”Riv din kvalitetspolicy”

Er kvalitetspolicy är med största sannolikhet en riktig papperstiger. Ett dokument ni har, men inte använder. Ett dokument som VD och ledningen pliktskyldigt ”tittar” på 1 gång per år för att uppfylla kravet i en standard för att de innehåller ”rätt” ord för att revisorn ska bli nöjd.

Mina slutsatser ovan är baserad på de hundratals kvalitetspolicy som jag har beskådat under min yrkeskarriär. Högst ovetenskapligt, men ändå en betraktelse.

Men hur skapar vi då en kvalitetspolicy som faktiskt är användbar och som ”känns i luften” direkt när vi kommer innanför dörren på en verksamhet?

Förstå syftet

För att skapa en sådan så måste vi förstå syftet bakom kraven i standarden för kvalitetsledning gällande policy.

Men först så vill jag bara förtydliga att en policy är ett dokument som ska stärka önskvärda beteenden för att uppnå er uppsatta mål.

Så låt mig nu snabbt guida er och förklara vad standarden avser med en kvalitetspolicy.

Stöder inriktningen

Högsta ledningen* ska upprätta, införa och underhålla en kvalitetspolicy som är anpassad till organisationens syfte och förutsättningar samt stöder dess strategiska inriktning.

Det här är alltså er företagskultur eller värderingar och syfte som avses. Det som gör er unika och som era kunder gillar er för. Ni behöver alltså vara tydliga med vilka beteenden som är önskvärda och som ni lever efter för att uppnå ert syfte och era mål.

*Högsta ledningen är ledningsgruppen med VD i spetsen.

Kvalitetspolicyn ska:

1, ge ett ramverk för att sätta kvalitetsmål.

Börja med att ta bort ordet kvalitet, det är alltså alla era mål som avses. De som är viktiga för att ni ska uppnå era långsiktiga mål. Ni ska sätta mål som ligger i linje med ert syfte, strategi och värderingar/kultur. Er policy ska alltså guida er till att sätta mål på alla nivåer som ligger i linje med er kultur. Se till att det blir tydligt!

2, innefatta ett åtagande att uppfylla tillämpliga krav.

Det här innebär inte att ni behöver använda exakt den här frasen i er policy. Men det ska vara tydligt att ni har beteenden som säkerställer att ni gör allt för att uppfylla de krav som ställs på er. Krav från er själva, kunder och myndigheter/lagar mm. Ett tydligt ansvarstagande med andra ord.

3, innefatta ett åtagande att ständigt förbättra kvalitetsledningssystemet.

Det här innebär inte heller att ni behöver använda exakt den här frasen i er policy. Att arbeta med ständiga förbättringar, innovation, anpassningar till omvärlden, nya krav mm. är en överlevnadsstrategi. Det här är ett åtagande om att ni avskyr att luta er tillbaka, bli bekväma och nöjda. Se till att ni är tydliga med att ni främjar beteenden som rör er framåt med tiden genom förbättring. Ingen vill sluta som Facit.

4, finnas tillgänglig och underhållas som dokumenterad information;

Det här handlar om att era önskvärda beteenden, eller värdegrund, är tydliga och finns dokumenterade (läs tapetserat med) så att ni alla ständigt kan se dem och säkerställa att de är aktuella.

5, kommuniceras, förstås och tillämpas inom organisationen.

Ganska enkelt, för det här handlar om att ni ständigt måste prata om era gemensamma beteenden. De som ska uppfylla ert syfte och guida er mot era mål. Framför allt för att hjälpa varandra att leva dem. Syns det inte, så finns det inte och pratar ni inte om det så finns det inte heller.

6, i lämplig utsträckning vara tillgänglig för relevanta intressenter.

Den här sista handlar kort och gott om att ni ska vara öppna utåt med vad kunder och andra intressenter kan förvänta sig för ”atmosfär” och attityd när de kommer i kontakt med er. Det där som ”känns i luften” när du kommer på besök.

Bättre än word-dokument

Följer ni det här så lovar jag er att ni kommer att få en bra mycket större utväxling av er policy än ett word-dokument med VDs signatur som i värsta fall samlar digitalt damm i en mapp eller hänger inramad i ett mörkt hörn av receptionen.

Ovanstående krav gäller naturligtvis vilken policy ni än vill skapa, om det så är miljö, arbetsmiljö eller uppförande etc. spelar ingen roll.

En policy ska vara unik för er, kan du byta ut loggan och sätta vilket företagsnamn och bransch som helst är det ett helt meningslöst dokument. Slöseri med tid och pengar!

Andreas Odhage, global revisionsledare, Assurgo