Så bygger du kompetens i förändringsledning

– Det är ingen klyscha att det är ett högre förändringstryck nu än för några år sedan. Det sker en snabbare utveckling av innovationer och digitalisering, vilket gör att företag måste ställa om fortare. Jag tror att det skapar lite av en stress och verksamheter känner att de helt enkelt måste bli bättre på att driva förändringar. Det är något som föder både intresse och nyfikenhet, säger Catrin Brodin.

En annan orsak som Catrin Brodin ser bakom det ökade intresset är att många verksamheter helt enkelt är trötta på att misslyckas, det kostar för mycket.

Misslyckande kostar

– Det är så många, stora förändringar som pågår nu. De organisationer som kontaktar mig är ofta drivet av någon sorts misslyckande. De har hamnat i en situation där medarbetare är missnöjda, det råder kaos och de vet inte hur de ska hantera situationen.

En ledare behöver ha grundläggande kunskap om mekanismerna bakom och en förståelse för hur människor reagerar i förändring.

Catrin Brodin menar att själva begreppet Change management utgår ifrån att det finns ett inbyggt motstånd mot förändringar och därför krävs en särskild förmåga för att managera förändringen.

– Men vi människor genomför stora förändringar i våra liv som inte är svåra och det är för att vi kommer på dem själva. Ju mer känsla av att inte få vara med och påverka och bestämma desto större motstånd möter man.

Fakta

ADKAR-femstegsmetoden

Adkar är en metod i förändringsledning som blivit en av de mest använda hela världen.Grundidén är att ingen organisation kan förändras utan människorna i den. Bakom står det amerikanska företaget Prosci.Detta struktureras enligt den så kallade Adkar-metoden där varje bokstav står för en ingrediens som är nödvändig för att nå bestående förändring.

1. Awareness (medvetenhet): medvetenhet om behovet av förändring
2. Desire (vilja): viljan att förändras
3. Knowledge (kunskap): kunskap om hur förändringen ska ske
4. Ability (förmåga): möjligheten att prestera i det önskade läget
5. Reinforcement (förstärkning): förankring och uppföljning av det önskade läget.

Först när alla inblandade medarbetare uppfyller de här punkterna kan hela organisationen förändras.

Olika behov

Därför ska man också vara medveten om att olika typer av förändringar kräver olika ansträngning och förändringsledning för att lyckas.

– Att till exempel gå från att jobba i enskilda rum till att införa ett aktivitetsbaserat kontor underskattas ofta och anses som en liten förändring. Men det kräver väldigt mycket beteendeförändring av medarbetare. Ju mer omfattande beteendeförändringen är, desto duktigare måste man vara på att driva förändring.

Så i vad består egentligen kompetensen förändringsledning? Catrin Brodin menar att det handlar om förmågan att leda människor i förändring. Och då behöver man kunskap och förståelse om hur människor påverkas av förändring.

– En ledare behöver ha grundläggande kunskap om mekanismerna bakom och en förståelse för hur människor reagerar i förändring.

Rusta hela organisationen

Hon tycker man bör överväga att även rusta medarbetare i förändring – inte bara ledare så att de får en bättre förmåga att leda sig själva i förändring.

– Att bygga förmåga i hela organisationen, både hos chefer och ledare, är något som alla verksamheter behöver tänka på i dag.

Förutom kunskap om hur människor reagerar i förändring behövs kunskaper i metoder och verktyg anser Catrin Brodin. Likväl som man driver ett projekt med hjälp av en projektmetod bör man driva förändring med hjälp av en metod.

– Det är en form av kvalitetssäkring. Du följer en metod och får en bra struktur och det innebär att du får ett systemiskt arbete och bra processer. Det är också en viktig framgångsfaktor för att förändringen ska lyckas.

Skapa medvetenhet först

Rent konkret kan en bra början vara att alltid starta en förändring med en workshop med ledningsgruppen för att förtydliga syftet och målet med förändringen. Här medvetandegörs hur stor förändringen faktiskt är, vad den betyder och vilka som påverkas mycket eller lite av förändringen.

Den är inte enkelt att hitta en allenarådande definition på begreppet förändringsledning. Prosci är erbjuder en systematisk och holistisk metod för förändringsledning som kallas Adkar. Den är baserad på forskning på cirka 2 000 företag och är en av de mest använda metoderna världen över. Prosci definierar förändringsledning så här, fritt översatt:

Förändringsledning är disciplinen som guidar hur vi förbereder, rustar och stöttar individer till att framgångsrikt acceptera förändring i bemärkelsen att driva organisationsframgångar och resultat.

Ingen separat process

Förändringsledning beskrivs ofta som en separat process men Catrin Brodin förordar en helhetssyn på förändringsledning.

Något som inte är helt ovanligt är att det blir en krock mellan olika yrkesroller som lägger olika tyngd på de två huvudpelarna i förändringsledning. Processinriktade människor – ofta projektledare – lägger mer tyngd på metodiken medan de som jobbar med att leda människor – ofta HR-personer – lägger tyngdpunkten på mänskliga beteenden.

– Min erfarenhet är att förändringsledning och projektledning måste integreras. Det kan bli svårt att jobba parallellt med en förändringsledare och en projektledare. I den bästa av världar jobbar de integrerat eller så har ledaren, oavsett om det är projektledaren eller i linjen, en hög kompetens i att leda i förändring.

Bygga kompetens i förändringsledning

Så hur ska man då kompetensutveckla sig? Börja med att utreda behovet. Är det en förestående stor förändring som kräver omfattande kunskap eller är det en allmän kompetenshöjning? Catrin Brodins råd är att i ett första steg öka kunskapen om hur människor reagerar i förändring. Då byggs förmågan i hela organisationen.

–Projektledare och programansvariga skulle jag råda att utbilda sig i metoder. Metodiken ska hjälpa att driva förändring plus att du arbetar på ett systematiskt sätt.

Men lägg inte alltför mycket resurser på att implementera nya förändringsprocesser.

– Du har hjälp av metoder men de måste också anpassas till din egen organisation. Ofta är det bättre att satsa på att bara göra ett fåtal saker rätt än att försöka göra tio olika saker som inte fungerar.