Så når du bättre projektresultat

För att förbättra en projektverksamhet krävs det mer än att bara följa givna rutiner och förbättringsmetoder. Det viktigaste är att de som arbetar i projektet förstår ändamålet med förändringen och att de tar till sig nya perspektiv.

Det menar Martin Andersson, forskare på Handelshögskolan i Stockholm. Han har skrivit en avhandling om verksamhetsutveckling i projektintensiva organisationer och har under fem år följt produktutvecklingen inom ett industriföretag som tillverkar komponenter till mobiltelefoner. Produkterna tas fram i projektform och företagets arbetssätt karaktäriserades från början av ”learning by doing”. Medarbetarna fick mycket begränsad vägledning kring lämpliga arbetssätt, vilket blev problematiskt när företaget växte sig större.

Nya perspektiv

För att förbättra projektarbetet och göra det mer effektivt gjordes en mycket detaljerad processbeskrivning där alla procedurer och metoder i arbetet kartlades noggrant. Men de nya dokumenten visade sig snarare göra arbetet mer tidskrävande och byråkratiskt. Problemet låg inte i de nya rutinerna utan i hur de togs upp av de anställda, menar Martin Andersson. Förändringarna måste integreras i deras tankesätt och de måste även lära sig att använda nya perspektiv. En kund kanske frågar efter en prototyp, men enligt rutinerna för projektet ska en sådan inte konstrueras om det inte finns en påskriven offert. Kunden kan då hävda att det inte blir något köp innan man sett prototypen. I det läget är det rätt att säga nej om man ska följa rutinerna, men det bästa för företaget är kanske att anta ett kundperspektiv och säga ja. En stor del av förändringsarbetet handlar om att involvera personalen så att de får större förståelse för vilket perspektiv som är bäst att använda i olika situationer.

Tre nivåer

Projekt kan naturligtvis förändras och förbättras på ett otal olika sätt och nivåer. Genom sin forskning har Martin Andersson konstruerat ramverket PRIO, Project Result Improvement in Organizations, som är tänkt som en inspiration för alla typer av organisationer som vill förändra sig. Det består av förändringar på tre nivåer. Första ordningens förändringar är vanligt förekommande och bygger på att man använder sig av det som man lärt sig i tidigare projekt och bygger vidare på det. Det rör sig ofta om förändringar på en operativ nivå. Förändringar av andra ordningen behövs exempelvis när företag växer och de innebär att man förändrar förutsättningarna för projekten, till exempel med nya arbetsmetoder eller system för information. Det kan också handla om att medarbetarna måste få nya perspektiv, till exempel ett mer tekniskt perspektiv eller ett större fokus på kunderna.

Hitta nya sätt

Om förändringarna inte leder till de effekter man tänkt sig kan man gå vidare till tredje ordningens förändringar där det gäller att ändra på sättet som man genomför förändringar på.

– Det handlar om att hitta nya sätt att åstadkomma varaktig förändring, berättar Martin Andersson.

I stället för att bara informera om de perspektiv som gäller så kan ledningen försöka inspirera personalen att själva fundera över sina perspektiv, till exempel på vad det innebär att inta ett kundperspektiv.

– Den största utmaningen är att bedriva förbättringsarbetet så att det verkligen tar skruv, säger Martin Andersson.

Kvalitetsprofilen

Kunskapsmaterial

Utbildnings-tv

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.