Under 1990-talet har det blivit allt vanligare att personal inom industrin arbetar i grupper med att förbättra kvaliteten och effektiviteten på sin arbetsplats. Dessa förbättringsgrupper är vanligast i större företag. Ulrika Håkansson har tillsammans med Eva Emilsson velat undersöka om förbättringsgrupper fungerar lika bra i mindre företag med högst 50 anställda. Resultatet visar att det inte är någon större skillnad, men att mindre företag dock har några egna problemområden.
– Förbättringsgrupperna är beroende av en stabil ledning. Om ett litet företag växer händer det ofta mycket i ledningen och det kan störa grupperna, säger Ulrika Håkansson.
Små företag kan också ha likviditetsproblem, som hindrar även små nya inköp. Det kan sätta käppar i hjulet för förbättringsarbetet.
Släppa ansvar
En grundläggande faktor för ett bra förbättringsarbete är att ledningen visar att den litar på att grupperna kan fatta bra beslut. Det innebär att ledningen måste släppa ifrån sig ansvar och det är inte alltid så lätt. Dels handlar det om att ge grupperna lov att själva hitta lösningar och genomföra dem, dels om att ge dem en budget som de får använda utan att be om lov.
Ulrika Håkansson menar att man måste avsätta tid varje vecka för grupperna att träffas, och att det är lika viktigt som att budgetera pengar för arbetet.
– Det är mycket viktigt att ledningen får förbättringsgrupperna att träffas även om arbetet är stressigt, annars signalerar man att det arbetet inte är viktigt, påpekar hon.
Börja med pilot
Hon tipsar företag som är intresserade av att börja arbeta med förbättringsgrupper att inte försöka dra igång för många grupper på en gång. Det är bättre att börja med en pilotgrupp, där ledningen kan se hur arbetet fungerar och den som ska samordna arbetet ser hur mycket arbetet som krävs av honom eller henne.
Det är också bra att börja med en fråga som är enkel att åtgärda, till exempel ordning och reda. Dels är det ofta en fråga som man pratat om men aldrig gjort något ordentligt åt, dels är det ett problem som är lätt att åtgärda och man ser snabbt ett resultat. Det är dessutom en viktigare fråga än man kan tycka först.
– Om man har ordning och reda slipper man leta efter saker, vilket sparar mycket tid. Om det är rent och städat blir arbetsplatsen trivsammare, och dessutom håller verktygen bättre, säger Ulrika Håkansson.
Skelett i garderoben
När förbättringsgrupper drar igång är det troligt att gamla problem kommer upp till ytan. Personalen kontrollerar att ledningen menar allvar genom att ta upp problem som är kända sedan länge, men inte åtgärdats. För att vara trovärdiga måste ledningen snabbt engagera sig i de frågorna och visa att de är viktiga att lösa.
Även om vissa anställda reagerade med misstänksamhet märkte Ulrika Håkansson att personalen var ganska lätt att motivera.
– Det är viktigt för de anställda att företaget går bra och det här är ett sätt att göra företaget bättre. Dessutom handlar frågorna ofta om att förbättra arbetsmiljön, och det gör arbetsplatsen trevligare och mer anpassad för de anställda, säger Ulrika Håkansson.
Fakta
Tips till ledningen
• Dra inte i gång många grupper på en gång. Börja med en grupp och planera arbetet utifrån erfarenheterna i den gruppen.
• Bilda grupper som inte är små att de faller om en person är borta eller så stora att någon kan smita undan. Grupper på fyra till åtta personer är lagom.
• Börja med enkla problem som snabbt ger ett synligt resultat, för att motivera de anställda.
• Bestäm ramar, både vad gäller budget och ansvarsområde, som grupperna får arbeta självständigt inom.