Planera kontoret för kreativitet

En anställd behöver plats för både kreativa möten och enskildhet för att fungera bäst. Lösningen ligger i flexibla kontor, om de utformas i samråd med de anställda.

Cellkontor är den vanligaste kontorsformen i Sverige. Där har de anställda stora möjligheter att arbeta enskilt och koncentrerat, men formen uppmuntrar inte till möten mellan människor. I de öppna kontorslandskapen som dök upp på 60- och 70-talen är det lättare att mötas, men också att bli störd av andras arbete.

– Rummets utformning har betydelse för arbetet. Den kan stödja eller hindra vissa beteenden, konstaterar Jan Åke Granath, professor på Chalmers arkitektursektion i Göteborg.

Olika behov

Vilket slags rum som passar bäst beror på yrke, arbetsuppgifter och personlighet. För en reklambyrå som arbetar mycket med kreativitet och att bolla idéer passar kanske den öppna lösningen. En person som ska läsa komplicerade texter behöver däremot en dörr att stänga, liksom en person med koncentrationssvårigheter. På traditionella kontor kan det vara svårt att tillgodose de olika behov som finns.

Under 90-talet har en ny kontorsform vuxit fram, det så kallade flexikontoret. Genom olika tekniska lösningar kan den anställde själv bestämma var och när han eller hon vill arbeta. Också rummen är flexibla och kallas inte ”arbetsrum” eller ”sammanträdesrum”. Istället tillhandahåller kontoret rum av olika storlek och karaktär som kan användas i arbetet.

– Eftersom alla har tillgång till olika slags rum uppstår inte problemet med individuella val, menar Jan Åke Granath.

Både möten och enskildhet

Men trots att flexibla kontor ska ge möjlighet till både möten och enskildhet kan verkligheten visa sig vara en annan. Det finns risk för att flexibiliteten går så långt att de anställda sällan träffas, om allt fler väljer att arbeta hemma.

– Få möten leder till att man arbetar mycket efter eget huvud eller efter en checklista, och då kan kreativiteten försvinna, påpekar Jan Åke Granath.

Enskildhet ska de anställda få i flexikontorets tysta rum. Men Jan Åke Granath har erfarenhet av att ledningar försöker spara pengar genom att planera bort de rummen.

– Det måste finnas rum för att läsa och tänka i fred, annars är det svårare att fungera i det öppna rummet, säger han.

Anställda kostar mer

Ofta är det ekonomiska resonemang som ligger bakom att ett företags ledning vill införa ett flexibelt kontor. Mätningar har visat att ofta står mer än hälften av kontorets arbetsplatserna tomma, eftersom anställda är sjuka, på möte eller hos kunder. Därför kan företaget spara in yta när de bygger ett flexibelt kontor utan personliga platser.

Jan Åke Granath menar att när man tänker i ekonomiska termer är det viktigt att komma ihåg att den anställde kostar tio gånger mer än själva arbetsplatsen. Om ett företag sparar in tio procent på sin yta, och förändringen gör att personalen arbetar en procent sämre, har investeringen alltså gått jämt upp.

– Att genomföra förändringar på kontoret är känsligt. Det är lätt att spara sig till förluster, och det tänker ledningen inte alltid på.

Delaktighet viktigt

Jan Åke Granath rekommenderar att företagsledningen låter hela personalen bli delaktig vid stora förändringar av kontorsmiljön. Alla måste på ett tidigt stadium få vara med i diskussionen och göra sina röster hörda. Ledningen måste också vara beredd att ändra sina planer.

– Kreativitet handlar om att må bra. Om ett företag har kontor där människor inte mår bra, då är de inte kreativa, vad som än sägs om kontorslösningen, konstaterar han.

Han påpekar också att ledningen inte får tro att en ombyggnad löser företagets alla problem. Ett stagnerat företag får inte plötsligt kreativa och flexibla medarbetare i och med en ny kontorslösning.

– Har företaget problem måste man ta itu med dem först. Det går inte att bygga sig ur dem. Men om förändringar är på gång inom företaget ska man kanske också fundera på att bygga om kontoret för att underlätta utvecklingen.

Fakta

Tips vid kontorsplanering

• Se till att det finns både öppna och tysta rum för olika arbetsuppgifter.

• Prioritera inte flexibiliteten på bekostnad av möten. De behövs för att öka kreativiteten.

• Gör hela personalen delaktig i kontorsplaneringen och var flexibel.

• Kom ihåg att personalen kostar tio gånger mer än arbetsplatsen.

• Lös företagets problem före ombyggnaden, och tro inte att ombyggnaden ska lösa dem.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.