Ledningssystem ger stöd i tuffa tider

Att göra rätt saker utifrån kundens perspektiv, att få ordning och reda på verksamheten och att ha verktygen för att snabbt kunna utvecklas och växa. Argumenten duggade tätt när fem företag i luleåregionen debatterade hot och möjligheter för system för verksamhetsledning.

Passar alla

En av huvudpoängerna var att ett ledningssystem inte bara är något för stora verksamheter, utan minst lika viktigt för att det lilla företaget ska få kraft att utvecklas.

– Det är vi ett levande exempel på, konstaterade Anita Grönlund, regionchef för Läkarjouren i Luleå som trots kristider vuxit snabbt det senaste året.

Enligt Anita Grönlund har den struktur som arbetet med ledningssystemet gett varit en förutsättning för att snabbt kunna växa, både när det gäller verksamheten som sådan och att kunna introducera ny personal.

Även Gustav Zerpe på industriteknikföretaget Kossab framhöll ledningssystemet som en förutsättning för att vara kunna vara snabb i vändningarna i en föränderlig värld.

– Ledningssystemet är ett verktyg för att utvecklas i en snabb takt. Det är ett måste för ett litet företag.

Rullar inte tillbaka

Gemensamt för deltagarna i debatten var att de alla kom från verksamheter som valt ISO-vägen för sina respektive ledningssystem. Det förklarades dels med kundkrav, dels med fördelen med externa revisioner och arbeta med ett internationellt gångbart system. Men även om certifikatet var ett kundkrav hade alla inlett arbetet utifrån ett behov och en vilja inifrån företaget.

– Vi ville ha ordning och reda på arbetssätten och genom att dokumentera och bygga upp ett ledningssystem får vi en bromskloss som ser till att arbetet inte rullar tillbaka utan fortsätter utvecklas framåt. Drivkraften är i första hand att skapa ett stöd som är till nytta för verksamheten, sa Ulrika Hällsten på SSAB.

Hans Andersson på Nova Industries framhöll att det är viktigt att föra en dialog med kunden.

– Det viktigaste är ju att veta vad kunden vill ha och bygga systemet i samverkan med kunden, sa han.

Finns inga genvägar

Och för att få ett system som bygger på verksamhetsnyttan kan man inte ta några genvägar med färdiga mallar och dokument. Arbetet tar tid, och kräver att man sätter sig in i vad frågeställningarna innebär för den egna verksamheten.

– Ta inte tillfället i akt att administrera sönder företaget, utan se till att hela tiden utgå från verksamhetsnyttan. Se upp så ni inte skapar en regelstyrd organisation, varnade Anders Nilsson, Luleå Hamn.

6 tips för lyckat införande av system för verksamhetsledning:

1. Ta täten. Se till att chefer och ledare får grundläggande kunskap och förstår vad det innebär.

2. Se till verksamhetens behov. Försök inte kopiera, klippa och klistra från andras system.

3. Fråga kunderna. Vilka krav ställer de?

4. Se till att nyttja och ta vara på medarbetarnas kompetens i detta arbete.

5. Ta hjälp utifrån. Det gör det lättare att få en snabb start och komma igång i rätt ände.

6. Avsätt en person som håller ihop arbetet.