Så satte logistikjätten kvalitet överst på dagordningen

– När jag kom hit var det inte samma rutintänk, men idag är kvalitetsmedvetandet starkt i alla led. Förut var det Q, alltså företagets kvalitetsfunktion, som utredde och skrev alla rutinbeskrivningar Nu gör varje chef eller underställda experter det och Q är en granskande- och godkännande funktion. Det gör att Q kan fokusera på följa upp övergripande strategier, vilket har skapat ett fantastiskt flow, säger han.

Rätt nivå en utmaning

Innan DHL hade Jonas Widinghoff främst arbetat med kvalitet i läkemedelsbranschen. Han blev fast anställd på DHL år 2020 och började då syna förbättringsprocesserna i sömmarna.

Den största utmaningen i övergången till logistikbranschen har varit att anpassa kvalitetsnivån utifrån kundkraven. Inom läkemedelsbranschen är kraven så högt ställda som de kan bli, eftersom ett enda litet misstag kan få fatala konsekvenser. Kvalitetskraven inom logistikbranschen ser annorlunda ut, eftersom kundgruppen är så pass bred och varierad. Anläggningen i Sigtuna leverar till 20 olika företag inom allt från fordonindustrin till Life science/Healthcare och tobaksindustrin.

– Det kanske inte är alla som kräver att man använder verktyg såsom CAPA och Change Control – fundamentala verktyg i läkemedelsindustrin – i hanteringen av deras material, utan en mer pragmatisk approach och kvalitetsstyrning. Utmaningen ligger i att hitta precis rätt nivå, säger han.

Gemba skapar trygghet

Vi passerar avdelningen för farligt gods. En man hejar glatt innan han öppnar en ångande frys märkt med en varningssymbol.

Säkerhetshandskarna är på och skyddsskorna likaså. Att nivån på kvalitetskrav varierar mellan kunder påverkar inte betydelsen av en lagerarbetares uppdrag, framhåller Jonas Widinghoff. Varje enskild anställd ska känna att den har en avgörande betydelse i leveranskedjan. Kulturbygget präglar all personalkontakt, från morgonmötena till utvärderingssamtalen.

På DHL Rosersberg arbetar man också enligt det klassiska japanska synsättet Gemba; om man syns ute på golvet och är tillgänglig ökar den enskildes engagemang och känsla av sammanhang.

– Om vi är synliga och möter de anställda mer i arbetet blir det också lättare för den enskilde att se sin egen betydelse för verksamheten. Vi är exempelvis väldigt tydliga med att man aldrig ska skämmas över att uppmärksamma om något går fel. 

DHL är certifierade mot bland annat Iso 9001 och Good distribution practice och Good manufacturing practice, som säkrar distribuering- lagring- och tillverkningskvalitet. När Jonas Widninghoff får frågan om standarders egentliga värde är han först tyst en liten stund.

– Standarder har en stor betydelse om man använder dem som det är tänkt. Det som är bra med Iso är att den tillåter att man sätter nivån utifrån de egna behoven. Och för oss har Iso varit en hjälp att anpassa oss utifrån de olika kundernas behov och hitta rätt nivå.

DHL i Sigtuna har även ett internsystem OMS (operation, management, system) som påminner om lean. En tydligare systematik kombinerat med en kultur som hyllar rapportering av fel har gjort att de mest kritiska avvikelserna mot kunder – som kunderna själva har upplevt är väldigt kritiska – har gått ner från 60 stycken per år till närmast noll.

Ledningens stöd avgörande

För att ytterligare höja medarbetarnas motivation har kvalitetsgruppen initierat ett gamification-inslag. Det är en intern liga, eller snarare en slags visualiserande mätning, där de anställda helt anonymt kan se hur de ligger till kopplat till företagets KPI. Anonymiteten förhindrar att rivalitet eller osund stress uppstår och responsen har varit uteslutande positiv. Att ha ledningen med sig under stora förbättringsprocesser är A och O, förklarar Jonas Widninghoff.

– Jag har ett jättemandat. Om man inte har det förtroendet går det inte att genomföra något överhuvudtaget, säger han, och tillägger lite generat att han verkligen vurmar för kvalitet.

– Men det går inte alltid att mäta i pengar. Det är ofta mer osynliga och långsiktiga insatser som har störst effekt, så våga håll i ett projekt hela vägen fram.