Så säger experterna om digitala ledningssystem

Ledningssystem Ledningssystemen är många, och de digitala verktygen ännu fler. Hör experterna om deras systemstöd, och om fördelarna och riskerna med digitala ledningssystem.

Så säger experterna om digitala ledningssystem
Foto: Adobe Stock

Lagar och krav vad gäller kvalitet, hållbarhet, arbetsmiljö och informationssäkerhet blir konstant fler och tuffare. I en tid av digitalisering har det dessutom blivit vanligare med digitala systemstöd för ledningssystem. De beskrivs effektivisera genom att förenkla processer, förbättra kommunikation och öka samarbetet inom verksamheten. Vi har pratat med revisionsledare, konsulter och chefer om fördelarna och riskerna med digitala ledningssystem.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.

Fakta

Mikael van der Kaaij, revisionsledare på Qvalify

Mikael van der Kaaij.

Vad använder du för digitalt verktyg?

– Jag har använt 2c8 Modeling Tool de senaste 10 åren. Mjukvaran och företaget har haft en mycket positiv utveckling under denna tid. Mjukvaran är flexibel och ger möjlighet till att skapa visuella modeller av verksamheten, från den övergripande nivå ner till detaljerna. Det är möjligt att skapa flöden, adressera krav, koppla data och dokument, identifiera risker och mycket mer.

Varför ha ett digitalt verktyg när man implementerar ledningssystem?

– Rätt använt kan hela organisationen delta i uppbyggandet av ledningssystemet genom att löpande publicera och kommunicera utvecklingen av ledningssystemet. På detta sätt blir implementeringstiden betydligt kortare än om ett nytt ledningssystem bara serveras när det är färdigt.

– Med ett digitalt verktyg är det möjligt att skapa visuella processer som innehåller den information som processens medarbetare behöver. Detta skapar ett ”best practice” som ständigt kan utvecklas via förbättringsarbete. Om medarbetarna ”lever i sin process” finns mycket bättre förutsättningar för att förbättringsförslag lämnas i aktuell process.

Ser du någon risk med digitala verktyg vid implementering av ledningssystem?

– Det är en fara att inte göra en ordentlig kravspecifikation över vad verktyget ska klara, samt riskanalys över implementeringen.

Vad är ditt främsta tips till organisationer som är intresserade att införa ledningssystem, men som inte vet var de ska börja?

– Att lära sig den standard eller de standarder som ledningssystemet ska täcka samt att därefter göra en kravspecifikation avseende verktyg och en riskanalys avseende implementering, säger Mikael van der Kaaij.

Fakta

Joakim Blomster, vd på konsultbolaget Ampiro

Joakim Blomster.

Vad har Ampiro för digitalt verktyg?

– Asys, Ampiros systemstöd för ledningssystem, hjälper verksamheter att införa ledningssystem effektivt och med smarta funktioner för att skapa god verksamhetsstyrning, men också för att infria standardkrav såsom tillgänglighet oavsett enhet, processorienterat arbetssätt, dokumentstyrning, avvikelsehantering, rapporter med mera.

Varför ha ett digitalt verktyg när man implementerar ledningssystem?

– Det finns flera fördelar. Exempel på detta kan vara att det tillgängliggör ledningssystemet för organisationen oavsett vart man befinner sig eller vilken typ av enhet man använder. Funktionalitet såsom struktur och digital hantering av regelbundna aktiviteter kan vara en annan, men också digital möjlighet att rapportera och behandla händelser och incidenter.

Ser du någon risk med digitala verktyg vid implementering av ledningssystem?

– Risken kan vara att man skapar en yta utanför verksamhetens normala gränssnitt för att kommunicera och styra organisationen. Ledningssystemet i systemstödet riskerar då att inte fullt ut integreras med verksamheten, och med det uppfattas som lite sekundärt. 

Vad är ditt främsta tips till organisationer som är intresserade att införa ledningssystem, men som inte vet var de ska börja? 

