Offentliga dokument riskerar gå förlorade

Offentlig verksamhet Många offentliga verksamheter brister i sin dokumenthantering och använder filformat som riskerar att dokument inte kommer att kunna öppnas i framtiden. Det kan leda till att viktig information går förlorad på sikt.

Offentliga dokument riskerar gå förlorade
Många offentliga dokument sparas i fel filformat. Foto: Stock Adobe.

För textdokument som ska arkiveras för lång tid framöver är det viktigt att de sparas enligt en öppen standard. Det förhindrar inlåsningseffekter och säkerställer att de även i framtiden ska kunna öppnas med vilken programvara som helst, utan att någon information går förlorad.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.

En sådan standard som rekommenderas för offentlig verksamhet är PDF/A-1b, som släpptes för drygt 15 år sedan. Men nu visar ny forskning att standarden inte fått det önskade genomslaget.

0,1 procent uppfyllde kraven

I en studie har forskarna Thomas Fischer, lektor i datalogi, Björn Lundell, professor i datavetenskap, och Jonas Gamalielsson, lektor i datalogi, alla verksamma vid Högskolan i Skövde, undersökt hur svenska lärosäten arkiverat doktorsavhandlingar under åren 2007 – 2016.

Av totalt 21 611 PDF-filer var det endast omkring sex procent av dem som hävdar att de överensstämmer med PDF/A-1b. Men vid en närmare kontroll visade det sig att så få som 14 stycken, motsvarande 0,1 procent, till fullo uppfyllde kraven i standarden. Därmed är den långsiktiga arkiveringen inte säkerställd och information riskerar att gå förlorad i framtiden.

Allvarlig situation

Även om forskarna förväntade sig upptäcka stora brister kom det som något av en överraskning att situationen var så pass allvarlig som studien visar.

Björn Lundell, professor datavetenskap, Högskolan i Skövde.
Björn Lundell, professor datavetenskap, Högskolan i Skövde.

– Att viktiga dokument från offentliga organisationer framställs på ett tekniskt bristfälligt sätt eller framställs i slutna format med hinder för öppen programvara är i grunden ett demokratiskt problem, säger Björn Lundell.

Även om många viktiga dokument fortfarande trycks och publiceras på papper finns det mycket som talar för att viktiga uppgifter från olika myndigheter i framtiden endast kommer att tillhandahållas digitalt, enligt forskarna.

– Av det skälet är det mycket viktigt att undvika användning av tekniskt bristfälliga implementationer av format, betonar Björn Lundell.

En kunskapsfråga

Utifrån studien har forskarna kunnat identifiera flera orsaker till bristerna i dokumenthanteringen.

Thomas Fischer, lektor datalogi, Högskolan i Skövde.
Thomas Fischer, lektor datalogi, Högskolan i Skövde.

– Det är i stor utsträckning en kunskapsfråga. Många tycker det är tekniskt komplicerat att använda det rekommenderade standardformatet, speciellt när specifikationen är mångtydig och kan tolkas på olika sätt. I många fall skaffar organisationerna också olika it-system som saknar stöd för att skapa handlingar i öppna format som möjliggör en långsiktig arkivering, förklarar Thomas Fischer.

Viktigt öka medvetenheten

Baserat på resultaten i studien ger forskarna en rad rekommendationer till offentliga verksamheter. Framförallt måste den interna medvetenheten öka om vikten av att använda format som uppfyller definitionen av öppen standard. Vid upphandlingsprocesser behöver även de offentliga verksamheterna ställa krav på stöd för PDF/A-1.

– Målet måste vara att framtidens slutanvändare korrekt ska kunna öppna dokument, oavsett vilken programvara som används, säger Thomas Fischer.

Kunskapsmaterial

Bloggar

Böcker

Karriär

Ledare

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.