Höga krav i biotechbranschen gjorde att Repligen valde systemstöd från CANEA

– Behovet av ett nytt system hade vuxit fram under en tid, dels genom egna erfarenheter, dels genom feedback från vårt ISO-certifieringsorgan. De såg en förbätt­ringspotential och att det skulle underlätta för oss med ett datorstöd istället för manuell han­tering, berättar Anna Åkesson, kvalitetschef på Repligen Sweden. Repligen Sweden AB är ett helägt dotterbolag till det globala life science-företaget Repligen. Verksamheten är uppdelad på fyra områden; Proteins, Filtration, Croma­tography och Analytics.

Repligen i Sverige har anläggning i Lund där de arbe­tar med området Proteins. Via mikrobiell fermentering (odling) tar man fram bakterier för att producera prote­iner. De används bland annat för att tillverka moderna cancerläkemedel.

– Eftersom våra produkter är kritiska råvaror för våra kunder har vi valt att basera vårt ISO9001/14001-certi­fierade kvalitetssystem på europeisk GMP, ett regelverk för läkemedel. Repligen tillverkar inte läkemedel själva, men har en nära koppling till den branschen via kunderna.

Högt ställda krav

Vi hade inget systemstöd tidigare utan arbe­tade manuellt med vår dokumentation och våra ärenden. Efter hand som verksamheten expanderade så uppkom ett behov av ett systemstöd, säger Anna Åkesson.

CANEA ONE var ett av systemen som Repligen utvärde­rade under 2016.

– Valet föll på CANEA ONE därför att systemet är enkelt att använda och för att det enkelt går att anpassa efter våra specifika behov, säger Anna Åkesson och fortsätter:

– Vi använder dokument- och ärendehanteringsmodu­lerna. I ärendehanteringsmodulen började vi med att digitalisera tre flöden och därefter har det tillkommit ett flöde så att det idag ingår ändringsärenden, avvikelser, CAPA (Corrective and Preventive Action) och tillbuds­hanteringar.

Repligen Sweden var först inom koncernen med att im­plementera CANEA ONE. Moderbolaget hade redan ett annat system, men har nu delvis övergått till att använda CANEA ONE för ärendehantering.

Positivt mottagande bland medarbetarna

Mottagandet inom organisationen har varit positivt även om det alltid är en process att lära sig ett helt nytt system.

– Det flesta kom igång snabbt med CANEA ONE efter­som det är lättanvänt. Istället för att vi tidigare hade några få personer som administrerade ett papperssys­tem har vi nu flyttat ut ansvar i organisationen.

Idag lägger Repligen mycket mindre tid på administra­tion än tidigare, vilket förstås är väldigt positivt.

– Från min sida som kvalitetschef är det en stor fördel att jag lätt kan få överblick. Idag är det mycket enklare att få sammanställningar och att ta ut statistik ur syste­met. Det kan vara knepigt att få ett helhetsgrepp med manuella system och listor i Excel. Med CANEA ONE kan man sortera informationen bättre och därmed också se andra och nya samband som man inte har tänkt på tidi­gare, bara genom att sitta och ”leka” lite med siffrorna, säger Anna Åkesson och tillägger:

– Systemet hjälper oss också vid inspektioner av ISO-organen och av kunder. Det är bara positivt från alla perspektiv. Vi kan snabbt och enkelt komma åt all infor­mation som efterfrågas. Det är bara att plocka fram!

Repligen ser nu framför sig att det finns fler ärende­flöden som skulle kunna digitaliseras så småningom, exempelvis kund- och leverantörsreklamationer. Det ligger överst på önskelistan, avslutar Anna Åkesson.

Läs mer om CANEA ONE här