Med människan i centrum

Från toppstyrning och revirtänkande till delaktighet och nöjda medarbetare. Universitetsservice vid Umeå universitet har kommit långt på sin kvalitetsresa. Och det är förmågan att skapa en kultur där alla får synas och vara med som är nyckeln till framgången.

Det är en lång och tidvis motig kvalitetsresa som Universitetsservice vid umeå universitet genomgått. För snart femton år sedan drog verksamhetschefen Siv Olofsson igång förändringsarbetet. Verksamheten, som då bestod av nio olika resultatenheter som alla gick med förlust, skulle förvandlas från en toppstyrd organisation där medarbetarna hade liten möjlighet att påverka sitt arbete till en där de olika resultatenheterna skulle bedrivas som företag.

Men att vända den stora skutan med mer än 300 medarbetare visade sig bli en tuff uppgift. När Siv Olofsson började prata om målstyrning och att de olika enheterna skulle ha egen budget var det många som rynkade på näsan. Att alla medarbetarna fick delta i företagsspel för att lära sig de den ekonomiska terminologin möttes också med misstänksamhet. Varför skulle en lokalvårdare lära sig ekonomi och företagande?

Skapa förståelse

– För mig är det självklart att ju mer man förstår att det man gör påverkar resultatet, desto mer intresserad blir man av att utföra sitt jobb på bästa möjliga sätt, poängterar Siv Olofsson.

Men det enträgna arbetet, som bland annat inkluderat TQM och processkartläggning, metaplaner, verktyget Språngbrädan och SIQs verktyg för kundorienterad verksamhetsutveckling, har gett resultat. Hon konstaterar att verksamheten idag bemöts av en helt annan respekt av de som köper deras tjänster. Att kunna tala om för andra vad de producerar och visa på konkreta resultat gör också att deras kunder får en större förståelse för verksamheten. Idag präglas Universitetsservice av en kultur där alla känner delaktighet och engagemang i sitt arbete och som grädde på moset fick de ta emot SIQs erkännande för framgångsrik kvalitetsutveckling 2005.

– Det känns mycket värdefull för oss att få SIQs erkännande. Våra medarbetare har nu svart på vitt att det gör ett fantastiskt arbete som de verkligen kan vara stolta över, kommenterar Siv Olofsson.

Ser hela människan

Idag består Universitetsservice av fjorton olika verksamhetsområden som inkluderar allt ifrån lokalvård till skrivningsbevakning. Eftersom Universitetsservice är en personalintensiv organisation insåg man snart att det är viktigt att medarbetarna håller sig friska. För fem år sedan inrättades därför Friskvårdsenheten och förutom utvecklingsplaner för för den enskilda medarbetarens yrkesmässiga utveckling har man nu börjat jobba med individuella hälsoplaner.

Mycket av arbetet handlar om att snabbt fånga upp spirande problem så att medarbetaren överhuvudtaget inte ska behöva bli sjuk. Siv Olofsson förklarar att deras målsättning är att medarbetarna ska vara på jobbet.

Friskvårdssatsningen har snabbt gett resultat med sjunkande sjukfrånvaro. Idag ligger korttidssjukfrånvaron på två procent i snitt och även långtidssjukfrånvaron som idag är 4,1 procent sjunker.

Positiv människosyn

– Många av våra medarbetare går till jobbet i stället för att stanna hemma om de känner av besvär i exempelvis axel eller rygg. De vet att de snabbt kan få bra hjälp här på jobbet, berättar Siv Olofsson och förklarar att detta är något som också verksamheten i sig tjänar på. Minskad sjukfrånvaro har dessutom inneburit minskade kostnader och strul med att ta in vikarier.

Siv Olofsson tror en viktig del i framgångarna är att de har lyckats bygga en kultur där hela organisationen genomsyras av en positiv människosyn. Utgångspunkten är en tro på att alla vill göra ett gott jobb, från ledning ned till de enskilda medarbetarna.

– Egentligen är det väldigt enkelt. Alla vill synas och känna att de är en del i ett större sammanhang, säger hon. Man vill se resultatet av sitt arbete, se att man uppnår sina mål och få en återkoppling på det man gör.

Kvalitetsprofilen

Kunskapsmaterial

Utbildnings-tv

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.