del som är avsedd för reparation och service av elbilar och hybrider.

– Titta här, säger han och håller fram en skruvmejsel. Det krävs inte bara speciell utbildning för att arbeta med elbilar, utan även särskilda verktyg med isolering för att skydda mot högspänning.

Behov av nya arbetssätt

Den kraftiga expansionen på Engströms Bil gjorde också att man behövde hitta nya arbetssätt. Att arbeta med kvalitet och förbättringar har visserligen alltid varit viktigt. Men med tiden blev det allt tydligare att befintliga rutiner och processer inte längre höll måttet.

– Teknikerna kände sig stressade och lönsamheten var inte tillfredsställande. Samtidigt hade vi svårt att sätta fingret på var bristerna egentligen låg, säger Per Fahrman.

Det var i det läget som han fick upp ögonen för Lean och en tid senare möjlighet att bygga på med en Leanledarutbildning, som även gav inblick i Sex Sigma-metodiken. De två koncepten utgör i dag grundpelare i förbättringsarbetet på Engströms Bil.

Delaktighet och transparens är en viktig del av framgångsreceptet. Per Fahrman i samspråk med försäljningschefen Niclas Winberg. Foto: Leo Olsson

För den oinvigde kan Lean uppfattas som svårgenomträngligt med alla sina metoder och specialtermer. Men enligt Per Fahrman handlar det mycket om sunt förnuft – att fundera över vad Lean kan göra i processerna, att våga utmana det man gör i dag genom att få medarbetarna att se att det går att göra saker annorlunda. Och när de nya arbetssätten blir en del av den dagliga verksamheten – det är då som den stora utväxlingen kommer.

– Det handlar egentligen inte om några komplicerade saker – mest om att på ett systematiskt sätt skapa ordning och reda för att eliminera slöserier, öka kvaliteten och effektiviteten utan att för den skull behöva arbeta hårdare, förklarar han.

De 7 slöserierna

Satsningen på Lean inleddes med ett första pilotprojekt på anläggningen i Linköping. Där valde man ut sju verkstadstekniker för att kartlägga hur arbetssätt och metoder skulle kunna förbättras.

– Det märktes en stor förväntan och viss nervositet inför projektet. Några av killarna på verkstaden berättade att de inte sov en blund natten innan projektet skulle inledas, säger Per Fahrman.

Under en arbetsdag gick man sedan sida vid sida med var och en av teknikerna för att bland annat kartlägga rörelsemönster och mäta tidsåtgången för att hämta olika verktyg och reservdelar. För att göra det tydligt dokumenterades alla förflyttningar och aktiviteter i så kallade spaghettidiagram.

Mätresultaten utvärderades sedan med utgångspunkt från bland annat ”De sju slöserierna” som ingår som en central del i Leankonceptet och som är:

1. Överproduktion 2. Väntan 3. Lager 4. Onödiga rörelser (personal eller råvaror) 5. Felfunktion (reparationer, omarbete, kassation) 6. Överarbete (icke värdeskapande moment för kund) 7. Onödiga transporter (råvaror, verktyg, material eller produkter)

– Men vi kompletterade även med en åttonde punkt som handlar om att tillvarata och inte slösa bort medarbetarnas kompetens och kreativitet. Allt detta kombinerades sedan med värdeflödesanalyser för att undersöka var den främsta förbättringspotentialen fanns, säger Per Fahrman.

Rensade i kökslådorna

Per Fahrman betonar delaktighet och transparens som en viktig del av framgångsreceptet. Även om det fanns en viss tveksamhet till en början försvann den när medarbetarna såg den praktiska nyttan av ordning och reda i form av effektivare flöden och minskad stress.

– Men för att kunna övertyga teknikerna i verkstaden var jag först tvungen att övertyga mig själv. Så jag började sortera i mina egna skrivbordslådor med fack för alla saker. Även där hemma började jag rensa i kökslådorna och plockade bort allt som inte användes. Det var då jag märkte skillnaden, berättar han.

