Så ska skolans it-system prata med varandra

Det framgår av bland annat den senaste rapporten från branschorganisationen Swedish Edtech Industry, som pekar på stora brister i beställarkompetensen, såväl på förvaltnings- som skolnivå.

– Det är inte helt enkelt med upphandlingsarbete, kravställningar och avtal. Många mindre kommuner saknar den kompetens som behövs inom bland annat juridik, it-arkitektur och informationssäkerhet. Det klipps och klistras, utan anpassning till den egna verksamheten och it-miljön, säger Johanna Karlén, kvalitetschef på Swedish Edtech Industry.

Tre områden

För att underlätta inte minst vid upphandlingar inom skolan publicerade Svenska institutet för standarder 2018 den första utgåvan av standarden SS 12000 ”Gränssnitt för informationsutbyte mellan verksamhetsprocesser i skolan”. Den har nu följts upp med en andra utgåva som fastställdes i november 2020.

Standarden är till för att säkerställa den så kallade interoperabiliteten genom ett enhetligt gränssnitt som gör att olika it-system och -tjänster ska kunna ”prata” med varandra på samma språk, utan dialekter. Standardiseringen har potential att användas inom tre områden: mellan en huvudmans interna system, mellan huvudmän och leverantörer av digitala läromedel respektive mellan huvudmän och myndigheter som Skolverket.

Minskar risk för inlåsning

– Med standarden minimeras riskerna för inlåsning av data och gör informationsförsörjningen säker, effektiv och ändamålsenlig. Riskerna för incidenter minskar och administrativa bördan lättar, konstaterar Johanna Karlén.

Den första utgåvan tog fasta på informationsöverföringen mellan de system som krävs för att konstruera scheman och göra schemainformationen tillgänglig för mottagande system. Andra utgåvan har utökats för att stödja samtliga processer inom skolans verksamhet – skoladministration, tjänstefördelning, schemaläggning, närvarohantering och betygshantering.

Ingen förändring över natt

Standarden har arbetats fram av en teknisk kommitté med representanter för Skolverket, skolhuvudmän från både offentliga och privata sidan samt it-industrin.

– Standarden kommer förhoppningsvis att få ett stort genomslag. Dock är det ingen förändring som sker över en natt. Kommunernas upphandlingar av it-system görs med några års mellanrum och först om ett par, tre år kommer man att kunna se effekter på bred front, förklarar Petra Fogelberg, projektledare på Sis.

Nationella prov katalysator

En viktig katalysator för skolans digitalisering blir de nationella proven som ska övergå från analog till digital form. Skolverket har ambitionen att använda standarden i överföringen av användardata vid inloggning till de nationella proven.

– Det är viktigt att skolsektorn får en standard att förhålla sig till för informationsutbyte mellan system och datakällor. Det här är en fråga som Skolverket arbetar aktivt med och standardisering ingår som ett delområde inom vårt sektorsansvar för skolväsendets digitalisering, säger Edin Nuhic, som arbetar med it-strategi och -arkitektur på Skolverket.

Skolverket leder även FFIS, Forum för Informationsstandardisering inom Skolväsendet, där en av arbetsgrupperna adresserar införandet av standarden. Avtal har också tecknats med Sis som nu tillhandahåller standarden kostnadsfritt.

Viktigt skall-krav

För skolförvaltningarna är det inte nödvändigt att i detalj sätta sig in i de tekniska detaljerna i standarden. Däremot är det viktigt att man i sina kravställningar i kommande upphandlingar av it-system anger andra utgåvan av SS 12000 som ett skall-krav, understryker Petra Fogelberg.

– Det gör att it-företagen får incitament att utveckla standardiserade system, vilket kommer att underlätta enormt för landets skolor, sammanfattar hon.

Swedish Edtech Industry har tillsammans med sina medlemsföretag tagit fram en avsiktsförklaring gällande SS 12000. Intentionen är att företagen ska utveckla tjänster i enlighet med standarden, förutsatt att kraven ställs från upphandlarna.

– Att sprida kunskap om standarden och hur den kan användas för kravställning är avgörande, sammanfattar Johanna Karlén.