Kinnarps utveckling av arbetssätt genom strukturerad dokumenthantering

Document – en naturlig del av medarbetarnas vardag

Med många års erfarenhet och mognad i dokumenthanteringsmodulen CANEA Document har Kinnarps utvecklat ett tydligt arbetssätt kring framtagning, användande och upprätthållande av dokumentation i organisationen. Med dokumentmodulen i plattformen CANEA ONE, har bolaget på ett smidigt sätt samlat all sin dokumentation på ett och samma ställe.

Standardisering av arbetssätt och dokumentframtagning

Genom åren har Kinnarps arbetat fram ett standardiserat sätt för framtagning av rutiner, policys och arbetssätt i allt från arbetet med certifieringar, till arbetsrutiner och checklistor samt dokumentationsbevis i avtalsförfaranden. Dokumentationsprocessen har över tid format riktlinjer för arbetssätt, beslutstagande och policys som gör det dagliga arbetet både smidigare och mer självklart för alla i organisationen. Corporate Development Manager, Sven-Åke Larsson, konstaterar följande:

Det är väl kanske en av de viktigaste parametrarna att det faktiskt hjälper oss att gå i samma riktning. Nu har vi en tydlig struktur för hur saker och ting ska genomföras. 

Den internationella dokumentationen

Med ett stort antal internationella verk­samheter krävs också en gemensam plattform för dokumentation som alla kan ta till sig. Att arbeta med globala dokument på koncernspråket engelska är något bolaget idag är vana vid, men för att se till att alla ska kunna ta till sig informationen krävs också en smidig process för översättning till andra språk. Kinnarps arbetar idag utifrån dokumenthanteringsmodulens koncept kring att skapa ett masterdokument som sedan översätts till de språk som organisationen efterfrågar. De nya språkdokumenten kopplas sedan till ursprungsdokumentet för en klar an­knytning. Användningen av notifikationer gör även att samtliga medarbe­tare uppmärksammas när nytt material uppdaterats.

Nyttorna för organisationen

Enligt Sven-Åke skapar dokumenthan­teringsmodulen en god kontroll över dokumenten i organisationen samt möjliggör löpande förbättringar och standardiseringar av de arbetssätt som följs. Det bidrar till en allmän ordning över dokumentationen och en enhet­lighet gällande styrande dokument. Att veta att dokumentation vid certifiering­ar och revisioner finns tillgänglig, samt är uppdaterad, är något av en trygghet för organisationen.

Planer för ett mer processtyrt arbetssätt

Arbetet med att upprätthålla och utveckla organisationens arbetssätt är något som alltid är pågående. För Kinnarps är nästa steg att titta närmare på hur de som organisation kan bli än mer processtyrda i sitt arbetssätt. Planer finns därför på att ytterligare stärka kopplingen mellan de två modulerna CANEA Document och Process för att visualisera arbetsflöden och göra dokument än mer lättillgängliga för alla medarbetare i rätt del av specifika arbetsprocesser samt att kunna utnyttja möjligheten att koppla ihop modulerna i CANEA ONE.

Läs mer om hur din organisation kan använda plattformen CANEA ONE och modulen CANEA Document.