Inga produkter i varukorgen.
Lista: Frågorna som måste ställas när affärssystem går i graven
Upphandling Vad händer med ditt företag om ett viktigt systemstöd plötsligt upphör? Om det rör sig om exempelvis affärssystemet, eller fastighetssystemet för ett fastighetsbolag, blir konsekvenserna för organisationen stora. Kvalitetsmagasinet har pratat med Henrik Smidskog vid konsultbolaget Meta om hur företag bör agera.
Det är lättare att göra rätt med en beredskapsplan. Foto: StockAdobe
– Det är ett jätteproblem varje gång man ska byta system, och det blir ett ännu större problem när man inte väljer det själv utan att det kommer från leverantörshåll. Detta eftersom företaget inte själv har gjort tankearbetet kring bytet utan snabbt behöver ställa in sig på en förändring – på någon annans bevåg, säger Henrik Smidskog, seniorkonsult på META med fokus på värdeskapande digitalisering och verksamhetsnytta i fastighetsbranschen.
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Kvalitetsmagasinet premium
Läs vidare – starta din prenumeration
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
Det allra första man ska göra är att analysera den situation som företaget befinner sig i. Under vilka förutsättningar går det använda det befintliga systemet innan man lyckas hitta en ny lösning, hur lång tid har man på sig att söka reda på en nytt system innan leverantören avvecklar det gamla, och så vidare. Kontrollera uppgifterna i avtalet och ta reda på vad som gäller uppsägningstider, support och underhåll.
– De flesta leverantörer aviserar i ganska god tid, ungefär ett och ett halvt-två år, vilket är helt rimligt. Men sedan finns det aktörer som är betydligt mindre och där all kompetens sitter i två personer. Om de två väljer att lämna samtidigt har man ett stort problem – då måste man agera väldigt snabbt, säger han.
Om man är en upphandlande myndighet behöver man ha tid att göra en analys och sjösätta ett upphandlingsprojekt när ett nytt affärssystem ska tillsättas. Den typen av arbete kräver ordentligt med framförhållning, förklarar Henrik Smidskog. Men även privata bolag behöver ha en beredskap för avveckling av rådande affärssystem.
– Även om det inte finns tvång på att behöva göra upphandling så som för offentliga företag så behöver även privata bolag ha en tydlig kravställning för att kunna välja rätt, och för att kunna fatta snabba beslut om så krävs, säger Henrik Smidskog.
Fakta
Frågor som måste besvaras inför byte av affärssystem
- Hur ser balansen ut mellan beställare och leverantör i det nya avtalet? Det är ofta stor skillnad på avtal som beställaren tagit fram i upphandlingen och leverantörens standardavtal.
- Uppfyller det nya avtalet de krav som ställdes i den ursprungliga upphandlingen?
- Har support och underhåll fungerat bra eller är det dags att se över de styrande villkoren i avtalet?
- Vad är det gamla avtalet värt om man byter system?
- Gäller ens det gamla avtalet eftersom förutsättningarna ändras med nytt system?
- Projektet att “uppgradera” till ersättaren och hur ser då projektavtalet ut för att säkra en snabb, effektiv och korrekt leverans?
- Ställs nya krav ur ett informationssäkerhetsperspektiv med en annan driftsplattform?
- Ställs nya krav på exempelvis Cloud?
Källa: Meta Affärsstödsutveckling
