Så lyckas ni med en digital transformation

Digitalisering En organisation har börjat gör pdf:er. En annan är fullt digitaliserad. Resan mot total digital transformation går olika snabbt, men är värdeskapande för många aktörer.

Så lyckas ni med en digital transformation
Lars Alm.

I vilken fas av digitaliseringsresan befinner sig din organisation? Dig Journeys rådgivare och utbildare Lars Alm beskriver resan som uppdelad i tre nivåer vad gäller värdeskapandet.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.

1. Digitisering

2. Digitalisering

3. Digital transformation

Digitisering är själva övergången från fysiskt eller analogt till digitalt. Till exempel övergången från papper till PDF, eller e-faktura i stället för en fysisk räkning.

Digitalisering är ett brett begrepp men används ofta om fortsättningen på digitiseringen, när man börjar använda den digitala tekniken för att utveckla och förbättra processer i organisationen. Ibland handlar det om att man kanske tillför funktionaliteter, eller att det är nya sätt att arbeta och använda tjänsterna, ibland kanske processerna helt automatiseras.

Den sista fasen är den som Lars Alm arbetar mest med.

– Digital transformation är alla anpassningar en verksamhet gör för att vara konkurrenskraftig i en digitaliserad värld. Det är en ganska bred definition, men det handlar i grund och botten om att man ska bli mer konkurrenskraftig eller mer relevant och skapa ökat värde genom de här åtgärderna, berättar Lars Alm.

Fakta

Tre fallgropar under genomförandet

1. Att inte förankra. Om ni lägger allt arbete på att ta fram själva transformationsplanen och glömmer att involvera medarbetarna tillräckligt så uppstår motstånd. Ledningsgrupp och styrelse, nyckelpersoner och övriga medarbetare – alla måste vara med på tåget.

2. Att planera för mycket eller för lite tid för genomförandet. Det får inte gå för lång tid mellan planering och att börja göra saker, men det får inte heller gå för snabbt för då hänger inte alla med.

3. Att inte avsätta resurser. I de flesta fall behöver man göra någon typ av investering – hur stor beror på respektive verksamhet.

Digital trestegsraket

Drivkraften bakom den digitala transformationen kan till exempel vara en vilja att utveckla verksamheten för att stärka konkurrenskraften. Till exempel en organisation som redan har digitala verktyg och system på plats vill använda den digitala tekniken för att bli mer relevant för användare och kunder samt effektivisera sina processer.

– Det kan röra sig om anpassningar och projekt, allt från att prova på en AI-bot som ska svara frågor eller bygga en ny webbsida, till att göra ett stort kompetenslyft internt, vilket ju också är en form av anpassning, exemplifierar han.

I nyhetstidningsvärlden innebär denna trestegsraket att en fysisk papperstidning börjar ge ut en version som en klickbar PDF – digitisering. I näst steg anpassas tidningsprodukten till olika kanaler som surfplatta och mobiltelefon, där inloggade prenumeranter får sina egna nyheter.

– Då skapar du ett helt annat värde, och det är digitalisering, förklarar Lars Alm.

AI kommer att driva utvecklingen

I det tredje steget ”smartifieras” produkten genom att digitaliseringen på olika avdelningar koordineras, och påverkar alla områden i organisationen, från ekonomi- och marknadsavdelningen till H&R och produktion. System vävs ihop i en utvecklingsprocess där även nya innovativa produkter kan utvecklas.

– Det närmsta exempel i nyhetsvärlden skulle väl vara till exempel Omni. En nyhetsaggregator som sammanfattar nyheter från traditionella medier, sociala medier och pressmeddelanden och så vidare, och länkar till de ursprungliga källorna. Men idag måste du finnas med nyheter på Tiktok för att vara framtidssäkrad, säger Lars Alm.

Den digitala transformationen fick en väldig skjuts av den smarta mobilen och sociala medier. De nya tekniska möjligheterna förändrade våra beteenden, som i sin tur skapade ett tryck på många branscher som transformerades.

– Framöver är det AI som kommer att driva på och revolutionera utvecklingen, säger Lars Alm.

Var transparent

Vad bör man tänka på för att genomföra en framgångsrik digital transformation i verksamheten? Lars Alm har ett antal nycklar för processen (se faktaruta) men han trycker särskilt på människorna i organisationen. De måste involveras på ett tidigt stadium eftersom människors engagemang är en viktig drivkraft i den här sortens projekt.

– Sedan måste man ta människors rädsla på allvar också. Många kan bli oroliga när man pratar om digital transformation. Framför allt i en tuffare företagskultur, så fort man börjar prata om digitalisering och digital transformation där tänker många ’okej, nu ska det effektiviseras´, säger Lars Alm.

Och så kan det förstås vara, konstaterar han – vissa verksamheter drar ner på personal i förändringstid. Så om man inte har tänkt avskeda personal utan tvärtom betraktar alla personer som viktiga i verksamheten och värda att behålla och vidareutveckla, så bör det nå fram till medarbetarna.

– Man måste vara väldigt öppen och transparent i en sådan här process, så att man får med sig alla, rekommenderar han.

Fakta

5 nycklar till en framgångsrik digital transformation.

1. Gör en nulägesanalys. För att veta vad ni ska göra behöver ni mäta och analysera den digitala mognaden i verksamheten. Har vi kommit långt? Var ligger vi eventuellt efter?

2. Gör en målbild. Vad är den digitala visionen? När vill vi uppnå den? Målbilden är viktig som intern motivator, runt den ska medarbetarna samlas och jobba tillsammans med transformationen.

3. Gör en digital transformationsplan. I den identifierar ni: vad behöver vi göra för att gå från nuläget till den digitala destinationen? Planen bör vara 3–5 år framåt, för det behövs tid att genomföra den. Däremot får man vara beredd på omprövningar på vägen, eftersom utvecklingen går fort. Planen bör därför vara relativt agil.

4. Involvera medarbetarna! Detta måste ske parallellt med framtagandet av planen, redan från dag 1. Börja med nyckelpersonerna, och arbeta aktivt för att få med fler och fler, så att när transformationsplanen landar så känns resan framåt redan naturlig för medarbetarna.

5. Anordna kunskapslyft. Bedöm vilken kompetens som behöver utvecklas i organisationen för att transformationen ska ske så effektivt som möjligt. Det kan vara utbildning i olika typer av mjukvara, i AI eller liknande.

Kvalitetsprofilen

Kunskapsmaterial

Utbildnings-tv

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.