Modell minskar kommuners kostnader

Inom kommunal verksamhet har man generellt sett liten erfarenhet av att systematiskt arbeta med kvalitetsbristkostnader. Inom den privata sektorn har man dock under många år arbetat med att försöka hitta och synliggöra kvalitetsbristkostnader. Där finns det uppskattningar som pekar på att mellan 10 och 30 procent av den totala omsättningen kan bestå av kostnader för kvalitetsbrister. Mycket tyder på att samma förhållande också kan gälla för den offentliga sektorn.

Pröva modellen

Svenska kommunförbundet har startat ett pilotprojekt för att testa en modell som ska hitta sambanden mellan kostnader och kvalitet. I projektet deltar Umeå, Kalix, Söderköping och Avesta. Tanken är att de ska försöka identifiera var i verksamheten som man har en merkostnad av att man producerar extra arbete på grund av att man tvingas korrigera brister i verksamhetens tjänster.

– Vi vill till att börja med pröva grundstrukturen i modellen, berättar Lena Langlet på Svenska kommunförbundet. Men varje kommun har friheten att själva välja hur de vill avgränsa och lägga upp sina projekt utifrån modellen.

Konkreta projekt

Lena Langlet menat att de stora kvalitetsbristkostnaderna förmodligen finns i de långa processerna på ett stort samhälleligt plan. De kan dock svåra att komma åt och dessutom vet man ännu lite om vilka effekterna av förbättringar av dessa brister ger. Kommunerna har därför valt att inrikta sina projekt på väldigt konkreta processer som lätt kan följas upp och utvärderas.

I Umeå kommun har man arbetat med projektet i ungefär ett år. Där har de valt att bland annat titta på kvalitetsbristkostnader inom socialtjänsten och den tekniska förvaltningen.

– På socialförvaltningen har vi tittat på hanteringen med utbetalning av försörjningsstöd och på tekniska förvaltningen har vi sett på vad dåligt packade ledningsgravar när man gräver i vägar kostar, berättar Johan Hörnqvist på Umeå Kommun.

Mycket att spara

När det gäller försörjningsstödet har Umeå försökt se vad bland annat dåligt ifyllda blanketter innebär i form av extra arbete med att exempelvis komplettera informationen och söka kontakt med bidragssökanden. När det gäller ledningsgravarna har man försökt att åtgärda det extra arbete som man tvingas till när ledningsgravarna är dåligt packade och vintern gör att det blir sättningar i gatan.

Johan Hörnqvist menar att det finns stora effektiviseringar att göra genom att minska kvalitetsbristkostnader inom kommunerna. I Umeås två exempel har man räknat fram kvalitetsbristkostnader för mer än tre miljoner kronor. När det gäller projektet inom socialtjänsten så har de beräknat att kvalitetsbristkostnaden på grund av bristande beslutsunderlag medfört extra arbetstid för handläggarna med 2900 timmar vilket betyder en kostnad på 550 000 kronor per år. Kvalitetsbristkostnaderna på grund av dåligt packade ledningsgravar i vägar hamnar på 2,7 miljoner kronor per år om man lägger ihop den extra arbetstiden för handläggare och entreprenadkostnader.

Goda exempel

Modellen innebär också att genomföra ett förbättringsarbete. För Umeås del innebära det konkret att man har utarbetat en anvisning till de entreprenörer som arbetar med ledningsgravarna, och att man när det gäller försörjningsstödet tittar över blankettens utformning, vilket stöd som ges och hur tillgängliga handläggarna är för att ge information.

– Ett av huvudsyftena med pilotprojektet är att ta fram konkreta exempel som man kan lyfta fram för att öka intresset för att arbeta med kvalitetsbristkostnader, berättar Lena Langlet.