Lokaluthyrning med kvalitet

Långsiktigt arbete

Thomas Fuchs talar gärna om det långsiktiga förädlingsarbete som pågått sedan Vasallen tog över A4 1997. Hittills har 470 miljoner kronor investerats under ledning av honom och de tre medarbetarna. Arbetet har genomförts mycket systematiskt och Thomas Fuchs framhåller att de hittills inte missat något inflyttningsdatum eller sällan överskridit någon offert. Förklaringen menar han finns i det systematiska kvalitetsarbete som man arbetat med sedan han blev vd i A4 Vasallen 1998.

– Jag hade tidigare, bland annat som egen företagare, intresserat mig för olika kvalitetsverktyg, berättar Thomas Fuchs. Jag tror också att det är viktigt att man har många olika verktyg att arbeta med. I många sammanhang använder man nog för få verktyg.

Kunna grunderna

Enligt honom gäller det även att kunna använda verktygen på rätt sätt och kunna dem från grunden. Dock ryggar han från det faktum att kvalitetsarbete och kvalitetssystem ofta har en tendens att bli för teoretiska.

– Då blir det lätt viktigare att följa systemen än att göra rätt, säger han.

Då de fyra på Vasallen varit så få, samtidigt som de är ett stort företag, har de varit tvungna att hitta rätt stödsysem för att utveckla verksamheten. Dessa har sett väldigt olika ut, men en huvudtes under arbetet har varit att inte leta fel utan istället möjligheter till ständiga förbättringar.

– Det kan verka som om det handlar om samma sak för den oinvigde, men det är definitivt skillnad, betonar Thomas Fuchs. Det viktiga är att ha verktyg när fel uppstår, dessutom spelar inte vissa fel någon roll. Viktigast är att aktivt försöka undvika fel i så hög utsträckning som möjligt.

Olika verktyg

Vilka verktyg har man då använt? Ja, bland annat började man med att göra en verksamhetsbeskrivning utifrån SIQ:s modell. Här har kompetensutveckling med personalen genomförts, processbeskrivningar gjorts och ledningens arbetssätt granskats.

– Vi har även använt vissa bitar i ISO 9001 och för våra energistyrningssystem i fastigheterna har vi utnyttjat Sex Sigma och i miljöarbetet har det handlat om ISO 14000, säger Thomas Fuchs.

På frågan om vilket verktyg som fungerat bäst lyfter han dock fram det förslagssystem till förbättringar som man använt. Det har gått ut på att varje medarbetare ska lämna in ett förbättringsförslag varje vecka och att alla ska genomföras. För varje förslag har 50 kronor lagts till fikakassan.

Har det då inte varit någon risk att dåliga förslag också måste genomföras?

– Man får de förslag man förtjänar, konstaterar Thomas Fuchs. Under 2002 fick vi in 170 förbättringsförslag som genomförts. Man kan se dessa som många små steg. Det kan handla om nya inköpsrutiner, förändringar i energirapporteringen och så vidare.

Examinerades 2001

Ett led i kvalitetsarbetet har varit att A4 Vasallen examinerade sin verksamhetsbeskrivning 2001. När man året därefter gjorde samma sak erhöll man Kvalitetsutmärkelsen i Jämtlands län för sin kundorienterade verksamhetsutveckling.

– Vi var inte färdiga 2001, men genom att vi deltog i tävlingen fick vi förbättringsförslag vilket ledde till att vi lyckades bättre 2002. När man deltar i en examination får man ett enormt konsultarbete genomfört av duktiga examinatorer, betonar Thomas Fuchs.

Han betonar att det tar tid att skriva ihop en verksamhetsbeskrivning, men att man man får många fördelar när arbetet väl är genomfört. Bland annat har man med ett genomtänkt arbete hittat en metod för att sköta entreprenader och byggprojekt som hittills inneburit att 16 av 17 hållit sin budget. Man har själva exempelvis hand om kalkylerna och upphandlingen.

– Vi lejer inte bort kalkyler till några konsulter då vi är extremt utsatta för leverantörer, säger Thomas Fuchs. Då har vi själva ansvaret och har ingen att skylla på.

Mycket uppföljning

A4 Vasallen genomför ofta kundundersökningar för att följa upp sitt kvalitetsarbete. I detta sammanhang är begreppet ”garanterat nöjda kunder” centralt.

– Vi vill ha kunder som är så nöjda att de aktivt rekommenderar oss, säger Thomas Fuchs

I det lyckade kvalitetsarbetet ligger förutom mångfalden i verktyg just en gemensam attityd där man är öppen för nya idéer och för att prova något nytt.

– Det måste vara självklart att arbetet ska vara roligt och meningsfullt, konstaterar Thomas Fuchs. Därför har vi exempelvis alltid taklagsfester för att betona att allas arbete är viktigt.