Ledningssytem effektiviserar primärvården

Primärvården i Falkenberg består av åtta basenheter med närmare 30 underenheter. I dessa ingår förvaltning, vårdcentraler, rehabilitering, folktandvård och forskning och utveckling.

– Jag tror att vi är ett av de första primärvårdsområdena som har ett gemensamt kvalitetsledningssystem för både hälso- och sjukvård och tandvård och som dessutom är certifierat, säger Louise Kilström, kvalitets- och it-utvecklare, som tillsammans med verksamhetschefen på Basenheten, Aina Suneklis, har arbetet med att införa kvalitetsledningssystemet.

Standarden som uppslagsverk

I april 2001 började planeringen för att införa kvalitetsledningssystemet.

– I december kunde hade vi stommen till kvalitetsledningssystemet klar och fick i januari 2002 klartecken av ledningen att förbereda för en certifiering, berättar Louise Kihlström.

Primärvården i Falkenberg har inte slaviskt följt standarden när man infört ledningssystemet. Istället har man utgått från verksamheten och mer använt standarden som ett uppslagsverk.

– Det handlade väldigt mycket om att samla ihop den dokumentationen som fanns och komplettera där det fanns brister, förklarar Louise Kihlström.

Enkelt och lätt

I Falkenberg har man satsat på att ledningssystemet ska ha en övergripande funktion. En ledstjärna i arbetet har varit att kvalitetsledningssystemet ska vara så enkelt som möjligt.

– Vi ville att dokumentationen bara skulle omfatta en enda pärm och att det inte skulle vara för krångligt och för mycket ord, berättar Louise Kihlström.

Man valde tidigt att ledningssystemet inte skulle omfatta vårdrutinerna i verksamheten. I Falkenberg har man istället valt att satsa på gemensamma processer som till exempel resursfördelning, kompetens, omhändertagande av patienter, utvärdering och förbättringar.

Nya versionen bättre

Exempel på processer som nu styrs av ledningssystemet är läkemedelshantering, personalintroduktionen, rekrytering, kompetensutveckling och avvikelsehantering för såväl administration som för varor och tjänster.

– Vi har länge arbetat med kaizen-metoden för förbättringar, men kände att vi behövde ett system som ger oss en mer övergripande kontroll av verksamheten, säger Louise Kihlström.

Att välja ISO 9000 var dock ingen självklarhet, men när den nya versionen kom blev kraven på dokumentation tillämpbara även i hälso- och sjukvård. Louise Kihlström menar att standarden nu är ett väl anpassat verktyg för deras verksamhet.

Ingen hyllvärmare

Motståndet till att inför ett övergripande ledningssystem var till att börja med stort. Under introduktionen bland medarbetarna var reaktionerna ofta att det var omständligt, för omfattande och för krångligt.

– Inte en pärm till var en vanlig reaktion vi fick, berättar hon. Men nu när ledningssystemet är implementerat i verksamheten är de allra flesta nöjda och menar att det har blivit ett bra verktyg som vi har konkret nytta av.

Interna revisioner

Louise Kihlström menar att en del av framgången är att de lyckats göra kvalitetsledningssystemet till en levande del av verksamheten och inte en pärm i hyllan. En viktig del för att hålla ledningssystemet levande är de interna revisioner som ständigt pågår av verksamheten. Det är också genom de interna revisionerna som många av avvikelserna kommer fram.

– Det fanns en skepsis i början mot att man skulle komma från andra enheter och göra internrevisioner, men den inställningen har vänts och nu funkar det jätte bra. Det är också revisorerna som tar fram många av förbättringsmöjligheterna, berättar Louise Kihlström.

Förbättringsförslagen från internrevisionen leder till en konkret handlingsplan för vad som ska åtgärdas, vem som ska göra det och när det ska vara klart.

– Dessutom ger internrevisionen möjlighet till kunskapsutbyte genom att erfarenheter sprids mellan verksamhetens olika enheter, säger hon.

En annan stor del i det levande ledningssystemet har infotorget som är ett it-verktyg för intern dokumenthantering. Eftersom primärvårdsverksamheten är utspridd har det varit viktigt. I en gemensam dokumentkatalog som är sökbar kan man snabbt hitta information om verksamheten och förbättringar får ett kontinuerligt och tydligt genomslag i hela verksamheten.