Så löste de bristen på skyddsutrustning

Den 20 mars fick han ett samtal från sjukhusdirektören Björn Zoega: ”Du och Sara får ansvar för att fixa skyddsmaterial för hela Region Stockholm”.

– Vi visste båda två direkt hur vi ville styra upp arbetet – vi ville skapa ett Command Center, berättar Martin Tegnér.

Inspirationen kom från John Hopkins sjukhus i Baltimore i USA som sköter hela sin verksamhet via ett Command Center som har den övergripande helhetsbilden för sjukhusets alla resurser.

Sattes upp på några timmar

Ett tidigare tomt konferensrum på plan 7 på Karolinska universitetssjukhuset blev platsen för den nya ledningscentralen där man samlade alla viktiga funktioner för inköp och logistik.

På några timmar skruvades de första fyra skärmarna upp där all viktig information skulle presenteras. Ett analysteam utsågs och började arbetet med att samla fakta: Hur mycket och vilken typ av skyddsutrustning går åt per dag för att sköta en covid-patient, vad visar prognosen för sjukdomsspridningen och hur mycket skyddsmaterial behöver därmed de olika sjukhusen och avdelningarna per dag?

Sedan började jakten på utrustning. På några arbetsdagar ökade behovet av exempelvis andningsskydd med hela 2 600 procent och för visir med 13 000 procent. Dessutom behövdes plasthandskar, plastförkläden, desinfektionsmedel och mycket annat. Senare fick de även ansvar för inköp av respiratorer och förbrukningsartiklar till medicinsk utrustning för att kunna öppna nya intensivvårdsplatser.

Tur och tillfälligheter

Många bidrag kom från oväntade håll. Det kunde vara en bror till en vän som hade kontakter i Kina.

– Sent samma kväll den 20 mars fick jag ett mejl från vår sjukhusdirektör som hade blivit kontaktad av Scania. De erbjöd sig att bidra med hela sin globala organisation för inköp och logistik. Deras kontakter runt om i världen och inte minst närvaro i Kina var precis vad vi behövde. Utan samarbetet med näringslivet hade vi aldrig lyckats, berättar Martin Tegnér.

På samma sätt blev Camfil, som tillverkar luftfilter i Trosa, en viktig partner.

– Det var någon som tipsade oss om att de är bra på luftrening och att kunde hjälpa oss att kvalitetssäkra andningsskydd. De ställde dessutom om sin tillverkning för att producera andningsskydd för den svenska marknaden – ett utvecklingsarbete på enbart fem veckor tillsammans med läkare och sjuksköterskor på Karolinska, berättar Sara Lindholm Larsson.

Tipsen strömmade in och bland det första som gjordes var att öppna en elektronisk tipslåda för att hantera alla inkommande tips. Personal från de olika vårdgivarna i regionen, organiserade i fem olika inköpsceller, fick uppdraget att gå igenom och hantera inkommande tips och det privata serviceföretaget Coor hjälpte till med att etablera ett lager på Arlanda.

Scanias personal på plats

Dessutom fanns en kinesisk läkare och rådgivare närvarande för att hjälpa till med direktkontakter med kinesiska producenter av skyddsutrustning. Även medarbetare från Scania fanns på plats.

– Som mest hade Scania 25 personer på plats i vårt Command Center. Det var många som var permitterade som frivilligt kom och jobbade för att hjälpa oss. Utan Scanias insats hade vi inte klarart uppdraget, och det fanns ett otroligt engagemang hos alla som jobbade med detta, framhåller Sara Lindholm Larsson.

Kvalitetskontrollen var också extremt viktig – hela världen var på jakt efter skyddsutrustning och det fanns många produkter i omlopp som inte höll måttet. Med hjälp av Karolinskas egna arbetsmiljöspecialister satte de upp en egen kvalitetssäkringsprocess för att säkerställa att de skydd de köpte in också var säkra.

– Detta var en av de absolut viktigaste processerna. Många av de produkter som kom in var på kinesiska och helt okända sedan tidigare. Personalen måste därför kunna känna sig trygga i att de också fungerar, poängterar Martin Tegnér.

Kommunikationen viktig

Förutom information via intranätet såg de till att regelbundet gå ut med informationsbrev och fördjupningsartiklar för att alla skulle få relevant information – allt för att stilla oro och skapa en trygghet i organisationen. De hade också dagliga pulsmöten med alla som arbetade i Command Center.

– Det var viktigt att bygga en samsyn, att alla hade en gemensam bild av läget och tillgång till samma information. Struktur och ordning var viktigt, jag tror att det behövs extrem struktur när man befinner sig i kaos, förklarar Martin Tegnér.

Sara Lindholm Larsson och Martin Tegnér bestämde sig tidigt för att dela på ledarskapet och införde dessutom ett ”buddy system” för de som arbetade på Command Center, någon som uppmärksammar hur man mår och som ger feedback och stöd i vardagen.

– Det var en idé som jag tog med mig från när jag var programchef för avvecklingen av AstraZenecas forskningsverksamhet i Södertälje 2012. Det är viktigt att ha någon som håller lite extra koll. I en extrem situation är det inte säkert att den närmsta chefen hinner med det, förklarar Sara Lindholm Larsson.

Blev aldrig någon brist

Under tre intensiva månader arbetade de med att säkra leveranserna av skyddsutrustning och båda konstaterar att det aldrig blev någon brist på utrustning. Command Center köpte också skyddsutrustning till Stockholms kommuner och till majoriteten av alla regioner i Sverige.

Command Center blev kvar året ut, men den intensiva perioden var framför allt under mars till juni 2020.

Lärdomarna från det här arbetet är förstås många. Några av de avgörande nycklarna för att de lyckades med uppdraget var att de hade ett starkt lagarbete och att de rent fysisk var placerade nära verksamheten. Men även att de som arbetade med att inskaffa skyddsutrustningen förstod allvaret i situationen.

Att det fanns ett tydligt ”varför” och en klar målbild för uppdraget, är bland det viktigaste för att lyckas med ett så svårt uppdrag.

– Den inre motivationen och inställningen till uppdraget hos varje individ var så klart väldigt viktigt, men även att vi lyckades skapa en stämning av humor och lättsamhet, trots situationen, berättar Martin Tegnér.

På ett personligt plan bär de också med sig erfarenheten av den fantastiska förmågan att ställa om, när man verkligen behöver det.

– Det är vi verkligen ett levande exempel på, hela Command Center har varit ett fantastiskt teamarbete. Alla kan bidra om det behövs, allt handlar bara om hur motiverad man är, konstaterar Sara Lindholm Larsson.