Förbättrad kompetenshantering ger färre avvikelser för Unilabs

Vad är skillnaden på att ha kompetenshanteringen integrerad i ledningssystemet jämfört med separerat?

– Att hålla behörigheter uppdaterade är det största problemet kopplat till kompetenshantering i vår bransch. Innan vi integrerade vår kompetenshantering i IT-stödet för ledningssystemet låg ansvaret att uppdatera sina behörigheter på medarbetarna själva. Problemet var då att det inte alltid gjordes i tid, vilket ledde till onödiga interna och externa avvikelser, säger Christina Lundell, biträdande kvalitetschef på laboratoriemedicin och patologi på Unilabs.

– Skillnaden är ju också överblicken och arkiveringen. Tidigare hade vi digitala behörighetsbevis som behövdes skrivas ut och signeras, och sedan satte vi in dem i en pärm och arkiverade dem. Det gjorde det svårt att få överblick över vilka kompetenser våra olika medarbetare hade, att veta när de skulle uppdateras och att spåra dem bakåt.

– Nu har vi automatiserat vissa arbetsuppgifter – som påminnelser om att förnya en behörighet till exempel och vi har kopplat behörigheter till rätt styrdokument och rutiner. Det minskar risken för avvikelser på grund av den mänskliga faktorn. Och man slipper samla personalakter i arkiv i flera år när behörigheterna finns lagrade i databasen.

Vilka krav på kompetenshantering ställs på er som ackrediterad laboratorieverksamhet?

– Vi har tre olika standarder på laboratoriemedicin, patologi och radiologi som vi jobbar utifrån. Dessutom behöver vi förhålla oss till socialstyrelsens föreskrift och råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Praktiskt betyder det att vår personal ska ha behörigheter som styrker att de har kompetens att utföra sina arbetsuppgifter. Behörigheterna ska uppdateras regelbundet och sedan arkiveras i upp till femton år efter att en person avslutat sin anställning, fortsätter Christina.

– Att säkerställa kompetens och behörigheter är ju ett föreskriftskrav för oss. Det handlar om säkerhet. Utan kontroll över behörigheterna skulle risken finnas att obehörig personal skulle genomföra arbetsuppgifter de inte får, vilket skulle kunna leda till allvarliga konsekvenser, avslutar Christina.

Att hantera kompetenser och behörigheter på ett strukturerat och integrerat sätt är alltså en enormt viktig del i kvalitetsarbetet.

Så kan du skapa ordning med kompetenshantering inbyggt i ledningssytemet.