Även ekonomiskt gav det inledande projektet ett positivt resultat. En beräkning som gjordes visade att bara en sådan enkel sak som att teknikerna slapp att springa och leta efter luftklockor gav en besparing på uppemot 30 000 kronor på årsbasis för varje tekniker. En annan utvärdering som gjordes efter sju månader visade på en intäktsökning på totalt 1,3 miljoner kronor i verkstaden i Linköping – huvudsakligen till följd av den tidsbesparing som vunnits genom bättre ordningsföljd och placering av verktyg.

Roligare på jobbet

– Men det bästa med projektet är egentligen inte det ekonomiska resultatet, utan att medarbetarna fått bättre arbetsmiljö. De har blivit mer självständiga, stressar mindre och har roligare på jobbet, sammanfattar Per Fahrman.

Ett sätt att öka medarbetarnas delaktighet har också varit att sätta upp förbättringstavlor ute på arbetsplatserna. Förbättringstavlorna fylls ständigt på med förbättringsförslag och avvikelser som arbetsgrupperna själva kan åtgärda och som därefter bockas av efterhand.

– Även PDCA-cykeln (Plan, Do, Check, Act) finns med för att försäkra sig om att varje punkt arbetas igenom ordentligt. Att medarbetaren vet att det följs upp är en trygghet då man känner sig osäker på ett nytt arbetssätt, påpekar han.

Det Lean-inspirerade förbättringsarbetet har därefter fortsatt på avdelning efter avdelning på Engströms Bil, inklusive administration och försäljning. En riktig skjuts fick arbetet efter att man genomfört ett 5S-projekt (se faktaruta) i hela koncernen.

– Med 5S fick vi en gemensam, standardiserad syn på vad vi ska göra och hur verksamheten ska bedrivas för att eliminera slöserier, säger Per Fahrman.

Överallt i organisationen har Lean-arbetet gett upphov till både små och stora förändringar. På den administrativa sidan upptäckte man till exempel att arbetsro var ett eftersatt område eftersom medarbetarna satt tätt och störde varandra. Det utmynnade i att arbetsplatsen omdisponerades för att bli effektivare.

Per Fahrman vid en av förbättringstavlorna där medarbetarna kan fylla på med förbättringsförslag och avvikelser.
Per Fahrman vid en av förbättringstavlorna där medarbetarna kan fylla på med förbättringsförslag och avvikelser. Foto: Leo Olsson

Förbättringsråd driver på

Men som alltid gäller det att hålla i och hålla ut så att förbättringsarbetet inte avstannar. Bland annat har man inrättat ett förbättringsråd, som leds av Per Fahrman, där allt från ledningsgruppen till avdelningscheferna ingår – totalt 17 personer från samtliga av koncernens anläggningar.

– Syftet med rådet är att sprida kunskap om best practice och kunna lyfta saker och ting som inte fungerar i verksamheten, förklarar han.

Trots att Engströms Bil nu arbetat med Lean i flera år betonar Per Fahrman att det finns mer att göra. Att arbeta systematiskt med kvalitet och förbättringar har bara en början – aldrig ett slut.

Det som nu står närmast på tur är en genomlysning av processerna samt att tydliggöra dem grafiskt på ett bättre sätt. För närvarande håller man till exempel på att titta på serviceprocessen.

– Många tror att Lean kräver heltidsarbete för att rulla på. Men det behöver inte vara så över tid. Konsten är att övertyga dem i processen man tittar på att de kan jobba vidare med stöd av Leanprinciperna. Jag får ibland frågan av personer på andra företag som undrar hur man ska få tid att göra det här. Då brukar jag vända på frågan och säga: hur har man tid att inte göra det här?

Nöjda kunder

Hur tror du kunderna märker förbättringsarbetet?

– Det kanske är svårt att koppla kundnöjdheten till en viss metod. Men i ett framgångsrikt förbättringsarbete hänger alla delar ihop. Nöjdare medarbetare ger nöjda kunder, vilket är grunden för långsiktig lönsamhet, sammanfattar Per Fahrman.

Kvalitetsprofilen

Kunskapsmaterial

Utbildnings-tv

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.