nr-logo

För smart verksamhetsutveckling

Det här är en annons från AM System

Brokks ärendehanteringssystem trollar bort onödig risk

Ärendehantering

När Brokk digitaliserade sina leveranskontroller i AM Systems ärendehanteringssystem minimerade de flera tidskrävande moment samtidigt som de minskade risken för felkällor.

I fornnordisk mytologi är Brokk den starka lilla smeden som smider Thors hammare. I dag är namnet Brokk mer förknippat med Skellefteåföretaget som bygger rivningsrobotar – och parallellen mellan den lilla starka smeden och de små kraftfulla rivningsmaskinerna går inte att ta miste på.

– Vi är världsledande på marknaden, finns representerade i över 60 länder och har sålt till fler än 100 länder, berättar Staffan Larsson som är platschef och ansvarig för operations och verksamhetsutveckling på Brokk-gruppen.

När Staffan kom till Brokk för några år sedan upptäckte han att de inte hade något bra system för att hantera sitt ledningsarbete. De saknade också ett digitalt ärendehanteringssystem.

– Jag kom i kontakt med AM System på mitt tidigare jobb som produktionschef på Lövångers Elektronik AB. Eftersom jag hade bra erfarenheter av AM la jag fram det som förslag för Brokk. Strax därefter tog vi in AM, förde över vårt ledningssystem i AM Dokument och skapande ärendeformulär i AM Ärende för hantering av sådant som avvikelser, tillbud och olyckor, berättar Staffan.

Problemet med manuell ärendehantering

När man hade börjat använda AM för sitt ledningsarbete var det dags att digitalisera vissa nyckel-processer med hjälp av AM:s ärendehanteringssystem. En process som var tids- och resurskrävande var de manuella leveranskontrollerna av varje maskin inför varje leverans.

Leveranskontrollerna av de världsledande fjärrstyrda rivningsrobotarna gick till som så att en medarbetare vandrade runt på golvet med ett papper och antecknade statusen på varje maskin. När rundan var gjord räckte personen över pappret till ytterligare en medarbetare som förde in allting till ett excel-dokument där varje maskintyp hade en egen flik. Pappret hamnade sedan i en pärm. För att platschefen Staffan sedan skulle kunna skaffa sig den nödvändiga ögonblicken fick han gå in i exceldokumentet, klicka runt bland flikarna och lyfta ut det som var relevant till ytterligare ett exceldokument. Det här flödet, insåg Staffan, kunde bli bättre.

Problemen med den här typen av manuella processer i flera steg som involverar flera olika personer är framförallt två: att det tar onödig energi från organisationen och att det i varje led riskerar att smyga sig in fel som i slutänden får stora konsekvenser.

Ärendesystem med AM System

När Brokk byggde upp ett formulär för leveranskontroller i AM Systems ärendehanteringssystem gick processen smidigare. Den medarbetare som tidigare antecknade på sitt papper kunde nu fylla i allting direkt i AM System genom en tablet. Medarbetaren som tidigare förde över anteckningarna till Excel kunde ägna sig åt något helt annat och om någonting behövde åtgärdas med en maskin kunde Brokk snabbt dela ut ärendet till rätt avdelning med rätt information. Det var dessutom smidigt för Staffan att exportera ut den information som behövdes för att snabbt kunna analysera vilka felkoder och maskiner som var mest frekventa.

Nyheter

  • Annonskod Huvudspalten 4

Småprat skapar förtroende

Expertens 7 råd om förändringsledning

Globalisering, digitalisering, ökad konkurrens. Dagens ledare har att manövrera i ett landskap som präglas av ständiga förändringar.
– Nu har det blivit ännu viktigare med ett personligt ledarskap som präglas av förtroende och tydlighet, säger Gunnar Ekman, ekonomie doktor och före detta polis som numera utbildar och föreläser om ledarskap och förändringsarbete.

Hitta rätt tajming för problemlösning

Recension

I denna underhållande och väl underbyggda bok ger Daniel Pink råd om bättre tajming i allt från studier och arbete till träning och relationer. Kapitlen avslutas med tips som underlättar att omsätta insikterna i handling.