Packa för en lyckad resa
Att dra igång ett stort Lean-projekt när man inte har gjort grundjobbet kan bli tufft. Med bättre insikt om verksamhetens mognadsgrad ökar chansen att lyckas på sin kvalitetsresa.
Det är lätt att bländas av verksamheter som har rönt stora framgångar i sitt kvalitetsarbete. Vinnare av utmärkelser, företag som kan visa på fantastiska resultat genom sin Lean-satsning eller verksamheter som sparat tid och pengar på ett genomgripande förbättringsarbete. Men bakom alla framgångshistorier finns alltid en lång och ibland knagglig resa kantad av motgångar. Ett enträget arbete och stort mått av tålamod krävs innan de goda frukterna kan skördas.
Frågan är bara, var börjar man?
– Det är ingen idé att börja rita processer och effektivisera om man inte har de grundläggande bitarna när det gäller struktur och styrning på plats först. Det är viktigt att bli medveten om vilken mognadsnivå man befinner sig på för att kunna hitta sin väg in i kvalitetsarbetet, säger Margareta Ellnebo. I sitt arbete som verksamhetskonsult möter hon ofta företag som vill in på en nivå som är långt ifrån det verksamheten är mogen för.
Känn av stämningen
Ett enkelt sätt att snabbt pejla av ungefär var verksamheten befinner sig är att lyssna av stämningen. Vilken känsla är det på arbetsplatsen? Hur hög är stressnivån?
– Kommer man utifrån kan man känna av det direkt man kliver in genom dörrarna. Det är ett helt annat lugn i en verksamheten som befinner sig en bit upp i mognadstrappan.
Andra indikatorer är hur styrningen fungerar. Kan man planera framåt och håller planerna? Finns det en tydlig struktur för arbetsgången där alla vet vad som förväntas av dem? Klarar organisationen av att ta tillvara erfarenheter? Ju mer styrning och struktur i verksamheten, desto högre upp befinner man sig. En viktig fråga att ställa sig är dock hur väl teorin stämmer med praktiken.
– Medarbetarna kan tycka att de har en klar bild över vad de ska göra, men om det saknas en skriven plan för hur arbetet ska gå till är risken stor att alla gjort sin egen tolkning och drar verksamheten åt olika håll, säger Margareta Ellnebo. Har man inte skrivit ned sin verksamhets- eller projektplan, då har man ingen, är min erfarenhet.
Hitta rätt verktyg
Genom att få koll på var organisationen befinner sig är det lättare att ta sig vidare på sin kvalitetsresa. Verksamheter där man ständigt jobbar med brandkårsutryckningar och är helt beroende av sina hjältar, står förmodligen i början på sin resa. Här är medarbetarna ofta stressade. Det uppstår konflikter där folk skyller ifrån sig på varandra och mycket energi går åt till att lösa akuta problem. En typisk dag går medarbetarna hem och har gjort något helt annat än det som var planen när de gick till jobbet. Tydlighet, planering och struktur är det man bör fokusera på här.
I en organisation som kommit längre råder det helt andra förutsättningar. Där har man klivit ut ur dimman, verksamheten planerar framåt, det finns en struktur som alla känner till och kan lita på. Alla vet också vad som förväntas av en själv och av andra. Det blir betydligt lättare att parera oförutsedda händelser, men också att ta tillvara på erfarenheter så att arbetet kan utvecklas.
– En organisation som nått en sådan mognadsgrad kan jobba med processkartläggning, Lean och avancerat förbättringsarbete på ett mycket mer effektivt sätt.
Ta vara på hjältarna
Ett viktigt skillnad för organisationer som befinner sig högre upp i mognadstrappan är att erfarenhet och kompetens inte sitter i enskilda individer, utan kommer alla till del. Hjältarna som räddar dagen i en organisation på längre mognadsnivå är uppskattade, men gör samtidigt verksamheten mer sårbar.
– Det är dock viktigt att vara rädd om sina hjältar, de som alltid kliver in och räddar situationen. De är viktiga ambassadörer att ha med sig på sin kvalitetsresa, poängterar Margareta Ellnebo.
Hennes bästa råd till organisationer som kämpar på en lägre mognadsnivå är att börja med att skapa struktur i verksamheten. Och det även om ledningen börjar prata om att göra en Lean-satsning.
– Det kan vara bra att samlas kring ett ord som Lean. Är det detta ledningen vill ha kan du ändå börja i rätt ände genom att efterfråga planer, tipsar Margareta Ellnebo. Det underlättar och hjälper organisationen att påbörja resan att för uppnå det som Lean står för.
Fakta
Hitta rätt ingång
- Är det svårt att planera framåt?
- Missar ni att leverera, komplett och i tid?
- Är det en hög stressnivå?
- Saknas det en nedtecknad struktur för arbetsgången?
- Finns det oklarheter om vem som gör vad?
- Saknas det verksamhets- eller projektplaner?
- Saknas förmågan att ta tillvara erfarenheter?
Fakta
Kliv in på rätt nivå
- Alla är stressade, inte minst cheferna.
- Organisationen klarar inte av att leverera, det saknas alltid någon bit för att arbetet ska vara fullständigt.
- Medarbetarna känner att de inte litar på att arbetet blir gjort när de lämnar över till någon annan utan måste hela tiden följa upp sitt eget ärende.
- Det blir ofta diskussioner där man skyller ifrån sig på varandra.
- Alla har sin egen bild av vad som ska göras och av vem.
- Alla är stressade, får ofta rycka ut för att släcka bränder.
- Organisationen är beroende av hjältarna för att lyckas.
- Organisationen klarar av att leverera, men det blir ofta senare eller dyrare än förväntat.
- Arbetet kan inte planeras.
- Det saknas struktur och tydlighet i organisationen, vilket gör det svårt att göra saker i rätt ordning och att ta tillvara på erfarenheter.
- Medarbetarna arbetar efter gemensamma riktlinjer.
- Det finns en verksamhetsplan för varje avdelning att luta sig mot och en projektplan för varje projekt.
- Medarbetarna vet vad som förväntas av dem och har tydligt definierade arbetsområden.
- Medarbetarna har kompetens för sina uppgifter.
- Det finns tillräckligt med resurser för att genomföra arbetet.
- Det finns kanaler för att lyfta uppkomna problem som inte kan lösas inom den egna gruppen.
- Medarbetarna arbetar utifrån gemensamma och dokumenterade processer.
- Verksamheten arbetar förebyggande med riskhantering.
- Alla processer är definierade.
- Arbetet mäts i processtegen och följs upp utifrån de mål som verksamheten satt upp.
- Alla medarbetarna har kunskap och förståelse för sin del i helheten och kan agera på förändringar.
- Organisationen har förmåga att ta till sig erfarenheter och jobba med utveckling och ständiga förbättringar.
- Processerna optimeras mot fördefinierade gränser baserat på mätdata och statistik.
Fakta
Läs mer
