Rätt kultur krävs för att lyckas på distans

För nästan precis ett år sedan började ett tidigare okänt virus sprida sig i samhället, och strax var pandemin ett faktum. Inom loppet av några veckor hade möten, konferenser och after worker ställts om och blivit digitala. Det som vi trodde skulle ta många år att migrera ut i cyberrymden gick tydligen att genomföra på en månad.

En första observation är förstås att när det verkligen gäller kan vi ställa om snabbare än vi någonsin skulle ha trott. Mycket handlar om vanans makt och det är först när vi bryter den som vi blir varse att det går att göra saker på helt andra sätt.

En andra är hur lätt vi fastnar i tanken att allt till slut kommer att gå tillbaka till ett normalläge – efter vaccinet. Det tror inte jag: Företag säger redan upp kontorsytor. Människor har vant sig vid att slippa pendla. Hemmakontor höjer priset i mäklarannonserna. Nej, distanssamarbetet är här för att stanna.

Men hur går det då för oss att samverka och leda på distans? De ledare jag möter tycker att det funkar ganska bra inom ”förvaltning”: rutinmässigt arbete med inarbetad arbetsfördelning. Desto svårare upplever de det att utveckla, förändra och samskapa på distans. Och där finns något viktigt för oss som försöker åstadkomma kvalitet och operationell excellens.

Teamkänslan försvagas

Grundbulten för att lyckas med det är nämligen att etablera rätt kultur. Med engagerade medarbetare och ledare, ägarskap och framgångsvilja. Men det jag möts av är något annat: Upplevelsen av att vara ständigt uppkopplad men samtidigt frånkopplad. Teamkänsla som försvagas, mänsklig kontakt som ebbar ut och känslan att hamna ensam framför en dator i sitt sovrum.

Och från den ensamheten är det svårt att driva kraftfulla förändringsinitiativ – där krävs vi-känsla, närvaro och gemensam riktning. Hur vet du ens att dina medarbetare är med på tåget när du bara träffar dem via en skärm – ibland inte ens med bild?

Verkningsfull förändring kräver att dina medarbetare hittar den inre energi som behövs för att leda sig själva i rätt riktning. Det är förstås fullt möjligt att åstadkomma också på distans. Men precis som i allt annat utvecklingsarbete behöver du medvetet välja arbetssätt beroende på vad du vill uppnå, och sedan utvärdera och förbättra dessa efterhand.

Ett enkelt ställe att börja är webbmöten. De utgör minsta gemensamma nämnare för det dagliga kulturbygget, och en höjning av deras möteskvalitet kan få stort positivt genomslag. Det kostar väldigt lite att skapa några enkla goda vanor för att åstadkomma en helt annan närvaro och energi i dessa möten.

Tappar fokus

Det kan handla om en incheckning så att alla deltagare ”kliver in” ordentligt i mötet. Eller att jobba mer med smågrupper för att få alla att bli mer aktiva och komma till tals. Ta fasta på att människor tappar fokus snabbt och jobba med små korta pass i stället för långa presentationer. Utvärdera varje möte helt kort på slutet för att förbättra formerna till nästa gång – och så vidare.

För tänka sig: Alla de här sätten att få mer energi i webbmöten är precis lika gångbara när det gäller att skapa ett bra och engagerande samtalsklimat i en fysisk miljö.

Budskapet är: Försitt inte chansen att skapa engagerad samverkan. Säg inte ”sedan, när vi kommer tillbaka till normalläge”. Skapa i stället det ni behöver under nuvarande förutsättningar och lär er vad som får människor att hitta energin oavsett omständigheter. Då blir till slut alla lägen normalläge.

Ola Ljunggren Bergeå, konsult Real8