– Utgå ifrån befintligt arbetssätt för att planera, genomföra och följa upp verksamheten. Man bör se berörda standarder som en checklista för att fånga upp vad man redan har på plats, så att områden inte dupliceras eller krav går i motsatta riktningar. Avslutningsvis, grundprincip är att skapa trygghet kring berörda krav för verksamheten och produkten eller tjänsten, samt förmåga att driva mot förbättringar inom de perspektiv som ledningssystemet syftar till. Det är därför ytterst viktigt att kartlägga och analysera grundförutsättningarna för verksamheten som start, för att sätta fingret på vad som är av betydelse för organisationen inom ramen för ledningssystemet, säger Joakim Blomster.

Fakta

Anna Mickols, Quality Assurance Lead på SIS

Anna Mickols.

Vad är SIS Perspektiv Assist?

– SIS Perspektiv Assist är ett digitalt verktyg som underlättar för företag och organisationer att hålla koll på hur väl man uppfyller kraven i kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöstandarderna. Via ett pedagogiskt gränssnitt kan man enkelt se avvikelser som behöver hanteras och man kan även fördela ut ansvar för åtgärd. 

Varför ha ett digitalt verktyg när man implementerar ledningssystem?

– Det sparar tid och är effektivt – både standardernas krav med tillhörande vägledningar är integrerade i verktyget och synliga i samma vy. Det är en trygghet inför arbete med revision och certifiering. Vi på SIS använder själva verktyget, nu senast i samband med internrevisionen. 

Ser du någon risk med digitala verktyg vid implementering av ledningssystem?

– Den absolut viktigaste faktorn för en lyckad implementation är ledningens engagemang och ett digitalt verktyg kan aldrig ersätta ledningsansvaret. Men ett smart digitalt verktyg med tydliga översiktsbilder kan definitivt underlätta kommunikationen och förståelsen hos ledningen.

Vad är ditt främsta tips till organisationer som är intresserade att införa ledningssystem, men som inte vet var de ska börja? 

– Fundera först och främst på varför man vill införa ett ledningssystem och vad man hoppas uppnå. Förstå standarden och gör en nulägesanalys. Säkerställ att ledningen är med på tåget, säger Anna Mickols.

Fakta

Daniel Sten, Business Area Manager för IT på konsultbolaget Canea

Daniel Sten.

Vad är Canea One?

– Vårt verktyg är unikt på det sättet att det får helheten i ledningssystemet att hänga ihop. Det hjälper organisationen att koppla samman vad som ska göras med hur det ska göras. Verktyget är kort och gott bra för helheten. Det passar växande organisationer.

Varför ha ett digitalt verktyg när man implementerar ledningssystem?

– Det är viktigt för att skapa ett levande ledningssystem, i stället för att ha ett statiskt sådant som kan vara svårt att förvalta. Idag behöver ledningssystemet vara snabbfotat. Det händer mycket i omvärlden, och organisationer behöver hela tiden anpassa sig till nya krav och kundbehov. Att digitalisera underlättar för ständig förbättring, uppdatering och förvaltning. Systemet måste vara användarvänligt för att vara ett stöd till medarbetarna och i slutändan leda verksamheten i rätt riktning. Det bidrar också till högre efterlevnad genom att erbjuda en överblick och transparens.

Ser du någon risk med digitala verktyg vid implementering av ledningssystem?

– Att man skapar öar i verksamheten genom att ha olika digitala verktyg för olika funktioner. Det är en typisk fallgrop som vi ser. Man får inte med sig användarna då, och det är framför allt svårt att få olika system att prata med varandra. En annan risk är att man skaffar ett systemstöd som gör en bakbunden. Genom att digitalisera sina arbetssätt kan man skapa en tröghet i förbättringsarbetet genom att bli beroende av konsulter eller IT-avdelningar.

Vad är ditt främsta tips till organisationer som är intresserade att införa ledningssystem, men som inte vet var de ska börja? 

– Nyttan och effekten man får av sitt ledningssystem är en kombination av verktyg, arbetssätt och medarbetares kompetens. Därför måste man tänka på att ha med alla dessa beståndsdelar. Tänk helhet! Det går inte att köpa ett ledningssystem på burk. Ledningssystemet måste hänga ihop med verktyget, säger Daniel Sten.

Kvalitetsprofilen

Kunskapsmaterial

Utbildnings-tv

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.

Det senaste