De vill bli av med frustration kring komplexa processer

– Man kan lugnt säga att vi är ganska innördade i det här ämnet, även om det känns lite märkligt ibland att skriva om något som är så pass outforskat, säger Anna Zingmark.

Tillsammans driver Karoline Bottheim och Anna Zingmark konsultbyrån Länka Consulting och har lång erfarenhet av att leda, stötta och genomföra stora förändrings- och samverkansprojekt med alltifrån EU-kommissionen, Nordiska ministerrådet och regeringskansliet till myndigheter, regioner, länsstyrelser, kommuner, företag och civilsamhället.

De har med andra ord stor vana av att försöka sammanfoga olika verksamheters logiker för att lösa problem, och har sett behovet av att skapa ett nytt arbetssätt för just ledning av komplexa processer.

– Vi såg att många verkligen vill hitta sätt att samverka, men att man av flera olika skäl inte nådde ända fram, säger Karoline Bottheim.

Involvera så tidigt som möjligt

Den största fallgropen är idén om att det går att spika en vattentät plan för en process. Trots att vår samtid på många sätt rör sig mer mot ett agilt arbetssätt i samverkansprocesser finns det fortfarande kvar en viss del av industrins styrningslogik och detaljstyrning – nu även inom offentlig sektor. Det är dömt att misslyckas när man angriper problem där lösningen inte är självskriven.

– Om alla berörda aktörer blir involverade från början kan man använda sig av alla kunskapsperspektiv väldigt tidigt, snarare än att man gör en projektplan på egen kammare som ändå inte når fram för att alla har olika problemformulering, säger Anna Zingmark.

Karoline Bottheim instämmer:

– Ja dels involvering, men också ett bättre lärande. Att man systematiskt stämmer av med varandra: ”vad har vi lärt oss nu med hjälp av alla de här nya perspektiven?”. Det kanske leder till ett konstaterande att man inte har förstått frågan tillräckligt för att kunna agera, men då betyder ju det att man behöver stanna upp och lägga ännu mer tid på problemförståelsen, säger hon.

Tid är pengar – så ta dig den

De bägge upplever att många aktörer inte är så vana vid att ta sig den tiden. Inte minst i en tid när hela samhället är skolade i ett slags duktiga-flickan-tänk i stil med ”först till lösningen vinner”. Det är helt enkelt väldigt ovant att tänka att processen är en del av lösningen.

Boken ”Att lyckas leda en komplex process – mellan plan och icke-plan” föregicks av ”Att lyckas leda i samverkan”, samt ”Att lyckas hindra utvecklingskraften – fallgropar för framtiden”. Den sistnämnda boken skrev Bottheim och Zingmark i frustration över att vi inte tar tillvara vår klokskap på riktigt för att lösa våra aktuella samhällsutmaningar.

Ju mer komplext en process är desto mer röster behöver komma till tals i arbetet, man behöver arbeta mer iterativt, och – kanske mer än någonting annat – måste man våga sitta lugnt ner i båten trots att man inte har någon aning om vilken riktning båten styr mot.

Det finns ofta en styrgrupp för en komplex process, och inte sällan är styrgruppen frånkopplande själva lärandesegmentet vilket kan vara förödande för hela projektet.

– Då riskerar de att fatta beslut utifrån någonting helt annat. Det räcker inte med att en liten operativ grupp har lärt sig av varandra utan styrgruppen behöver också involveras i det, men det tar som sagt tid. Om man vill ha en långsiktig lösning är det ju ändå värt den tiden, säger Karoline Bottheim.

Anna Zingmark instämmer och exemplifierar med situationer då etablerade regelverk behöver ändras, exempelvis om Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen samverkar. Där ska samtliga nivåer involveras i vad som behövs för att driva igenom förändringen, det kan inte ett antal projektledare lösa själva.

Linjärt möter cirkulärt

I ”Att lyckas leda en komplex process” har författarna illustrerat problematiken kring att försöka stressa fram beslut och lösningar på problem som per definition inte är snabblösta med ”den linjära och den cirkulära rösten”.

– Den linjära rösten är den som vill förenkla i alla lägen, ”kan vi inte bara göra som vi har sagt, det där tar jättelång tid och vi kommer ju inte framåt” – medan den cirkulära säger att ”vad kul, nu blir det ännu mer diskussioner, det här kan vi ha nytta av”. Vi låter dem diskutera med varandra igenom boken, och vi tror att många kan relatera till dem, säger Anna Zingmark.

Regnet öser fortfarande ner utanför fönstren, och dessutom är det är svårt att slita sig från det fängslande dilemmat. Vi kan inte ta oss an alltför komplexa och långsiktiga frågor med ett alltför strikt projekttänk, ändå är hela systemet är riggat för att vi ska göra det. Hur ska vi då omprogrammera systemet?

Det extremt förenklade svaret är tid. Det vill säga väl förvaltad tid som inte behöver styckas upp med måttstockar.

– I allmänhet har samhället fått mindre tid för reflektion. Istället ska man vara så effektiv man bara kan. Det i kombination med att alla ska vara superspecialiserade gör att vi riskerar att tappa helheten, säger Karoline Bottheim.