5 vanliga fällor i en agil transformation

För att kunna hänga med i svängarna och vara lika flexibel som aktuell behöver organisationerna se över såväl sin organisationsstruktur som sitt sätt att arbeta. Att genomföra en agil transformation i en organisation kan vara svårnavigerat och utmanande då det är mycket att ta hänsyn till för att lyckas.

Vi har ställt frågan till transformationsledarna Anders Grahn och Jennifer Thorsell. Anders är, förutom delägare av Recoordinate, även en senior transformationskonsult med mångårig erfarenhet inom agila transformationer hos några av Sveriges största bolag. Jennifer arbetar som agil coach och har många års erfarenhet av att coacha och utbilda företag i deras transformationsresa.

1. Bristande engagemang från ledningen

Det är många som känner igen sig i att den högsta ledningen i organisationen ofta har ett bristande engagemang och förståelse för transformationen. Tiden räcker helt enkelt inte till i förhållande till annat som också behöver prioriteras. Inte sällan drivs transformationen av några eldsjälar på mellanchefsnivå som har sett stora fördelar med att arbeta agilt och som har fått ledningens välsignelse att göra ett provskott på sin del av organisationen.

I en organisations agila transformation är det viktigt att ledningen står bakom förändringsresan och kan förmedla en bild av vart organisationen är på väg och varför. Att tydligt kunna artikulera varför förändringen behövs är nödvändigt för att få med alla chefer och medarbetare på förändringsresan.

Vad vi har sett fungera med framgång är att säkerställa att högsta ledningen inte bara är involverad, utan även drivande av den agila transformationen. En agil transformation påverkar hela organisationen och ett tydligt engagemang från högsta ledning förstärker budskapet om att det här är en viktig satsning. Finns inte stödet från högsta ledningen är rekommendationen att överväga om det är rätt läge att starta en större förändringsresa. För att skapa en nyfikenhet hos en mer tveksam ledning är ett bra tips att istället se hur andra har gjort och få ett erfarenhetsutbyte från organisationer i liknande situation och kontext.

LÄS MER – De 6 viktigaste grundpelarna i en agil organisation

2. Otydligt syfte och mål

Att ha en gemensam målbild och vision för den agila transformationen är nog alla överens om att det behövs. Ändå är detta något som många organisationer kämpar med. Dels handlar det om att nå ut med ett enat budskap som är tillräckligt tydligt och applicerbart på hela organisationen. Det handlar också om hur detta budskap faktiskt kommuniceras ut.

Målbilden för transformationen behöver vara tillräckligt motiverande och innehålla en ”sense of urgency” kring varför förändring faktiskt behövs. Det handlar också om att kommunicera målbilden och visionen på ett sätt som inte enbart är strategiskt, utan också på ett sätt som talar till människors känslor och upplevelser om hur resultatet ska kännas.

LÄS MER – Gå bortom agila arbetsmetoder till att bli en agil organisation

3. Scrum ≠ Agilt

Inte sällan har den agila transformationen tagit sin start på IT-avdelningen där det har fungerat utmärkt att köra Scrum som agilt arbetssätt. Att arbeta enligt Scrum innebär att ett team arbetar i kortare iterationer, så kallade sprintar, om vanligtvis 2–4 veckor där resultatet av det som teamet arbetat med i varje iteration ska vara av värde för kunden. Ett arbetssätt som fungerar bra vid mjukvaruutveckling där leveranstakten är hög i en föränderlig omvärld. Det har gått att se tydliga förbättringar hos teamen och leveranserna har blivit mer förutsägbara. Därför blir det också frestande att använda samma typ av ramverk när resten av organisationen ska börja arbeta agilt, det fungerar ju så bra hos IT.

Agilt är dock mycket mer än bara Scrum och därför krävs en transformation. För att undvika att det agila initiativet kör i diket är det därför avgörande för organisationen att fokusera på ett agilt mindset och anpassa arbetssättet efter organisationens olika delar. Att köra uteslutande Scrum i en hel organisation är mer eller mindre dömt att misslyckas.

4. För klen satsning på utbildning och intern förmåga

För att på riktigt kunna förstå vad transformationen innebär behöver organisationens medarbetare utöver regelbunden information även få ordentlig utbildning. Men utbildning av en hel organisation är både energikrävande och förutsätter expertis inom området.

Det är vanligt att organisationer som genomgår en agil transformation satsar på grundläggande utbildningar vid transformationens lansering och att tanken är att medarbetarna sedan får lära sig genom ”learning by doing”. För att undvika att möjligheten till utbildning och kompetensutveckling inom agilt mindset och arbetssätt enbart förläggs till transformationens lansering bör man satsa på ett bygga upp en intern förmåga med interna coacher. Dessa coacher kan på så vis fortsätta stötta organisationen även efter transformationens lansering med såväl utbildning som coaching i vardagen.

5. Rädsla för att släppa taget om det gamla

En annan vanlig fälla i agila transformationer är att hålla kvar vid det gamla, samtidigt som man adderar på allt det nya som en transformation innebär. Gamla strukturer, roller och kultur känns ofta tryggt och det kan kännas lockande att bara göra förändringar på sådant som helt uppenbart inte längre fungerar.

En agil transformation kommer omöjligt att lyckas eller nå sin fulla potential om organisationen inte vågar ta steget att fullt ut släppa taget om det gamla till förmån för det nya. Att ta in extern hjälp med erfarenhet och expertis inom området är ett bra sätt att hjälpa hela organisationen att släppa taget för att omfamna det nya.

LÄS MER – De 6 viktigaste grundpelarna i en agil organisation