Odense kommun bygger medarbetarna först

I samband med ett stort it-projekt i danska Odense kommun blev det tydligt att kommunen behövde utveckla sina arbetssätt. Dokumentation av arbetsflöden saknades och det var stor variation på hur arbetet utfördes av medarbetarna på de olika avdelningarna. Dessutom varierade kvaliteten på utbildningen av nya och befintliga medarbetare och det fanns ingen metod för att säkra arbetsprocesserna.

– Vi hade deltagit i en TWI-konferens i Köpenhamn under sommaren 2014 och blev övertygade om att det var rätt metod för att få en mer systematisk upplärning, enhetliga standarder samt tydligare styrning av olika arbetsuppgifter, säger Thomas Ilskov, driftskonsulent på Odense kommun.

Bygga människor

TWI bygger på Toyota-principen ”vi måste bygga människor innan vi bygger bilar” och hänger bra ihop med kommunens arbete med Lean. Metoden handlar till stora delar om att förändra beteenden. Förutom att beskriva arbetsflöden och standarder läggs stort vikt vid träning och utbildning, inte minst av nya medarbetare, med fokus på att vässa arbetsflöden och rutiner så att man lägger tid på rätt saker.

Bland annat avsätter cheferna i Odense kommun två dagar i veckan åt aktiviteter relaterade till TWI, som till exempel träning, utbildning och processer, allt enligt en fastställd veckoplan. Kommunen har även utbildat ett antal interna jobbtränare som är en del av en bredare och mer omfattande implementering av metoden i andra delar av den kommunala förvaltningen.

– Vi har valt att noggrant följa metodiken, som är väldigt precist definierad, i våra pilotprojekt, säger Thomas Ilskov. Projekten har omfattat cirka 120 anställda från fem olika delar av förvaltningen och vi kan tydligt se att TWI bättre har svarat upp mot våra utmaningar än tidigare metoder.

Goda resultat

De pilotprojekt som drogs igång förra hösten har gett goda resultat. 64 procent av medarbetarna tycker att de har blivit bättre på att utföra sina arbetsuppgifter och 71 procent tycker att uppgifterna blivit lättare att utföra. Medarbetarna upplever också att det har blivit tydligare kring vad som förväntas av dem, vilket gör att de flesta medarbetare anser att TWI har bidragit till en ökad trivsel på arbetsplatsen. Dessutom har kvaliteten i mötet med medborgarna blivit bättre samtidigt som handläggningstiden för ärenden minskat.

– Resultaten är så goda att de talar för sig själv, säger Thomas Ilskov. Det finns naturligtvis motstånd, det gör det alltid när du vill förändra något, men vi ser att motståndet försvinner när chefer och medarbetare lär sig mer och själva ser resultaten.