Så kan en kvalitetsmodell utveckla partnerskapet

Förbättringskultur mellan organisationer

Tillsammans med Anders Fundin, som är forskningsledare vid SIQ – Institutet för Kvalitetsutveckling och professor vid Mälardalens universitet, har hon bedrivit ett forskningsprojekt där de i en fallstudie studerat hur upphandling av äldreomsorg skulle kunna förbättras genom att använda SIQ Managementmodell, inte bara för att utveckla arbetssätt i riktning mot en förbättringskultur inom en organisation, utan även mellan organisationer.

Projektet har initierats av SIQ och SQMA – the Swedish Quality Management Academy, som representeras av forskare från åtta lärosäten och som bedriver forskning inom kvalitets- och verksamhetsutveckling.

Förbättringspotential under kontraktstiden

Enligt Carolina Camén finns ett behov av att använda en modell som verkar för dynamisk kvalitet, till skillnad från statiska modeller som inte tar hänsyn till någon förbättringspotential under kontraktstiden.

– Trots de ansträngningar som görs för att inkludera kvalitetsförbättringar i upphandlingsdokumenten är kraven ofta statiska och hanterar kvalitetsförbättring i begränsad utsträckning. Men med tanke på den dynamiska utveckling som sker inom till exempel vården samt att avtalen ofta sträcker sig flera år framåt i tiden är den snäva synen på kvalitetsförbättring otillräcklig, förklarar hon.

Skiftar fokus

Den kvalitetsmodell som användes i forskningsprojektet var först SIQ:s så kallade GUM-modell samt senare SIQ Managementmodell. GUM-modellen togs ursprungligen fram av SIQ på uppdrag av Svenskt Näringsliv och är en nedbantad version av den generella managementmodellen.

Modellen innehåller, liksom SIQ Managementmodell, tre delar: struktur, kultur och systematik. När modellen tillämpas vid en upphandling skiftar fokus från tyngdpunkten på ett antal detaljerade ”skall-krav” till en bedömning av kvalitetsmognaden hos både upphandlare och utförare och att partnerskapet mellan dem byggs in redan från början.

Fyra faser

I projektet delade forskarna in upphandlingen i fyra olika faser, där SIQ Managementmodell fick olika roller:

1. Förberedelsefasen. I den fasen skapar upphandlaren ramar och förutsättningar för det egna arbetet. Här kan modellen användas som internt verktyg för att utvärdera den egna organisationen och dess förutsättningar.

2. Förefasen. I den fasen ingår bland annat förberedelse av upphandlingsdokument, sondering av marknaden och kommunikation med potentiella anbudsgivare. Här är det viktigt att diskutera målbilder – vad som ska upphandlas och varför. Här ska även kvalitetsmodellen integreras i upphandlingsdokumenten som kravställare för kvalitetsutveckling hos utföraren.

– Det vi såg i projektet är hur viktigt det är att managementmodellen inte bara adderas, utan integreras, det vill säga inte blir ett tillägg, utan jobbas in ordentligt i dokumenten, betonar Carolina Camén.

3. Underfasen. Här handlar det om att genomföra upphandlingen utifrån de lagregler som finns. Managementmodellen kan då användas för bland annat utvärdering av anbud. Det är i den här fasen som kontrakt upprättas och beställarens respektive utförarens roll diskuteras. Här läggs grunden för partnerskapet.

4. Efterfasen. Det är nu som tjänsterna börjar utföras och som beställare och utförare tillsammans skapar värde med dem som verksamheten är till för, enligt de frågeställningar som finns i managementmodellen.

– Genom att använda managementmodellen skapas förutsättningar för ett partnerskap, där båda parterna blir samskapare av kvalitet, förklarar Carolina Camén.

Återföringsrapporten central

En av kärnfrågorna i projektet är hur partnerskapet mellan upphandlare och utförare kan utvecklas med hjälp av en kvalitetsmodell. Forskarna kom bland annat fram till att det redan i upphandlingsdokumenten bör framgå att partnerskap är något som kommer att bli viktigt att jobba med under avtalstiden.

Den så kallade återföringsrapport som finns i SIQ Managementmodell har en central betydelse, konstaterar Carolina Camén.

– Återföringsrapporten får delvis en annan betydelse när rollerna förändras – när upphandlare och utförare blir jämbördiga partners som båda utvärderas löpande. Traditionellt har modellen använts inom organisationer. Men om den ska användas för att samskapa om kvalitet mellan organisationer kan det finnas skäl till diskussion och eventuella förtydliganden.

Andra kvalitetsmodeller

I projektet har de använt SIQ Managementmodell. Men Carolina Camén är övertygad om att även andra kvalitetsmodeller kan användas och även inom andra verksamheter än äldreomsorg.

– Det beror alldeles på vad man vill uppnå. Men huvudsaken är att man som upphandlare inte bara ställer krav på produkten eller tjänsten, utan att parterna tillsammans samskapar kring en kultur som stimulerar till kvalitetsutveckling under hela avtalstiden, sammanfattar hon.

Så säkras kvaliteten i upphandlingen.

1. Se till att det finns en röd tråd genom hela upphandlingsprocessen. Tänk igenom målbilder och vilken typ av leverantör som behövs.

2. Definiera lägsta godtagbara leveransnivå. Bestäm vilka ”skall-krav” som ska ställas och hur de ska följas upp.

3. Jobba in en kvalitetsmodell i upphandlingsdokumenten. Diskutera igenom hur kvalitetsmodellen ska användas, dels vid utvärdering av anbud, dels för regelbundna utvärderingar under kontraktstiden.

4. Utveckla partnerskapet mellan upphandlare och utförare. Integrera partnerskapet tidigt i upphandlingsdokumenten. Uppmana anbudsgivarna att beskriva hur de ser på partnerskap och vad som är viktigt.