Ny metod för utveckling av verksamheten

Det är chefens intresse som är avgörande för om verksamhetsutvecklingen ska bli långsiktigt framgångstik. Det säger Kjell Ekbladh, vd för Scandinavian TQM Institute, som utvecklat en ny metod för verksamhetsutveckling i kommuner, landsting och staten.

Scandinavian TQM Institute, STQM, har arbetat fram den nya metoden för verksamhetsutveckling i ett projekt inom ramen för regeringen satsning på utveckling av den kommunala konsumentverksamheten.

– Men den här metoden passar för verksamhetsutveckling av många olika offentliga verksamheter eftersom den bygger på principerna utveckling av styrning och på perspektiven kund, medarbetare och processer, säger Kjell Ekbladh.

Som underlag för metoden har STQM gjort ett omfattande intervjuarbete där närmare 90 chefer, antingen centralt placerade chefer eller förvaltningschefer svarat på en mängd frågor om hur styr- lednings- och kvalitetssystem används i kommunerna idag.

– Det gav oss ett brett perspektiv på hur vi skulle utforma metoden för att den ska kunna tillämpas oavsett vilket system som kommunerna använder idag, berättar Kjell Ekbladh.

Den bild som tonade fram var att kommunerna i mycket hög grad saknar samlade, metodiska och systematiska kommunövergripande styrning av verksamhetsutveckling.

– Det finns generellt sett en övertro från cheferna på att verksamhetsutvecklingen sköter sig själv, säger han. Ofta nämnde de målstyrning som en modell, men chefskunskapen om metoder för verksamhetsutveckling visade sig vara mycket dålig.

DET SOM OCKSÅ TONADE FRAM I INTERVJUERNA VAR ATT CHEFERNA VAR BEKYMRADE ÖVER POLITIKERNAS BRISTANDE INTRESSE FÖR, OCH KUNSKAPER OM, VERKSAMHETSUTVECKLING. KJELL EKBLADH MENAR ATT DETTA ÄR ANMÄRKNINGSVÄRT EFTERSOM DET BÖR VARA ETT STARKT PRIORITERAT INTRESSE ATT FÅ UT BÄSTA MÖJLIGA NYTTA AV DE KOMMUNALA RESURSERNA.

– Det är ALLVARLIGt ATT SÅ MÅNGA KOMMUNER verkar SAKNA VISIONER OCH STRATEGIER FÖR ATT LÅNGSIKTIGT MÖTA FRAMTIDEN, säger Kjell Ekblah.

Men chefernas intresse för verksamhetsutveckling är betydelsefull för hur verksamheten ska utvecklas.

– Jag skulle vilja påstå att cheferna intresse för verksamhetsutveckling är helt avgörande för att nå långsiktig framgång med verksamhetsutveckling, säger Kjell Ekbladh. Det är först när cheferna skaffar sig grundläggande kunskaper som utvecklingen kan ske med någon sorts systematik.

Han menar att behovet av nya grepp och metoder för att stödja verksamhetsutveckling är stort och att det är i detta sammanhang som STQM:s nya metod är intressant.

Metoden har två utgångspunkter. Den ska vara generell och den ska vara användbar oavsett hur långt man kommit i sin verksamhetsutveckling och vilken modell man använt sig av. Möjligheten finns också att välja att inrikta metoden på utveckling av chefer eller alla medarbetare

Därför är den indelad i fem olika nivåer där den första är en allmän orientering av verksamhetsutveckling. Det handlar om grunderna i hur man kan styra en verksamhet genom exempelvis hur man arbetar med målformuleringar och visioner. Den andra nivån tar upp hur man arbetar systematiskt med kundperspektivet.

– Det innebär att vi behandlar frågor som vad det är man erbjuder, vilken kvalitet det ska hålla, hur man kan mäta och följa upp, berättar Kjell Ekbladh.

Den tredje nivån har ett medarbetarperspektiv och innebär att man tittar på ledarskap, arbetsmiljö och kompetensutveckling.

– På den här nivån kan man också välja att också certifiera sig enligt det nya ledningssystemet för kompetensförsörjning som vi varit med om att utarbeta, berättar Kjell Ekbladh.

I nästa nivå inriktar man sig på processer. Det handlar exempelvis om att göra en processkartläggning och om att identifiera kvalitetsbristkostnader som enligt Kjell Ekblah sannolikt är höga i kommunerna men dessvärre ofta okända. På den sista nivån har man till slut nått så långt att man ska kunna ha ett certifierbart system.

– Sedan kopplar man en grundläggande utbildning till de olika stegen, säger Kjell Ekbladh. det kan antingen handla om att hela personalen deltar eller att man utbildar interna så kallade utbildningsledare i organisationen, förklarar Kjell Ekbladh.

Vilket stöd och på vilken nivå i metoden som en organisation bör starta avgörs av en självskattning som utgår från de frågeställningar som finns i metoden. Självskattningen görs med hjälp av samtal.

– Man lägger upp hela arbetet med metoden efter vad man kommer fram till i självskattningen. Många organisationer har faktiskt kommit en bit på väg, men sedan har verksamhetsutvecklingen stannat av på grund av olika orsaker, säger Kjell Ekbladh.

Fakta

Den nya modellen

* Består av fem nivåer: målstyrningsperspektiv, kundperspektiv, medarbetarperspektiv, processperspektiv och certifierat ledningssystem.

* Innehåller sammanlagt 13 instruktionshäften. Ett teorihäfte och ett arbetshäfte till varje nivå och ett allmänt teorihäfte, ett arbetshäfte för ständiga förbättringar, ett arbetshäfte för verktygslåda.

* Metoden kräver dessutom viss utbildning av chefer.

* Metoden kan anpassas för utveckling av olika typer av verksamheter inom offentlig sektor.

* Man kan inrikta utvecklingen mot chefer eller som breddutbildning av alla medarbetare.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.