nr-logo

För smart verksamhetsutveckling

Det här är en annons från Centuri

Kvalitets- och miljöchefer vädrar morgonluft med GDPR

gdpr

Den 25 maj träder GDPR i kraft. Många i näringslivet anser att reformen medför lägre produktivitet och lönsamhet. Andra väljer istället att se GDPR som en möjlighet att effektivisera och förbättra verksamheten.

Den negativa bilden av GDPR som något krångligt och betungande riskerar att bli en allmän åsikt även bland personalen. Man upplever redan att allt mer av arbetsdagen går till ineffektivt arbete av administrativa uppgifter, det försvåras ytterligare i de fall IT-systemen har utvecklats till isolerade öar och informationssilos. I en sådan situation riskerar såväl implementeringen som det löpande arbetet med GDPR att ses som en belastning och bli både svårhanterligt och undermåligt.

Välkommen till en värld av ordning och reda

Tillfälle att starta förbättringsarbete

Många företagsledningar har dock tagit tillvara tillfället i samband med GDPR och infört strukturerade system för informationshantering. Dessa ger medarbetarna ett hjälpmedel som inte bara har all funktionalitet för hantering av GDPR, utan också underlättar resten av det dagliga arbetet. Dessutom hjälper det ledningen att kontinuerligt utveckla, förbättra och säkerställa kvaliteten i verksamheten. Investeringen innebär för de flesta företag en snabb återbetalning i form av ökad effektivitet, högre intäkter samt lägre kostnader som kan relateras till kvalitetsbrister.

Jonas Ljungwald, VD Centuri:

– Genom att bringa ordning och reda i företagets feedback-processer och dokument förbättras medarbetarnas möjligheter att effektivt och säkert utföra sina arbetsuppgifter. Dessutom får verksamheten överblick och full tillgång till en av sina viktigaste resurser: data och information. Med allt samlat på ett ställe uppnås bättre ledningskontroll, högre effektivitet och lönsamhet. Nöjdare medarbetare blir en bonus.

GDPR kan ses som en belastning – eller som startskottet för att skapa det effektiva, robusta och förändringsbenägna företaget. Det kan behövas till nästa stora reform ska genomföras. Eller för den skull en ny policy eller rutin.

Välkommen till en värld av ordning och reda

Funktionella minimikrav

Systemet bör leva upp till kvalitetskrav som ställs för standarder som ISO 9001, 14001 och 22000. Det ska också vara lättanvänt och erbjuda funktionalitet, stöd och mallar för följande:

  • Uppdaterade och versionshanterade arbetsprocesser, instruktioner, policys och riktlinjer.
  • Automatiserade anonymiserings- och gallringsfunktioner i enlighet med GDPR
  • Samarbete kring utvecklingen av rutiner och dokument
  • Kvittering av att ha tagit del av och förstått information
  • Avvikelserapportering, även via mobiltelefon eller läsplatta
  • Enkel uppsättning av nya ärendeflöden med möjlighet att lägga till bilder, geografisk position etc
  • En av systemets viktigaste komponenter är en kraftfull sökmotor som hittar det som är relevant beroende av roll och behörighet i företaget.

De mer avancerade systemen
har också funktionalitet och stöd för:

  • Processmodeller
  • Enkel integration med LOB-applikationer
  • Sökbarhet kring t ex personuppgifter oavsett i vilket system informationen finns lagrad
  • PDCA-cykeln med konsolidering och rapportering av ärenden.

Nyheter

Ledningen engagemang skapar mest nytta

Läsarenkät

Ledningens engagemang är det som skapar allra mest nytta i den nya versionen av Iso 9001:2015. Det visar en enkät som Kvalitetsmagasinet gjort bland sina prenumeranter. Paradoxalt nog menar dock hälften av de svarande att det nya kravet på ledningen ännu inte gett några effekter i verksamheten.

  • Annonskod Huvudspalten 4