Pratar din ledningsgrupp om rätt frågor?

Ledningsgruppens arbete ska driva företaget framåt och därför är kvalitén på deras möten en avgörande faktor. Hur ledningsgruppens möten organiseras och vilka frågor de berör, är nyckeln till ett lyckat ledningsgruppsarbete. Mötets planering börjar med en bra agenda och här är det viktigt att mötesordförande tar beslut om hur agendan ska skrivas och prioriteras. Får alla mötesdeltagare lägga in punkter inför mötet och på vilket sätt ska agendan formuleras? Behövs beslutsunderlag eller räcker det med en kort anteckning? Med tydliga riktlinjer blir det enkelt för både ordförande och mötesdeltagare att följa agendan.

– Mötesagendan ska vara ett aktivt styrmedel för att prioritera vilka frågor som ska tas upp. Ordförande behöver lära sig att prioritera, för i ett bra företag är inflödet av frågor alltid större än vad agendan kan svälja, säger Ulric Rudebeck, ledarskapskonsult på Urvision.

Ledningsgruppen är ansvarig för att jobba med strategiska frågor och därför är det viktigt att det finns en planering för hur och när dessa ska behandlas. Med en långsiktig planering kan mötesdeltagarna se hur olika strategiska punkter relaterar till varandra.

– Med en strategisk agenda så ser man på förloppet som summan av alla möten. Då vet mötesdeltagarna vad som kommer framöver, så att de kan förbereda sig. Det blir ett helt annat förhållningssätt att jobba mot en serie möten, säger Ulric.

För att underlätta ledningsgruppens arbete, är det viktigt med IT-system som stöttar. Med rätt system kan mötesdeltagarna få en överblick över de kommande mötesagendorna, så att de kan förbereda för möten både i närtid och längre fram. Ett bra möte innehåller både strategiska och operativa frågor.

– Planera agendan utifrån prioritetsordning, de strategiska frågorna där det ska fattas beslut ska vara först. Det kan vara bra att starta med någon form av incheckning men min erfarenhet är att det också kan öppna upp för samtal som inte hör till mötet, säger Ola Brehm, partner på Accigo.

På mötet är det viktigt att ordförande använder sin roll rätt, och faktiskt styr samtalet. Om samtalet halkar in på fel spår eller en fråga tar alldeles för lång tid, är det viktigt att ta aktion och återgå till agendan. Med hjälp av incheckning kan mötesordförande få en uppfattning om deltagarnas sinnesstämning, så att de kan fokusera på rätt saker under mötet.

Checklista – planera ledningsgruppens möten

• Planera mötet, både i närtid och strategiskt
• Prioritera agendan så att den innehåller rätt frågor
• Styr mötet så att det blir relevanta diskussioner och samtal.

Boka ett möte som hjälper dig och din ledningsgrupp framåt.