”Roten till våra problem är överadministration”
Debatt I Sverige och västvärlden fokuserar vi mycket på att vara effektiva. Frågan är om det spelar någon roll, när vi ändå arbetar med fel saker. Lösningen är inte fler regler och uppföljningar, utan betydligt färre.
Tidigare i mitt liv var jag anställd av en global organisation. Efter 70 års träning hade de blivit mästare på ineffektivitet genom överadministration och kontrollerande chefer.
Låt mig visa det med ett enkelt exempel. När jag skrev ett brev granskades det först av en person som kontrollerade språket.
Därefter skickades det till min närmaste chef, som återkom med synpunkter. När jag hade gjort ändringarna var det dags för chefens chef att granska brevet. Det här ledde såklart till att att jag fick ta bort ändringarna jag nyss gjorde och istället lägga dit ny text. Och sedan var det åter igen dags för korrekturläsningen.
Kringgå regler
När jag slutade min anställning fick jag beröm för att jag var den person som snabbast hade lärt mig hur jobbet fungerade. Sanningen var snarare en annan. Jag hade lärt mig hur jag skulle kringgå systemet för att alls få någonting gjort.
De flesta stora organisationer, både i Sverige och utomlands, fungerar tyvärr på ett liknande sätt. Vi är så tyngda av att skriva rapporter ingen läser, gå på möten där ingenting beslutas och lida av kontrollerande chefer att det bara finns en väg framåt.
För att få saker gjorda måste vi revoltera i det tysta och göra saker på vårt eget sätt. I grunden handlar lösningen om två saker.
Inte fler regler
För det första behöver du inse att vägen till lönsamma organisationer och nöjda medarbetare aldrig går via fler regler, enorma databaser och tjocka pärmar. Du kan titta på vilken undersökning du vill från de senaste decennierna, eftersom de kommer att berätta samma sak.
För det andra bör du ställa dig själv några frågor innan du tar fram nya rutiner, kallar till möten eller detaljkontrollerar vad personalen gör. Varför ska vi göra det här? För vem gör vi det? Kommer det här att göra jobbet enklare och roligare? Ligger det här i linje med vår vision och värdegrund? Hur hjälper det här oss att nå våra mål?
Om du inte kan ge enkla och tydliga svar på de frågorna är risken stor att du skapar ytterligare en papperstiger och onödig administration som medarbetarna kommer att undvika bäst de kan.
Kontrollera kollegor
Följden av det blir en ännu spretigare organisation, vilket gör att du behöver lägga ännu mer tid på att kontrollera att kollegorna gör vad de ska – och så är cirkeln sluten.
Istället för att ta dig framåt är du fångad i en oändlig och stressande loop.
Min uppmaning till dig är att våga bryta det här. Att ta bort regler och i större grad utgå från sunt förnuft. För det är faktiskt just det som kommer att lösa upp propparna i din organisation.
Andreas Odhage, global kvalitets- och miljöledningsrevisor, författare till boken Jakten på papperstigern – effektivare kvalitetsledning.
