”Regeringen borde ställa krav på ledningssystem”

Två år av kartläggning, organisering och målbeskrivning tog det innan SGU slutligen stod med certifikatet i hand. Numera har de ett integrerat ledningssystem som är certifierat för kvalitet, arbetsmiljö och yttre miljö. Arbetet har definitivt inte varit förgäves. Tvärt om är Göran Hellström, som haft det övergripande ansvaret öfr införandet, mycket nöjd. Det har lett till att SGU fått ett systematiskt förbättringsarbete. De har en vision och förbättringsmål för alla olika nivåer i organisationen, handlingsplaner för att nå målen och verktyg för att mäta att de nås. De har också fått ett ökat samhällsfokus som verksamaheten ska fortsätta att utvecklas ifrån.

Hela organisationen har engagerats i att kartlägga och beskriva verksamhetsprocesserna, i att identifiera problem och risker. Utifrån det har man sedan gemensamt tagit fram vision, policy och övergripande förbättringsmål.

– Man kan säga att vi fått en fast grund. Vi har fått ett antal metoder och verktyg som fungerar som ett skyddsnät i hela vårt förbättringsarbete, säger Göran Hellström.

Kunden i centrum

Som hjälpmedel i arbetet har SGU bland annat infört ett it-stöd för rapportering av förbättringsförslag och avvikelser. De har också tagit fram en intranätportal där mål och rutiner är tillgängliga för alla, oavsett om man arbetar på huvudkontoret, eller någon annanstans i landet.

Men kanske är den allra största vinsten med det integrerade ledningssystemet att myndigheten fått en större kund- och därmed samhällsfokusering. De har på ett systematiskt sätt börjat ta reda på vad kunderna har för behov och vad de tycker om verksamheten. Informationen används sedan som underlag för förbättringsarbetet.

Just kundbegreppet är en av de stora skillnaderna mellan att certifiera ett företag och en myndighet. Hos myndigheter saknas den drivkraft att fokusera på kunderna som är naturlig hos företagen. Deras finansiering och existensberättigande baseras på politiska beslut, inte på nöjda kunder.

– Jag tror att många myndigheter missförstår begreppet kund och förknippar det med att köpa och sälja, men som myndighet har man också kunder, det är alla de personer, företag och organisationer som vi vänder oss till med våra tjänster, kommenterar Göran Hellström.

Att den naturliga drivkraften saknas får man kompensera genom att lägga ned extra krut på att förstå kundernas behov och använda det när förbättringsåtgärder ska genomföras.

Arbeta integrerat

Någon annan statlig myndighet som idag har ett integrerat och certifierat ledningssystem känner Göran Hellström inte till. Men just integreringen tycker han är oerhört viktig, det ger en helt annan styrka än vad flera olika separat ledningssystem gör. Det är också nödvändigt att ledningssystemet integreras med det system för planering och återrapportering till regeringen som redan finns väl inarbetat inom alla myndigheter.

– Hänger inte allt samman finns det en risk att det nya ledningssystemet ställs vid sidan av och mest uppfattas som en belastning, konstaterar han.

Företag och myndighet.

Myndigheterna ligger generellt sett efter företagsvärlden när det gäller arbetet med integrerade ledningssystem baserade på standarder. Flera myndigheter arbetar med kvalitetsfrågor, men inte alltid på ett särskilt strukturerat sätt. Generellt finns en stor okunskap om de möjligheter som finns och det tycker Göran Hellström är synd.

Han tycker att regeringen borde börja ställa krav på att alla myndigheter inför ett integrerat ledningssystem som grund i sitt förbättringsarbete. Riksrevisionen kunde sedan få i uppgift att stå för revisionen av att myndigheterna uppfyller kraven.

– Jag tycker att det vore ett naturligt steg i strävandena efter att effektivisera myndighetssektorn, konstaterar han.

Fakta// SGU

Sveriges Geologiska undersökning, SGU, ansvarar från myndighetshåll för frågor som rör Sveriges berg, jord, grundvatten och mineralhantering. De arbetar mot kommuner, länsstyrelser och myndigheter som använder deras kunskap vid planering av ny infrastruktur. De hjälper också prospekteringsföretag som söker efter nya platser att utvinna malmer på. Stor del av verksamheten består av systematiska undersökningar av Sveriges geologi.

Fakta//Att tänka på:

Integrera redan från början. Att bygga separata system är slöseri med resurser. Bygg samma system för hela organisationen oavsett geografisk placering. Ingenting ska ligga vid sidan om.

Innan ni börjar, definiera alla systemets delar. Annars finns en risk att ni överarbetar processdokumentationen.

Utgå ifrån verksamhetsidén och bryt sedan ned den i vision, mål och handlingsplan.

Ofta finns inte tillräckligt med kompetens inom organisationen, anlita en kunnig person utifrån och gå på studiebesök hos någon som redan infört ett integrerat ledningssystem. Det är svårt att läsa sig till hur man ska göra.

Ledningens aktiva roll är en given förutsättning.

Det ska vara tydligt vem som ansvarar för vad. Enkelhet och tydlighet ska vara honnörsord.

Certifiera ledningssystemet. Certifieringsprocessen blir en viktig drivmotor i förbättringsarbetet.