nr-logo

För smart verksamhetsutveckling

Det här är en annons från AM System

Så får du ut mer av ditt dokumenthanteringssystem

Dokumenthantering

Vikten av ett levande ledningssystem behöver knappast understrykas. Men hur får man ut det mesta av sitt dokumenthanteringssystem, och vilka synergier finns det om man kopplar ihop det med ett system för ärenden?

För många företag börjar resan mot ett ledningssystem med insikten att de behöver någon sorts systemstöd, en programvara som gör det enkelt att digitalt bygga upp och få ut mer sitt ledningssystem. När insikten väl finns brukar resan gå vidare till att skaffa någon form av dokumenthanteringssystem där företaget kan bygga upp en navigeringsstruktur samt börja skapa, publicera och sprida dokument tills de har byggt upp hela sitt ledningssystem. Men för många tar resan slut här. I den här artikeln ska vi därför prata om de andra nödvändiga stegen mot ett levande ledningssystem.

Bortom dokumenthantering

Låt oss börja titta på vad ett system för hantering av dokument egentligen är till för. I ett dokumentsystem är tanken att du ska bygga upp ditt företags flora av styrande dokument så att du sedan enkelt kan sprida rätt dokument till rätt människor och säkerställa att alla har tagit del av den information som är viktig för just dem. Men här stöter många ledningssystem på sin första brist: mottagar-relevans.

Många företag använder sitt dokumentsystem på ett sätt som gör att alla dokument går ut till alla medarbetare. Det skapar en låg relevans för individen, kostar tid och ökar risken att viktiga dokument hamnar mellan stolarna

För att få full utväxling av ditt dokumentsystem behöver du istället jobba med relevans. I AM Systems dokumenthanteringssystem finns till exempel funktionen “grupper” där du kan sortera medarbetarna på ett sätt som gör det enkelt att distribuera rätt dokument till rätt personer. Varje person får dessutom aviseringar och uppgifter i sina “att göra”-listor så att rätt person hela tiden gör rätt saker och så att ledningen snabbt kan se om medarbetarna känner till de rutiner eller regler som finns.  

Ytterligare en aspekt av relevans är att kunna dela dokument publikt, alltså med människor som inte finns i systemet. Ibland behöver kunder, leverantörer eller andra partners ta del av styrande dokument, men saknas en funktion för att dela dokument publikt har systemet en begränsning.

 

Nästa brist hos många företags ledningssystem är att dokumentsystemet även innehåller redovisande dokument såsom rutiner. Det är i sig inget fel att lägga in en rutin i dokumentsystemet men för att kunna följa rutinen på ett effektivt sätt är det viktigt att låta rutinen leva i ett ärendehanteringssystem.

Kombinationen av dokument och ärenden är ett ledningssystem

Att skilja på dokument och ärenden är A och O för ett levande ledningssystem. Så vad är då skillnaden?

Ett dokumenthanteringssystem ska bära styrande dokument medan ett system för ärenden ska bära redovisande dokument. Ett styrande dokument talar om hur någonting ska vara medan ett redovisande dokument är någonting du kan använda. Så fort någonting ska fyllas i så har du att göra med ett redovisande dokument, alltså ett ärende. De vanligaste ärendena som vi på AM System ser att våra kunder hanterar är: reklamationshantering, tillbud och olyckor, avvikelsehantering och förbättringsförslag. Därför har vi också byggt upp ett bibliotek med färdiga formulär i vår webbshop så att du snabbt kan komma igång.

När du har att göra med ett ärende gör du livet lättare för ditt företag genom att flytta över det till ett system för att hantera just ärenden. I ett dokumentsystem är tanken nämligen inte att medarbetarna ska kunna interagera med informationen, annat än att kommentera och tycka till, vilket är en viktig social funktion.

I ett ärendesystem däremot kan du bygga upp formulär och låta medarbetarna fylla i informationen, skicka den till rätt person och på så sätt göra det enkelt att följa rutinen. Du kan även bygga workflow, alltså kedjor av händelser där ett ärende kan eskalera till uppgifter som olika personer inom organisationen bör utföra. En anna fördel med ett ärendesystem är att allting loggas så att du kan se vem som gör något och när det sker. Allt det här skapar tydlighet, tar bort utrymme för tolkningar och för att hitta på egna lösningar för saker och ting.

Med kombinationen av ett dokumenthanteringssystem och ett system för ärenden kan personalen först läsa och förstå och sedan följa rutinen utan att behöva lägga onödig energi på hur de ska göra för att följa. Om du till exempel bygger upp reklamationsprocessen i ett ärendesystem är det lättare för dina medarbetare att rapportera in reklamationerna rätt och oftare.

Många som upptäcker synergin mellan ett system för hantering av dokument och för ärenden sätter igång en process där de hela tiden upptäcker fler möjligheter med att effektivisera och digitalisera sin organisation – och här börjar det levande ledningssystemet ta form.

Nyheter

  • Annonskod Huvudspalten 4

Ökad spänning mellan olika kvalitetsforskning

Forskningen kring kvalitetsfrågor har mognat, enligt en ny avhandling som analyserar 11 000 akademiska publiceringar. Men spänningar mellan olika delar av kvalitetsområdet är oroande och kräver mer dialog, menar forskaren Daniel Carnerud.